Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.
Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.
Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования
Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .
Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.
Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.
Порядок регуляции
Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.
Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.
Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .
Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.
Есть ли необходимость в ведении?
Журналы хранятся 5 или 75 лет
Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде?
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.
Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:
- о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
- о командировании работников;
- журналы отпусков;
- о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.
Порядок работы с журналом
Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде
Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:
- грамотное построение делопроизводства;
- ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
- надежное сохранение документов предприятия.
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.
Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.
Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.
В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:
- инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
- номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.
Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Кто несет ответственность?
Ответственность за ведение журнала несет определенный работник
Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.
Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
- Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
- Приказы по работе администрации.
- Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
- Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.
Необходимые пункты
Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение
Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:
- порядковый номер,
- дата приказа,
- номер распоряжения,
- основное содержание приказа,
- сотрудник,
- табельный номер,
- основание распоряжения.
Примерные резервные колонки:
- кто подписал приказ,
- кто исполняет приказ,
- куда передали приказ,
- расписка о получении, дата,
- отметка о направлении в дело, и так далее.
Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:
- о приеме на работу;
- о совмещении профессий;
- о повышении квалификации;
- о смене фамилии сотрудника;
- о длительных командировках.
- о поощрении персонала;
- об отпусках
- о дежурстве;
- о переводе;
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
- о дежурствах,
- об учебных и очередных отпусках,
- о непродолжительных командировках,
- о дисциплинарных взысканиях
Как регистрировать приказы задним числом
Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства
Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.
Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.
Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .
С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:
Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2019 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.
Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.
К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.
Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.
Что нужно знать
Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.
Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?
Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.
Основные термины
В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.
Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.
Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.
Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.
Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.
Назначение документа
Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.
Необходимо вести такой журнал по таким причинам:
В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.
Законодательная база
О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена .
Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:
- О приеме сотрудника в компанию.
- О расторжении соглашения с сотрудником.
- О на иную работу.
- О совмещении должностей.
- О направлении сотрудника в .
- О и т. д.
Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.
Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.
Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.
Кто заполняет бланк
Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.
Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.
Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в специалистов по кадрам.
Документ ведется такими лицами:
- сотрудником отдела кадров;
- менеджером по персоналу;
- секретарем
- делопроизводителями;
- руководителем.
Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.
Порядок составления
Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.
Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.
Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.
Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.
Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.
Последняя страница должна содержать сведения такого плана:
- количество страниц;
- подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
- печать.
Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.
Проверяется:
- есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
- есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
- есть ли заголовок и текст, подпись;
- есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.
Обычно он содержит:
- титульный лист;
- раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
- раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.
На титульной странице пишут:
- название компании;
- название документы;
- дату, с которой начали вести журнал;
- дату, когда заполнение прекращается.
Второй раздел содержит:
- ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
- данные о документации, что является основанием для назначения работников ;
- подписи каждого такого лица;
- данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.
Основной раздел отражает такие сведения:
- номер записи о регистрации приказа;
- дату, номер приказа, что был утвержден;
- разновидность приказа;
- ФИО, табельный номер работника;
- документы, что послужили основанием для издания приказа.
Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.
Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.
Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.
Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:
- кто будет ответственным лицом;
- кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
- какой период ведения и где документ будет храниться.
Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:
| Каждый приказ стоит | Регистрировать в день, когда его издали |
| Регистрируют любое распоряжение | Руководителя относительно работника |
| Если приказ не зарегистрирован | Он не будет иметь юридической силы |
| Обычно журнал ведут за текущий год | С начала следующего года нумерация начинается сначала |
| Все приказы имеют уникальные коды | Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать |
| Журнал могут вести в бумажном или электронном формате | Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля) |
Стоит рассмотреть и такие нюансы:
| Сведения о сотруднике | Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе |
| Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения | Поэтому журнал прошивают |
| Отражение ФИО должно быть полным, | А название должности, специальностей и профессий – согласно |
| Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) | При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация |
| Журнал регистрации – внутренний документ | Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства |
| Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании | Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение |
| Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил | Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу |
| Порядок индексации разрабатывается в компании | — |
Образец заполнения
Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.
Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить
Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.
Какой срок хранения
Сроки хранения приказов сильно отличаются:
Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).
Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.
Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.
Журнал учета кадровых приказов - образец пригодится любой организации, в которой имеются наемные служащие. Этот документ отражает движение приказов в системе кадрового документооборота. О том, как правильно заполнить журнал, расскажем в статье.
Для чего необходим журнал учета кадровых приказов?
Кадровый документооборот имеет специфику ведения, которая заключается:
Как правило, каждая государственная структура утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, в которой содержатся правила ведения кадрового учета, образцы номенклатур, форм описей, иных документов (например, налоговая служба утвердила инструкцию приказом от 01.07.2014 № ММВ-7-10/346@).
В организации с наемными работниками должен иметься журнал по учету кадровых приказов. Обязанность по оформлению и последующему ведению этого документа возлагается на уполномоченного сотрудника, который отвечает не только за достоверность вносимой информации, но и за его хранение. Как правило, данная сфера деятельности должна быть прописана в должностной инструкции служащего и доведена до его сведения.
Так как законодатель не утверждает форму журнала, в котором регистрируются кадровые приказы, то работодатель вправе самостоятельно разработать ее и закрепить в локальном акте предприятия правила заполнения документа. Ниже мы рассмотрим общие моменты, на которые следует обратить внимание при оформлении журнала.
Не знаете свои права?
Как правильно заполнить журнал по учету кадровых приказов?
Журнал можно приобрести в типографии или специализированных магазинах канцелярских товаров. Документ начинается с титульного листа, на котором должны быть указаны сведения об организации, наименование документа, сроки хранения, дата начала и окончания его ведения.
На следующей странице необходимо указать данные лица, ответственного за ведение журнала, документы, на основании которых ему вменяется в обязанность заполнение журнала, и его подпись.
Внутри журнал представляет собой разлинованный на графы лист, включающий следующие столбцы:
- порядковый номер;
- дата издания приказа и его номер;
- наименование приказа (краткое содержание документа);
- Ф. И. О. работника, в отношении которого приказ составлен;
- основание для издания приказа;
- примечание.
Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации. Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации.
Скачать образец заполнения журнала учета кадровых приказов можно на нашем сайте.
Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.
Из статьи вы узнаете:
Назначение журнала регистрации приказов
Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.
В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.
Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.
В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.
В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Как правильно оформляется и ведется книга приказов
Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.
В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.
Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.
Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.
Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.
Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:
Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.
Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье .Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.
Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):
Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .
Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.
Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:
"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?
Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.
Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.
Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.
Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .
Порядок регистрации приказов
Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:
Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.
Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.
Вносим название документа в графу 2.
Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.
Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)
Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.
Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.
Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.
Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.
Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.
Все приказы делаться на 3 категории:
- Долговременного хранения;
- Кратковременные;
- Временные приказы.
Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.
Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:
Кто разрабатывает такие документы
Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.
Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.
Основные разновидности приказов по кадрам
Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:
- По личному составу;
- По деятельности предприятия.
При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.
Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.
По личному составу
По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:
- О переводе. вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
- Увольнении;
- Приеме на работу;
- Выходе в отпуск;
- Выплате поощрительных сумм ().
Образцы приказов по личному составу. Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:
- Название предприятия и его реквизиты;
- ФИО участников взаимоотношений;
- Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
- В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
- Подписи сторон.
Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.
Документы, касающиеся деятельности предприятия
Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:
- Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
- Приказ на повышение квалификации;
- Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
- На дополнительные поручения определенным лицам;
- На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
- Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
- О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
- Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.
Форма и порядок хранения приказов
До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.
При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.
Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:
- Вводная часть – описывается суть дела;
- Распорядительная – идет речь об указании директора;
- Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.
По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.
При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:
- Регистрационных данных;
- Дат издания;
- Должностных лиц, их подписавших.
Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.
Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.
Правила составления
Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.
По личному составу
Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:
- Реквизиты предприятия и наименование;
- ФИО должностного лица;
- Название документа и порядковый номер;
- Основания для издания;
- Ссылки на законодательные акты;
- ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
- Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
- Назначить исполнительное лицо;
- Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
- Дату составления;
- Подпись об ознакомлении работника.
По основной деятельности
Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:
- Название организации;
- Название документа;
- Тема приказа;
- Регистрационный номер и дата составления;
- После слова приказываю, идет перечень изменений;
- Подпись руководителя с расшифровкой.
Правила учета кадровых приказов
Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.
На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.
Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.
Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.
Образец приказа о графике отпусков. Архивация
Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.
Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.
Журналы регистрации приказов по кадрам
Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.
Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.
Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.
Титульная страница содержит:
- Название предприятия;
- Название документа;
- Даты начала и конца ведения журнала;
- ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.
При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:
- Порядковый номер приказа;
- Дату составления;
- Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
- Его вид – прием, увольнение или перевод;
- Табельный номер документа;
- Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.
Из этого следует, что основное предназначение документа это:
- Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
- Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.
Заключение
Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.
Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:
