Что является документами бухгалтерского учета. Первичные учетные документы. Заполняем по правилам

Первичные документы необходимы для подтверждения осуществления хозяйственных операций. По сути, это источник данных для ведения бухучета в компании. Наличие и корректное оформление первички – это залог успешного прохождения налоговых проверок, аудита и верного отражения оборотов на счетах бухгалтерского учета, а соответственно и точного .

Требования, которым должны соответствовать первичные документы, изложены в статье 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Согласно ей обязательными являются следующие реквизиты:

• название документа
• дата составления
• наименование предприятия или ИП
• описание, отражающее суть хозяйственной операции
• денежное и/или натуральное значение хозяйственной операции
• единицы измерения
• с расшифровкой и указанием должностей

Чаще всего, документу присваивается номер, во многих бланках его проставление обязательно. Нумерация, как правило, ведется с начала года.

Отметим, что необходимость оформления тех или иных бланков зависит от специфики деятельности, формы налогообложения и особенностей учетной политики конкретной организации.

Оформление первички

Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности происходит в момент их совершения или сразу по окончании на бумажном и/или электронном носителе. Бланки документов фирма может разработать самостоятельно, за исключением государственных организаций, которые обязаны использовать законодательно утвержденные бланки. Важно помнить, что унифицированные документы, применение которых предусмотрено законодательно, обязательны к заполнению.

В случае необходимости внести правки, их нужно заверить подписью ответственного лица, также нужно указать дату. Есть документы, внесение исправлений в которые законодательно запрещено.

Разного назначения отличаются, чаще всего он составляет не менее пяти лет. Большинство документов, касающихся заработной платы, хранятся до 75 лет.

Первичные документы по месту своего формирования делятся на внешние и внутренние, а по назначению – на распорядительные и оправдательные. Примером распорядительного документа является . Оправдательный документ подтверждает конкретную операцию, пример – акт приемки выполненных работ. Существуют документы, сочетающие в себе и распорядительные и оправдательные свойства, т.е. комбинированные, примером является справка-расчет отпускных.

Документы по учету ОС и ТМЦ

Товарная накладная (ТН) – документ, фиксирующий продажу или отпуск . Продавец составляет два бланка ТН, один оставляет себе в качестве основания для списания, а другой передает покупателю, которому данный бланк дает право на принятие ТМЦ к учету.

Унифицированная форма ТН – ТОРГ-12. Правый верхний угол содержит коды статистики. Если отгрузка происходит из филиала, его адрес должен быть указан в графе «фактический адрес». Также в ТН прописываются все сведения о товаре – название, артикулы, код товара, форма упаковки, количество мест в партии, единица измерения и ее код, масса в одном месте и общая, масса нетто и брутто, цена и общая стоимость. Если ТМЦ , он также должен быть отражен в ТН. В ТН есть графы с итогами по столбцам, где это необходимо. Фиксируется число листов ТН, если их несколько. В нижней части необходимо вписать данные ответственных лиц.

Оформление операций в учете ОС

Оформление операций в учете материалов

Документы по учету услуг

Оформляется актом, который может называться по-разному – оказанных услуг, выполненных работ, приема-сдачи работ; важно, чтобы соответствующая формулировка была прописана в договоре на эти услуги. Один экземпляр бланка получает заказчик, а другой остается у исполнителя. Унифицированного бланка акта не существует.

В акте, помимо других обязательных реквизитов, обязательно должен быть зафиксирован период, за который были оказаны услуги, в случае, если они оказываются с определенной периодичностью. Пример записи: «Оказание услуг по уборке помещения за январь 2018 года».

Кассовые документы

Документы по учету банковских операций

Документы по заработной плате

Основные документы, служащие основанием для расчета оплаты труда, перечислены ниже:

Документы по учету налогов и сборов

Большинство описанных выше документов являются первичными для налогового учета. Например, суммы по актам оказанных услуг и товарным накладным входят в расчет налога на прибыль, а на основании документов по оплате труда рассчитывается и взносы в фонды.

Отдельно хотелось бы сказать о счет-фактуре. Это форма, которая служит для расчета НДС. Критичным является корректность и полнота заполнения всех реквизитов данного документа, в противном случае налоговые органы могут отказать в принятии суммы к вычету. Важная деталь – если отгрузку делает филиал, необходимо указывать именно его КПП, а не головной организации. Один экземпляр документа остается у исполнителя (продавца), второй хранится у покупателя.

Внимание к оформлению первичных бухгалтерских документов – залог корректного формирования бухгалтерских регистров.

Бухгалтерские регистры

Регистры бухгалтерского учета – это средства систематизации и упорядочивания данных о хозяйственной деятельности компании, полученных из первичных документов. Требования к регистрам регламентированы статьей 10 ФЗ №402. Предприятие может утверждать самостоятельно, какие виды регистров применять. Ведение может осуществляться на бумажном носителе или электронном с применением электронной подписи. Эти сведения фиксируются в учетной политике.

Примеры учетных регистров — главная книга, реестр выданных счет-фактур и т.п.

В регистрах указываются следующие реквизиты:

• название регистра
• период
• наименование организации
• хронологическая и/или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (даты, названия статей затрат, подразделения и т.п.)
• единицы измерения
• подпись ответственного лица/лиц и их должности

Существует несколько классификаций бухгалтерских регистров:

• По характеру записей:

1. Хронологические – данные отражаются по мере совершения хозяйственных операций (пример – реестры).
2. Систематические – сведения группируются на основании отнесения к конкретным счетам бухгалтерского учета (анализ субконто).
3. Комбинированные – запись ведется на основании систематического принципа в хронологическом порядке, объединяя первые два пункта (пример — главная книга).

• По внешнему виду:

1. Книги.
2. Свободные листы.
3. Карточки.

Проблема с первичкой сейчас связана прежде всего с тем, что значительное место в обороте занимают операции с физическими лицами и ИП, выдаваемые которыми документальные свидетельства часто не унифицированы, большим подспорьем здесь являются специальные бухгалтерские программы, но их себе может позволить не каждый предприниматель.

Ответить

Первичные документы бухгалтерского учета используются на каждом предприятии. Все они по-своему важны и должны в обязательном порядке учитываться в работе. Они оформляются согласно формам первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета. Полный их список и правила оформления представлены в данной статье.

Особенности оформления

Говоря о первичных документах, имеют ввиду те бумаги, которые отвечают за каждое из хозяйственных событий, произошедших на предприятии. Оформляя данного рода документацию, каждый бухгалтер должен помнить, что конкретных и четко фиксируемых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета не существует. Выбор возлагается на предприятие. Именно оно решает, какую из возможных форм, ему удобно использовать в своей деятельности. Также важно, при оформлении формы первичных учетных документов бухгалтерского учета указывать все реквизиты. Они как раз имеют обязательный перечень, из которого ничего нельзя исключать. Стоит отметить, что информация о том, какую форму первичных документов бухгалтерского учета использует предприятие, должна быть указана в обязательном порядке в учетной политике компании. Это очень важный момент.

Список первичных учетных документов бухгалтерского учета

В список первички входят девять важных бумаг:

1. Товарная накладная.
2. Расчетные формы.
3. Акт сдачи-приемки.
4. Документы по движению основных средств.
5. Платежные поручения.
6. Бумаги по кассовым операциям.
7. Авансовый отчет.
8. Бухгалтерская справка.
9. Акт, прописывающий взаимозачет.

Этот перечень первичных документов бухгалтерского учета является общепринятым и используется на всех предприятиях.

Товарная накладная

Данный первичный документ бухгалтерского учета предназначен для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей. В накладной обязательно должны содержаться данные, прописанные также в счет-фактуре. Стоит отметить, данная бумага обязательно должна оформляться в двух экземплярах. В качестве заверения данного документа используется подпись руководителя и печать организации. Что касается формы оформления накладной, то обычно предприятия используют ТОРГ-12. Обычно ее применяют оптовые компании. В бланке обязательно прописываются реквизиты как договора, на основании которого осуществляется сделка, так и реквизиты товарной накладной. Также в нее входят информационные сведения об участниках операции и об передаваемом товаре. В товарной накладной должны прописываться сведения о приложенных бумагах. Что касается подписей, то их ставят обе стороны. Важно знать, что те организации, работа которых не предполагает использование печати, имеют право данный вид документа ею не заверять.

Расчетные формы

Расчетно-платежная ведомость составляется согласно бланку Т-49. Форма этого первичного документа бухгалтерского учета значится номером 0301009. Ее использование ограничивается лишь для предприятий, ведущих бюджетную или казенную деятельность. Согласно данному документу производится полный насчет и дальнейшее начисление заработной платы сотрудников. Основными данными бланка данного рода являются табель учета рабочего времени, тарифная ставка, размер удержаний и взаимозачетов. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели выдают зарплату своему персоналу по форме 0504401. Основой для начислений здесь также служит табель учета рабочего времени. Потребность в данной документации обуславливается необходимостью сокращения документооборота в организации. Составляют данный первичный документ бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии, которые после подготовки бумаг передают их в кассу. После того как все средства, прописанные в документе, выданы кадрам, следует его возврат в бухгалтерию. Переданный кассирам бланк обязательно должен быть подписан руководителем предприятия.

Акт сдачи-приемки

Поводом для оформления данного первичного документа бухгалтерского учета служит передача заказчику работ или услуг, выполненных предприятием. Он подтверждает, что все договоренности соблюдены и заказчика устраивают полученные результаты. Форма акта не имеет обязательного установленного формата. Но есть перечень данных, которые он должен содержать. В него входят такие отметки, как наименование компании, дата формирования документа, отражение лица, составившего документ, формат работ, должности и подписи ответственных лиц. Также существует унифицированная форма КС-2. Она не распространяется на все виды работ или услуг. ее можно применять только лишь при условии, что подрядчик занимается капитальным строительством. В случае доработки данной формы ее могут использовать при строительно-монтажных работах на объектах гражданского или жилищного назначения.

Документы по движению основных средств

В данном случае сотрудники предприятия используют следующие разновидности первичной документации:

• Форма ОС-1 - акт описывающий факт приемки или передачи основных средств. Данная форма первичных документов бухгалтерского учета используется в случае передачи объектов. Стоит отметить, что здания или сооружения к ним не относятся.
• ОС-1а - эта форма распространяется на здания или сооружения.
• ОС-4 - оформляется в случае списания основных средств предприятия.
• ИНВ-1 - это инвентаризационная опись. Подходит для фиксирования факта проведения инвентаризации.
• ИНВ-1а - подходит для случаев инвентаризации НМА.

Каждая из этих форм имеет унифицированный бланк. Его использование является обязательным при составлении первичной документации бухгалтерского учета.

Платежные поручения

Оформляется данная бумага согласно форме ОКУД 0401060. При формировании бланка следует соблюсти несколько этапов заполнения:

1. Введение номера и даты совершения платежа.
2. Указание в специальной графе вида платежа. В данном случае можно воспользоваться такой пометкой, как "Срочной" или "Почтой".
3. Прописать статус плательщика. Существует 28 кодов от 01 до 28. Это могут быть налогоплательщики, банки, кредитные организации и прочие.
4. Введение суммы платежа. Записывать ее необходимо прописью и цифрами.
5. В качестве реквизитов отправителя следует указать ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты.
6. Также следует прописать аналогичные реквизиты получателя.
7. Данный этап предполагает указание дополнительных кодов и шифров - вида, очередности и кода.
8. Введение информации о последующем платеже.
9. Подписание ПП.

В зависимости от вида платежа данный бланк заполняется полностью или же частично.

Бумаги по кассовым операциям

В данном случае возможно оформление двух основополагающих бланков. Первый - это приходный кассовый ордер, второй - расходный. Так, ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступают новые денежные средства. Регулируется формат данного первичного документа бухгалтерского учета Госкомстатом РФ. Заполняют его на бумажном носителе по форме КО-1 или же в электронном виде. Подписывается документ главным бухгалтером и остается на хранение в бухгалтерии. Что касается расходного кассового ордера, то особенности его оформления являются аналогичными. Единственным его отличием является цель. Его заполняют в случаях выдачи денежных средств. Еще одной его особенностью можно назвать обширность возможностей заполнения - это может быть Word и Excel. Первичная документация бухгалтерского учета данного типа оформляется по форме КО-2.

Авансовый отчет

Как и все первичные документы и регистры бухгалтерского учета, данная форма является отчетом по деятельности предприятия. Фактически авансовый отчет оформляется в тех случаях, когда сотруднику нужно отчитаться за средства, полученные им из кассы и потраченные на нужды компании. Основными сведениями, входящими в данный бланк, являются:

• Сумма средств, полученных работником предприятия.
• Цель, на которую были потрачены средства.
• Фактические расходы.
• Остатки или же излишки, которые сотруднику пришлось уплатить из своего бюджета.

Эти позиции безусловно являются очень важными, но они считаются недействительными, в случае если к бланку авансового отчета не приложены оправдательные документы. Что касается оформления данного вида первичной документации, то оно упрощается за счет наличия унифицированной формы. Она носит название - АО-1. Если предприятие желает разработать собственный бланк, то это также разрешается. Самое главное внести в документ все необходимые реквизиты. Чаще же всего в работе предприятий используется унифицированный бланк. Оформляется бланк в единственном экземпляре в трехдневный срок со дня выдачи денег. Утвердить документ должен руководитель сотрудника, взявшего подотчет. Подавать авансовый отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Бухгалтерская справка

Данный вид первичной документации оформляется при трех условиях:

1. В случае потребности в исправлении шибки, допущенной в процессе формирования стандартных учетных операций.
2. Для проведения операции, нуждающейся в ручном разбросе начислений.
3. При прописании проводок, в которых участвуют нетиповые учетные документы.

Чаще всего бухгалтерская справка все-таки используется для указания ошибок. Данный документ можно назвать универсальным, так как он подходит, как для текущего пер иода, так и для любых других. Преимуществом этой формы для текущего периода, является способность сохранять корректные суммы по оборотам. то реализуется путем введения сторно или допроведением сумм. Четкая установленная форма бухгалтерской справки распространяется только на государственные структуры. Иные налогоплательщики имеют право использовать свой собственный бланк. Важно только, чтобы он включал в себя следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Заголовок документа и дата его формирования.
3. Суть операции.
4. Требуемые суммы и количества.
5. Подписи всех лиц, несущих ответственность.

Стоит отметить, что если предприятие планирует использовать собственную форму, то этот факт оно должно указать в учетной политике.

Акт, прописывающий взаимозачет

Суть данного бланка - отразить погашение взаимных долгов между предприятием и сотрудником. Для того чтобы провести зачет необходимо заполнить акт и соглашение на поведение данной операции. Акт оформляется на том этапе, когда предприятие выдвигает своему работнику встречную задолженность и сторонам удобно ее зачесть в счет долга. Если же такие условия удобны для обеих участников, то оформляется специальное соглашение, подтверждающее желание сторон произвести зачет.

Достаточно важное место среди всей документации, которую ведет бухгалтерия занимает первичная документация. Она постоянно проверяется налоговой службой, и должна быть составлена в соответствии с необходимыми нормами и законами, действующими в РФ. Что относится к первичной документации, как правильно ее оформлять и составлять, чтоб потом не иметь проблем с налоговой инспекцией разберем в нашей статье.

Первичная документация в бухгалтерии что это такое?

Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.

Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.

Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.

Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.

Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.

Разделение документов по стадиям бизнеса

Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:

1. Обсуждение условий сделки. В это время вы должны оговорит все нюансы, и прийти к единому мнению. Результатом этого этапа будет подписание договора и выставление счета на оплату.
2. Оплата согласно сделки. Она обязательно должна быть подтверждена выпиской с вашего расчетного счета, если оплата прошла с помощью безналичного расчета, либо с помощью чеков и бланков строгой отчетности если оплата была с помощью наличных денег.
   Вторым вариантом достаточно часто пользуются сотрудники организации, когда берут денежные средства под отчет.
3. Получение оплаченного товара или услуги. Обязательно должно быть доказательство, которое подтверждает, что товар был получен или услуга оказана, иначе налоговая служба просто не позволит уменьшить сумму налогового сбора.

В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.

Какие документы являются обязательными?

В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.

Список документов имеет такой вид:

Особенности учетного регистра

После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.

Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.

Все существующие регистры делятся на 3 группы:

• По назначению. В зависимости от этого критерия регистры разделяются на хронологические, систематические, и комбинированные. Каждый отдельный вид имеет свой порядок сохранения данных.
• По обобщению данных регистры разделяются на интегрированные и дифференцированные. Каждый может быть рассмотрен от частного к общему либо наоборот, от отчетности к первичным документам.
• По внешнему виду. Они могут иметь практически произвольную форму: книга, журнал, карточка, печатные листы.

Учетные регистры обязательно должны иметь:

• Полное название.
• Указанный период времени для регистрации хозяйственных операций, к какому расчетному периоду он относится.
• Подписи и инициалы ответственных особ. Это дает возможность в случае возникновения спорных вопросов найти и указать на лица, которые принимали в участие в сделке.

Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.

В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.

1с бухгалтерия первичная документация

Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.

С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.

На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.

Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:

• Полная автоматизация всех видов бухгалтерского учета.
• Расчет заработной платы сотрудникам.
• Управление кадровым и производственным учетом.

Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.

Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов. Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать. В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы (чеки, товарные накладные, акты, счета-фактуры и прочее) представляют собой неопровержимые доказательства наступления событий финансовой жизни, которые влияют на итог финансовой деятельности. Они устанавливают и подтверждают ответственность за выполненные хозяйственные операции.

Правила оформления «первички»

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

пункт 5 статьи 9

Заполняют первичные документы вручную - авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

Перечень платёжных документов

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт статьи 9

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную. Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах. Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную - документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком. Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика. Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Налогообложение операций на общей системе

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки. Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС. Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных - представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку - подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию. Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой - принять и оплатить. Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 4 статьи 9

В перечень организаций государственного сектора входят:

• государственные (муниципальные) учреждения;
• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• структуры управления государственных внебюджетных фондов;
• органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Для этих лиц формы первичного учёта утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016).

Среди поименованных в этом приказе форм нет счетов-фактур и договоров. Приобретение и отчуждение документируется накладными и актами.

Пример одной из накладных, оформляемых всеми государственными организациями, приведён ниже.

Как оформляют исправления в учётных документах

В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Исправление в первичном учёном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учёте»

пункт 7 статьи 9

Для исправления ошибки зачёркивают неправильное и надписывают правильное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учёте (утверждённое Минфином СССР 29.07.1983 № 105)

Каждое исправление подтверждают:

• дата исправления;
• подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление;
• указание фамилий и инициалов лиц, составивших документ либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отсутствие любого реквизита из списка делает исправление незаконным.

Пример исправления в накладной представлен на фото.

Чтобы исправление имело бесспорную юридическую силу, его оформляют следующим образом. На свободных полях документа делают надпись: «Исправленному с» и записывают то, что оказалось неверным. Продолжают: «на» и записывают то, что считают правильным. Затем пишут: «верить», указывают дату, ставят подписи ответственных лиц, их фамилии и инициалы. При таком оформлении исправления исключены поправки, не согласованные с подписавшими.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная .
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку "Исправленному верить".
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.