Сводные таблицы – это один из мощнейших инструментов Excel. Они позволяют анализировать и подводить различные итоги для больших объёмов данных с помощью всего лишь нескольких щелчков мышью. В этой статье мы познакомимся со сводными таблицами, разберёмся, что они собой представляют, научимся создавать их и настраивать.

При написании данной статьи был использован Excel 2010. Концепция сводных таблиц почти не изменялась долгие годы, но способ их создания немного различен в каждой новой версии Excel. Если у Вас версия Excel не 2010 года, то будьте готовы, что снимки экранов в данной статье будут отличаться от того, что Вы увидите на своём экране.

Немного истории

На заре развития программ для создания электронных таблиц балом правил Lotus 1-2-3. Его превосходство было настолько полным, что усилия Microsoft, направленные на разработку собственного программного обеспечения (Excel), как альтернативы Lotus, казались пустой тратой времени. А теперь перенесёмся в 2010 год! Excel доминирует среди электронных таблиц более, чем Lotus кода-либо за всю свою историю, а число людей, которые до сих пор используют Lotus, стремится к нулю. Как это могло произойти? Что послужило причиной для такого драматического разворота событий?

Аналитики выделяют два основных фактора:

• Во-первых, компания Lotus решила, что эта новомодная GUI-платформа с названием Windows – это всего лишь мимолётное увлечение, которое долго не протянет. Они отказались создавать версию Lotus 1-2-3 для Windows (впрочем, только несколько лет), предсказывая, что DOS-версия их программного обеспечения – это всё, что когда-либо будет нужно потребителям. Microsoft, естественно, разработала Excel специально под Windows.
• Во-вторых, Microsoft разработала в Excel такой инструмент, как сводные таблицы, которого не было в Lotus 1-2-3. Сводные таблицы, эксклюзивная для Excel вещь, оказалась так ошеломительно полезна, что люди были склонны осваивать новый программный пакет Excel, а не продолжать работать в Lotus 1-2-3, в котором их не было.

Сводные таблицы вместе с недооценкой успеха Windows в целом, сыграли похоронный марш для Lotus 1-2-3 и положили начало успеху Microsoft Excel.

Что такое сводные таблицы?

Итак, как же лучше охарактеризовать, что собой представляют сводные таблицы?

Говоря простым языком, сводные таблицы – это итоги каких-то данных, созданные для облегчения анализа этих данных. В отличие от созданных вручную итогов, сводные таблицы Excel интерактивны. После создания, Вы можете легко изменять их, если они не дали той картины, которую Вы надеялись получить. Всего лишь парой щелчков мышью итоги могут быть перевёрнуты таким образом, что заголовки столбцов становятся заголовками строк и наоборот. Со сводными таблицами можно проделать множество различных действий. Вместо того, чтобы пытаться описать на словах все возможности сводных таблиц, проще продемонстрировать это на практике…

Данные, которые Вы анализируете с помощью сводных таблиц, не могут быть какими попало. Это должны быть необработанные исходные данные, вроде какого-то списка. Например, это может быть список совершённых продаж в компании за последние шесть месяцев.

Посмотрите на данные, показанные на рисунке ниже:

Обратите внимание, что это не сырые исходные данные, поскольку для них уже подведены итоги. В ячейке B3 мы видим $30000, что, вероятно, является суммарным результатом, который сделал James Cook в январе. Где же тогда исходные данные? Откуда взялась цифра $30000? Где исходный список продаж, из которого этот итог за месяц был получен? Ясно, что кто-то совершил огромный труд по упорядочиванию и сортировке всех данных о продажах за последние шесть месяцев и превратил их в таблицу итогов, которую мы видим. Сколько, по-вашему, это заняло времени? Час? Десять часов?

Дело в том, что таблица, приведённая выше, это не сводная таблица. Она была создана вручную из исходных данных, сохранённых где-то ещё, и их обработка заняла минимум пару часов. Именно такую таблицу итогов можно создать, используя сводные таблицы, потратив на это всего лишь несколько секунд. Давайте разберёмся, как…

Если вернуться к исходному списку продаж, то он выглядел бы примерно так:

Возможно, Вас удивит, что из этого списка торговых операций с помощью сводных таблиц и всего за несколько секунд, мы можем создать в Excel помесячный отчёт о продажах, что мы разбирали выше. Да, мы сможем сделать это и еще многое другое!

Как создать сводную таблицу?

Для начала убедитесь, что у Вас есть какие-то исходные данные на листе Excel. Перечень финансовых операций – самое типичное, что встречается. На самом деле, это может быть перечень чего угодно: контактные данные сотрудников, коллекция компакт-дисков или данные о расходе топлива Вашей компании.

Итак, запускаем Excel… и загружаем такой список…

После того, как мы открыли этот список в Excel, можем приступить к созданию сводной таблицы.

Выделите любую ячейку из этого списка:

Затем на вкладке Insert (Вставка) выберите команду PivotTable (Сводная таблица):

Появится диалоговое окно Create PivotTable (Создание сводной таблицы) с двумя вопросами для Вас:

• Какие данные использовать для создания новой сводной таблицы?
• Куда поместить сводную таблицу?

Так как на предыдущем шаге мы уже выбрали одну из ячеек списка, то для создания сводной таблицы будет выделен весь список автоматически. Заметьте, что мы можем выбрать другой диапазон, другую таблицу и даже какой-нибудь внешний источник данных, например, таблицу базы данных Access или MS-SQL. К тому же нам необходимо выбрать, где разместить новую сводную таблицу: на новом листе или на одном из существующих. В данном примере мы выберем вариант – New Worksheet (На новый лист):

Excel создаст новый лист и разместит на нем пустую сводную таблицу:

Как только мы кликнем по любой ячейке в сводной таблице, появится ещё одно диалоговое окно: PivotTable Field List (Поля сводной таблицы).

Список полей в верхней части диалогового окна – это перечень всех заголовков из исходного списка. Четыре пустые области в нижней части экрана позволяют указать сводной таблице, как требуется обобщить данные. Пока эти области пусты, в таблице тоже ничего нет. Всё, что от нас требуется, это перетащить заголовки из верхней области в пустые области внизу. При этом автоматически формируется сводная таблица, в соответствии с нашими инструкциями. Если мы допустили ошибку, то можно удалить заголовки из нижней области либо перетащить другие им на замену.

Область Values (Значения), вероятно, самая важная из четырёх. То, какой заголовок помещён в эту область, определяет, по каким данным будут подводиться итоги (сумма, среднее, максимум, минимум и т.д.) Это, почти всегда, численные значения. Отличный кандидат на место в этой области – данные под заголовком Amount (Стоимость) нашей исходной таблицы. Перетащим этот заголовок в область Values (Значения):

Обратите внимание, что заголовок Amount теперь отмечен галочкой, а в области Values (Значения) появилась запись Sum of Amount (Сумма по полю Amount), указывающая на то, что столбец Amount просуммирован.

Если мы посмотрим на саму сводную таблицу, то увидим сумму всех значений из столбца Amount исходной таблицы.

Итак, наша первая сводная таблица создана! Удобно, но не особо впечатляет. Вероятно, мы хотим получить больше информации о наших данных, чем есть сейчас.

Обратимся к исходным данным и попробуем определить один или несколько столбцов, которые можно использовать, чтобы раздробить эту сумму. Например, мы можем сформировать нашу сводную таблицу таким образом, чтобы итоговая сумма продаж подсчитывалась для каждого продавца по отдельности. Т.е. в нашу сводную таблицу добавятся строки с именем каждого продавца компании и его итоговой суммой продаж. Чтобы достичь такого результата, достаточно перетащить заголовок Salesperson Row Labels (Строки):

Становится интересней! Наша сводная таблица начинает обретать форму…

Видите преимущества? За пару кликов мы создали таблицу, которую вручную пришлось бы создавать очень долго.

Что ещё мы можем сделать? Ну, в определённом смысле, наша сводная таблица уже готова. Мы создали полезную сводку по исходным данным. Уже получена важная информация! В оставшейся части статьи мы разберём некоторые способы создания более сложных сводных таблиц, а также узнаем, как их настраивать.

Настройка сводной таблицы

Во-первых, мы можем создать двумерную сводную таблицу. Сделаем это, используя заголовок столбца Payment Method (Способ оплаты). Просто перетащите заголовок Payment Method в область Column Labels (Колонны):

Получим результат:

Выглядит очень круто!

Теперь сделаем трёхмерную таблицу. Как может выглядеть такая таблица? Давайте посмотрим…

Перетащите заголовок Package (Комплекс) в область Report Filter (Фильтры):

Заметьте, где он оказался…

Это даёт нам возможность отфильтровать отчёт по признаку “Какой комплекс отдыха был оплачен”. Например, мы можем видеть разбивку по продавцам и по способам оплаты для всех комплексов или за пару щелчков мышью изменить вид сводной таблицы и показать такую же разбивку только для заказавших комплекс Sunseekers .

Итак, если Вы правильно это понимаете, то нашу сводную таблицу можно назвать трёхмерной. Продолжим настраивать…

Если вдруг выясняется, что в сводной таблице должны выводится только оплата чеком и кредитной картой (то есть безналичный расчёт), то мы можем отключить вывод заголовка Cash (Наличными). Для этого рядом с Column Labels нажмите стрелку вниз и в выпадающем меню снимите галочку с пункта Cash :

Давайте посмотрим, на что теперь похожа наша сводная таблица. Как видите, столбец Cash исчез из нее.

Форматирование сводных таблиц в Excel

Очевидно, что сводные таблицы – это очень мощный инструмент, но до сих пор результаты выглядят как-то незамысловато и скучно. Например, цифры, которые мы суммируем, не похожи на суммы в долларах – это просто какие-то цифры. Давайте это исправим.

Велик соблазн сделать привычные в такой ситуации действия и просто выделить всю таблицу (или весь лист) и использовать стандартные кнопки форматирования чисел на панели инструментов, чтобы задать нужный формат. Проблема такого подхода состоит в том, что если Вы когда-либо в будущем измените структуру сводной таблицы (а это случится с вероятностью 99%), то форматирование будет потеряно. Нам же нужен способ сделать его (почти) постоянным.

Во-первых, найдём запись Sum of Amount в области Values (Значения) и кликнем по ней. В появившемся меню выберем пункт Value Field Settings (Параметры полей значений):

Появится диалоговое окно Value Field Settings (Параметры поля значений).

Нажмите кнопку Number Format (Числовой формат), откроется диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек):

Из списка Category (Числовые форматы) выберите Accounting (Финансовый) и число десятичных знаков установите равным нулю. Теперь несколько раз нажмите ОК , чтобы вернуться назад к нашей сводной таблице.

Как видите, числа оказались отформатированы как суммы в долларах.

Раз уж мы занялись форматированием, давайте настроим формат для всей сводной таблицы. Есть несколько способов сделать это. Используем тот, что попроще…

Откройте вкладку PivotTable Tools: Design (Работа со сводными таблицами: Конструктор):

Выберите любой подходящий стиль и посмотрите на результат в своей сводной таблице:

Прочие настройки сводных таблиц в Excel

Иногда приходится фильтровать данные по датам. Например, в нашем списке торговых операций присутствует много-много дат. Excel предоставляет инструмент для группировки данных по дням, месяцам, годам и т.д. Давайте посмотрим, как это делается.

Для начала уберите запись Payment Method из области Column Labels (Колонны). Для этого перетащите его обратно к списку заголовков, а на его место переместите заголовок Date Booked (Дата бронирования):

Как видите, это временно сделало нашу сводную таблицу бесполезной. Excel cоздал отдельный столбец для каждой даты, в которую была совершена торговая операция. В итоге мы получили очень широкую таблицу!

Чтобы исправить это, кликните правой кнопкой мыши по любой дате и выберите из контекстного меню пункт Group (Группировать):

Появится диалоговое окно группировки. Мы выбираем Months (Месяцы) и жмём ОК :

Вуаля! От такой таблицы намного больше пользы:

Кстати, эта таблица практически идентична той, которая была показана в начале статьи, где итоги продаж были составлены вручную.

Есть еще один очень важный момент, который необходимо знать! Вы можете создать не один, а несколько уровней заголовков строк (или столбцов):

… а выглядеть это будет так…

То же самое можно проделать с заголовками столбцов (или даже с фильтрами).

Вернёмся к исходному виду таблицы и посмотрим, как вывести средние значения вместо сумм.

Для начала кликните на Sum of Amount и из появившегося меню выберите Value Field Settings (Параметры полей значений):

В списке Summarize value field by (Операция) в диалоговом окне Value Field Settings (Параметры поля значений) выберите Average (Среднее):

Заодно, пока мы здесь, давайте изменим Custom Name (Пользовательское имя) с Average of Amount (Количество по полю Amount) на что-нибудь покороче. Введите в этом поле что-нибудь вроде Avg :

Нажмите ОК и посмотрите, что получилось. Обратите внимание, все значения изменились с итоговых сумм на средние значения, а заголовок таблицы (в левой верхней ячейке) поменялся на Avg :

Если захотеть, то можно получить сразу сумму, среднее и количество (продаж), размещённые в одной сводной таблице.

Вот пошаговая инструкция, как сделать это, начиная с пустой сводной таблицы:

1. Перетащите заголовок Salesperson (Торговый представитель) в область Column Labels (Колонны).
2. Трижды перетащите заголовок Amount (Стоимость) в область Values (Значения).
3. Для первого поля Amount измените название на Total (Сумма), а формат чисел в этом поле на Accounting (Финансовый). Количество десятичных знаков равно нулю.
4. Второе поле Amount назовите Averag e, операцию для него установите Average (Среднее) и формат чисел в этом поле тоже измените на Accounting (Финансовый) с числом десятичных знаков равным нулю.
5. Для третьего поля Amount установите название Count и операцию для него – Count (Количество)
6. В области Column Labels (Колонны) автоматически создано поле Σ Values (Σ Значения) – перетащите его в область Row Labels (Строки)

Вот что мы получим в итоге:

Общая сумма, среднее значение и количество продаж – всё в одной сводной таблице!

Заключение

Сводные таблицы Microsoft Excel содержат очень-очень много функций и настроек. В такой небольшой статье их все не охватить даже близко. Чтобы полностью описать все возможности сводных таблиц, потребовалась бы небольшая книга или большой веб-сайт. Смелые и любознательные читатели могут продолжить исследование сводных таблиц. Для этого достаточно щелкать правой кнопкой мыши практически на любом элементе сводной таблицы и смотреть, какие открываются функции и настройки. На Ленте Вы найдёте две вкладки: PivotTable Tools: Options (Анализ) и Design (Конструктор). Не бойтесь допустить ошибку, всегда можно удалить сводную таблицу и начать все заново. У Вас есть возможность, которой никогда не было у давних пользователей DOS и Lotus 1-2-3.

Жизнь человека из мира технологий - это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) - это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования - определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

• во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
• возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
• можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».


Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.


Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.


Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.


Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.


Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.


Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.


Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.


При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.


Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов - просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.


Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.


В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.


Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.


Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.


Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры - просто перетяните, как было указано выше.


Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».


Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.


Также можно выбрать и значения для отдела.


Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».


Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.


Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.


Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.


Excel сам все предложит.


Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».


Выберите все команды.


И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.


Значок появится сверху.


У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.


Нам нужно несколько полей, а не одно.


На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист (щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.


После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.


Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.


Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Изменение структуры отчёта

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

• Сжатая форма

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

• Структурированная форма

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

• Табличная форма

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Отличного Вам дня!

Дата: 16 марта 2017 Категория:

Здравствуйте, друзья. В прошлой статье мы , настроили поля, обсудили вопросы фильтрации данных, сортировки, оформления. Пришло время чуть глубже вникнуть в работу инструмента для получения еще более современных и совершенных отчетов, а так же удобства использования сводных таблиц в повседневной работе. Приступаем!

Как скопировать сводную таблицу

Совсем недавно один из читателей обратился ко мне с вопросом: «А как скопировать сводную таблицу с одного листа на другой»? Решил осветить этот вопрос здесь, потому что слышу его не впервые. Сводная таблица – это не обычный диапазон данных, это область ячеек с результатами работы инструмента. Поэтому, просто скопировать сводную таблицу в другое место нельзя.

Но Вы всегда можете создать еще одну такую же таблицу в новом месте. Если же Вас интересует лишь результат работы инструмента и никаких манипуляций, связанных с работой сводных таблиц Вы делать не будете – можно скопировать данные в сводной таблице, и вставить их на новое место, как значения, а не как дубликат сводной таблицы. Для этого выполните такие действия:

1. данных в сводной таблице
2. одним из известных способов. Например, нажмите Ctrl+C на клавиатуре
3. Установите курсор в ячейку, где должен располагаться верхний левый угол вставляемого диапазона
4. Выполните на ленте Главная – Буфер обмена – Вставить – Значения .

В результате, программа вставит значения, содержащиеся в выделенном диапазоне. Дальше можете работать с этой таблицей, как с обычными данными на листе.

Как получить детальные данные из сводной таблицы

Иногда нужно получить исходные данные, на основании которых вычислена та или иная строка сводной таблицы. То есть, сделать выборку данных, удовлетворяющих какому-то критерию из сводной таблицы.

Вернемся к примеру из предыдущего поста. Там у нас была подневная таблица продаж по группам товара, регионам и менеджерам. Мы построили сводную таблицу, в которой посчитали сумму продаж с группировкой по менеджерам и группам товаров.

Представим, что по какой-то причине нас заинтересовали подневные продажи метизов у Романа. Выделим ячейку на пересечении строки «Роман» и столбца «Метизы». Жмем на нем правой кнопкой мыши и выбираем «Показать детали». Программа создаст новый лист и отобразит на нем выборку из исходной таблицы, т.е. все продажи Романа метизов.

А можно просто сделать двойной клик по нужной величине. Это альтернативный, и более простой способ.

Обратите внимание, что результат будет представлен в виде , а не обычного диапазона. Можете еще раз оценить удобство такой структуры данных и воспользоваться всеми ее преимуществами.

Дополнительные вычисления в сводной таблице

Если стандартных функций вычисления в сводной таблице (сумма, количество, отклонение и т.п.) Вам оказалось мало, инструмент имеет дополнительные вычислительные возможности. Прежде всего, нажмите правой кнопкой мыши в любой ячейке столбца с вычислениями и выберите «Дополнительные вычисления». В списке вычислений будет много интересных вариантов. К примеру. Мы хотим знать какую долю продаж от всего количества выполняет каждый менеджер из примера. Выполним дополнительные вычисления в столбце, где суммируются продажи. Параметром выберем «% от суммы по столбцу». Посмотрите, в 2 клика мы перешли от натуральных величин к процентам, теперь легче сравнивать показатели, или скрыть их, когда не рекомендуется отражать в отчете конкретные цифры в денежных единицах.

Просмотрите все возможные опции расчетов, и Вы наверняка найдете то, что можно использовать уже сейчас.

Вычисляемые поля и объекты

Еще один интересный способ добавить таблице информативности – вычисляемые поля и объекты. Они применяются, когда нужно ввести в таблицу дополнительные строки или столбцы. К сожалению, в них нельзя записать привычные нам и , но все же это лучше, чем ничего.

Вычисляемые поля

Эти объекты нужны, чтобы вставить в таблицу новые столбцы без вставки их в исходный массив данных. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров и количество чеков. Рассчитаем в отдельном столбце средний чек.

Выполняем такую последовательность действий:

1. Установим курсор в одну из ячеек, содержащих значения
2. На ленте нажимаем: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемое поле
3. В открывшемся окне в поле «Имя» запишем «Средний чек»
4. Теперь вводим формулу, нам нужно поделить сумму продаж на количество чеков. Всписке полей дважды кликнем на «Сумма продаж», пишем на клавиатуре знак деления «/» и дважды щелкаем на «Количество чеков. Должна получиться такая формула:

1. Жмем Ок и смотрим, что получилось.

Теперь у нас появился еще один столбец, в котором посчитана средняя сумма в чеке для каждого менеджера. Его название появилось в области «Значения» панели настройки сводной таблицы.

Вычисляемые объекты

Похожий функционал предоставляют вычисляемые объекты. Но они вставляют в таблицу не столбцы, а строки. К примеру, у нас есть сумма продаж менеджеров, а нас интересует сколько составит НДС (18%) от этих продаж и общая сумма с НДС. Создаем вычисляемый объект:

1. Ставим курсор в любую строчку первого столбца или любой столбец первой строки
2. Жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Поля, элементы, наборы – Вычисляемый объект . Откроется окно вставки:

1. В поле «Имя» запишем «НДС», в списке «Поля» выбираем «Менеджер»
2. Кликая дважды на имя каждого менеджера, запишем формулу: =(Алексей+Анна +Виктор +Виктория +Виталий +Денис +Егор +Роман +Светлана)*0,18
3. Удалим ненужные поля, жмем Ок. Получаем еще одно поле, в котором будет посчитана НДС. Значение в этом поле будет добавлено к общей сумме.

Группировка данных в сводной таблице

Когда Ваша таблица готова, можно сделать дополнительную группировку данных. Это улучшит его читаемость и гибкость. Выделю несколько удобных инструментов группировки.

Группировка с шагом

Если Вам нужно объединить числовые данные в несколько интервалов для минимизации отчета – используйте этот инструмент. Например, в нашей таблице есть данные о продажах по дням. Нам нужно сгруппировать эти данные по месяцам. В сводной таблице это можно сделать очень просто. Делаем по шагам:

1. Создаем сводную таблицу, где в строках будут дни, а в значениях – продажи. Если Вы не знаете, как создать сводную таблицу – сначала прочтите ;
2. Кликните правой кнопкой мыши по любой из дат в сводной таблице и в контекстном меню выберите «Группировать». Откроется окно настройки группировки;

1. В полях «Начиная с» и «по» автоматически установятся минимальная и максимальная даты в списке. Можете, при необходимости, указать здесь более узкий период для группировки
2. В списке «С шагом» выберите эталонный интервал времени. У нас это «Месяцы». Можно выбрать сразу несколько пунктов в этом списке. Давайте попробуем построить по кварталам и месяцам, отмечаем их;
3. Жмем «Ок» и сразу же получаем результат. Взгляните, что получилось:

Таким же образом можно группировать обычные числовые данные. Например, мы хотим сгруппировать ежедневные продажи с шагом 1000 и узнать, в каком из интервалов было больше всего чеков. Делаем так:

1. Строим сводную таблицу, в строках – суммы продаж, в значениях – количество чеков. Сначала у нас получится длинная и бесполезная таблица.

1. Кликнем правой кнопкой в любо строке первого столбца (суммы продаж) и выберем «Группировать». В открывшемся окне задаем минимальное и максимальное числа для группировки, а так же, шаг. У нас это 1000. Вместо огромной таблицы, получаем компактную, из десяти строк. В каждой строке – интервал сумм и количество чеков в этом интервале.

1. Кликнем правой кнопкой по любой ячейке в столбце «Количество чеков» и выберем Сортировка – по убыванию ;
2. Можно для наглядности выразить результат в процентах. Кликнем по той же ячейке и выберем Дополнительные вычисления — % от суммы по столбцу . Вот и все, задача решена, нам прекрасно видно в каких интервалах сумм было больше всего чеков.

Конечно, эта задача упрощенная, он отличается от тех, которые будете решать Вы. Но главное – понять механизм работы, тогда сможете применить его в своих расчетах.

Так же, можно группировать записи вручную. Для этого выделите нужные данные и нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Группировать – Группировка по выделенному .

Кстати, чтобы отменить группировку – кликните правой кнопкой мыши по группированному столбцу и выберите «Разгруппировать».

Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов

Если Вы мало знаете о срезах, или вообще с ними незнакомы – вот вам моя . Вкратце, срезы – это инструменты, позволяющие фильтровать данные благодаря выносным кнопкам. Это прекрасный способ создать пользовательский интерфейс, ведь в реальности не каждый пользователь Эксель продвинут, как Вы и не все умеют пользоваться автофильтром, поиском или фильтрами сводных таблиц.

А выглядит это вот так:

Вы видите несколько окон на рабочем листе с перечисленными в них данными, а так же, сводную таблицу, содержащую полный набор данных. Но что если кому-то нужно посмотреть продажи метизов у Романа 1 апреля 2016 года? Кликаем в окнах на кнопки:

1. В окне «Дата» ищем и выбираем 01.04.2016;
2. В окне «Менеджер» выбираем «Роман»;
3. В окне «Группа товара» кликаем «Метизы»

Вот так, за три клика любой пользователь может из огромного массива сведенной информации выбрать лишь нужный ему отрывок данных. Посмотрите, что получилось:

По-моему, отлично! Так вот, чтобы включить срезы в сводных таблицах – выделите любую ячейку этой таблицы и выполните на ленте Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить срез . На экране появится окошко, где нужно галочками отметить те поля сводной таблицы, по которым можно будет делать срезы. Каждому полю будет соответствовать свое окошко со списком. Выбирайте, жмите Ок и все, заработало!

Аналогично работает временная шкала. Этот инструмент очень похож на срезы, но управляет полями, в которых содержатся даты. Чтобы добавить временную шкалу – нажмите Работа со сводными таблицами – Анализ – Фильтр – Вставить временную шкалу . После простых настроек появится окно фильтрации дат, которое позволяет эффективно и быстро ограничивать периоды дат, выводимые в отчет.

Пожалуй, это все основные функции сводных таблиц, хотя их возможности можно изучать и далее самостоятельно. Готов ответить на Ваши вопросы по изложенному материалу, или тем моментам, которые не попали в обзор. В следующей статье мы рассмотрим , которые могут сделать еще более наглядной Вашу отчетность. До скорых встреч!

Сводная таблица – это один из наиболее полезных инструментов в Excel. С ее помощью появляются широкие возможности для анализа больших массивов данных и быстрых вычислений.

Видеоурок: Как создать сводную таблицу в Excel

Что такое сводные таблицы в Excel? Пошаговая инструкция

Сводные таблицы это инструмент Excel для суммирования и анализа больших объемов данных.

Представим, что у нас есть таблица с данными продаж по клиентам за год размером в 1000 строчек:

Она содержит данные:

• Даты заказов;
• Регион в котором расположен клиент;
• Тип клиента;
• Клиент;
• Количество продаж;
• Выручка;
• Прибыль.

Теперь, представим, что наш руководитель поставил задачу вычислить:

• ТОП пять клиентов по выручке;

Для поиска ответа на эти вопросы вы можете использовать различные функции и формулы. Но что, если задач по этим данным будет не три, а тридцать? Каждый раз вам придется менять формулы и функции и подстраивать под каждый тип расчета.

Ниже мы разберем, как в решении этих задач нам поможет сводная таблица.

Как сделать сводную таблицу в Excel

Для создания таблицы выполните следующие действия:

• Выделите любую ячейку в таблице с данными;
• Нажмите на вкладку “Вставка” => “Сводная таблица”:

• Во всплывающем диалоговом окне система автоматически определит границы данных, на основе которых вы сможете создать сводную таблицу. Рекомендую при каждом создании убеждаться в том, что система правильно определила границы диапазона данных:
  • Таблица или диапазон: Система автоматически определяет границы данных. Они будут корректными при том условии, что в таблице нет пробелов в заголовках и строках. При необходимости вы можете скорректировать диапазон данных.
• Система по умолчанию создает таблицу в новой вкладке файла Excel. Если вы хотите создать её в конкретном месте на определенном листе, то вы можете указать границы для создания в графе “На существующий лист”.

• Нажмите “ОК”.

После нажатия кнопки “ОК” таблица будет создана.

После формирования таблицы, вы не увидите на листе никаких данных. Все что будет доступно, это ее имя и меню для выбора данных к отображению.

Теперь, прежде чем мы приступи к анализу данных, предлагаю разобраться что значит каждое поле и область сводной таблицы.

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

• Область “Значения”
• Область “Строки”
• Область “Столбцы”
• Область “Фильтры”

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

Область “Значения”

Область “Значения” включает в себя числовые элементы таблицы. Представим, что мы хотим отразить объем продаж регионов по месяцам (из примера в начале статьи). Область закрашенная желтым цветом, на изображении ниже, отражает значения размещенные в области “Значения”.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Область “Строки”

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов. На скриншоте ниже, строки выделены красным цветом:

Область”Столбцы”

Заголовки вверху значений таблицы называются “Столбцы”.

На примере ниже красным выделены поля “Столбцы”, в нашем случае это значения месяцев.

Область “Фильтры”

Область “Фильтры” используется опционально и позволяет задать уровень детализации данных. Например, мы можем в качестве фильтра указать данные “Тип клиента” – “Продуктовый магазин” и Excel отобразит данные в таблице касающиеся только продуктовых магазинов.

Сводные таблицы в Excel. Примеры

На примерах ниже мы рассмотрим, как с помощью сводных таблиц ответить на три вопроса:

• Какой объем выручки у региона Север за 2017 год?;
• ТОП пять клиентов по выручке;
• Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Прежде чем анализировать данные, важно решить каким образом должны выглядеть данные таблицы (какие данные разметить в колонки, строки, значения, фильтры). Например, если нам нужно отобразить данные продаж клиентов по регионам, то следует поместить названия регионов в строки, месяцы в колонки, значения продаж в поле “Значения”. Как только вы представили каким образом вы видите итоговую таблицу – начинайте её создание.

В окне “Поля сводной таблицы” размещены области и поля со значениями для размещения:

Поля создаются на основе значений исходного диапазона данных. Раздел «Области» – это место, где вы размещаете элементы таблицы.

Перенос полей из области в область представляет собой удобный интерфейс, в котором, при перемещении, данные автоматически обновляются.

Теперь, попробуем ответить на вопросы руководителя из начала этой статьи на примерах ниже.

Пример 1. Какой объем выручки у региона Север?

Для вычисления объема продаж региона Север, рекомендую разместить в таблице данные продаж по всем регионам. Для этого нам потребуется:

• создать сводную таблицу и поле “Регион” перенести в область “Строки”;
• поле “Выручка” разместить в области “Значения”

Получим ответ: продажи региона Север составляют 1 233 006 966 ₽:

Пример 2. ТОП пять клиентов по продажам

• переместить поле “Клиент” в область “Строки”;
• поле “Выручка” разместить в области “Значения”;
• задать финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

У нас получится следующая таблица:

По-умолчанию, система Excel сортирует данные в таблице в алфавитном порядке. Для сортировки данных по объему продаж выполните следующие действия:

• кликните правой кнопкой на любой из строчек с данными выручки;
• перейдите в меню “Сортировка” => “Сортировка по убыванию”:

Как результат мы получим отсортированный список клиентов по объему выручки.

Пример 3. Какое место по выручке занимает клиент Лудников ИП в регионе Восток?

Для расчета места по объему выручки клиента Лудников ИП в регионе Восток рекомендую сформировать сводную таблицу, в которой будут отображены данные выручки по регионам и клиентам внутри этого региона.

Для этого:

• поместим поле “Регион” в область “Строки”;
• поместим поле “Клиент” в область “Строки” под поле “Регион”;
• зададим финансовый числовой формат ячейкам со значениями.

После перемещения элемента “Регион” и “Клиент” в области “Строки” друг под другом, система поймет каким образом вы хотите отобразить данные и предложит подходящий вариант.

• поле “Выручка” разместим в область “Значения”.

В итоге мы получили таблицу, в которой отражены данные выручки клиентов в рамках каждого региона.

В полученной таблице мы можем определить какое место занимает клиент Лудников ИП среди всех клиентов региона Восток.

Существует несколько вариантов для решения этой задачи. Вы можете перенести поле “Регион” в область “Фильтры” и в строчках разместить данные продаж клиентов, таким образом отразив данные по выручке только клиентов региона Восток.

Моя знакомая, экономист на предприятии, владеет Экселем, иногда посматривает на форумы, но 5 лет не могла подступиться к самому, на мой взгляд, полезному инструменту Excel – сводным таблицам. Что же это такое? Сводные таблицы – это результат выборки из правильно построенных данных. Преимуществ у инструмента много, я описывать не буду, просто скажу, что без нее многим приходилось бы осваивать не только Excel, но и Microsoft Access.

Мое мнение – этот инструмент надо изучать самим и в этой статье я расскажу нюансы, об которые спотыкаются новички, которые сами хотят освоить этот инструмент.

СТ требует правильно построенных данных. Идеальный вид – одной операции в строчку соответствуют разные поля свойств записи.

Я сваял простую таблицу, которая возникает на любом хозяйственном складе. Склад отгружает 4-м магазинам в течение года стройматериалы и каждая операция отгрузки товара имеет свою запись.

Как видите, здесь нет никакой группировки или суммирования данных, я называю это простыней, т.к., хотя столбцов может быть много, но строк тут гораздо больше. Здесь нет разрывов, что тоже важно.

Excel предложит диапазон, поэтому просто кликайте Ок.

Здесь 4 варианта: строки, столбцы, значения и фильтр отчета.

Остановимся поподробнее. Строки и столбцы в общем-то одинаковые по сути категории. Вы можете сюда поставить те поля, которые являются признаковыми – например, наименование, месяц, категорию. Можно поставить два в строки и ни одного в столбец, в этом случае ваша таблица будет иметь группировку в строках.

Значения – сюда ставим только цифровые значения.

Фильтр отчета . Как вы поняли, вы сами строите каркас и какие-то поля вы можете проигнорировать, какие-то поставить горизонтально, какие-то вертикально. Свои фильтры будут и у строк и у столбцов, но фильтр отчета позволяет более удобно отбирать те данные, которые вам нужно показать в этой таблице.

Теперь на примере моих данных.

Какой вид может принять таблица:

Как видите, вариаций много.

1) Хотя сводная таблица вытаскивает очень наглядно все срезы имеющейся информации, в ней работать не всегда просто, она не поддается редактированию, только read-only . Если у вас много разрезов информации, то проще сделать таблицу и заполнить ее, используя функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ и правила работы с относительными ссылками.

Формат функции прост («Значения»; «Сводная таблица»; «Поле1»; «Элемент1»; «Поле2»; «Элемент2» и т.д.)

Т.е., можно вручную заменить значения Элементов на относительные ссылки вашей таблицы.

2) Чтобы постоянно обновлять данные и не трогать макет, добавляйте данные внизу простыни. Тогда у вас ничего не поползет, а обновление произойдет одной кнопкой обновить по самой СТ. Плюс в источнике данных для СТ укажите или все столбцы простыни (ленивый вариант) или имя диапазона, размеры которого будете менять произвольно, не заходя в настройки СТ.

«Глаза боятся, а руки делают»