Справка 2-НДФЛ рассказывает об источниках дохода работника, зарплате и удержанных налогах. Каждый источник дохода или налоговый вычет имеет собственный код. Эти коды утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@ . В конце 2016 года налоговая служба изменила список кодов (Приказ от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@). С 2018 года налоговая вносит еще несколько изменений в коды НДФЛ: четыре кода доходов и один код вычета. Мы расскажем в статье, какие коды нужно применять в справке 2-НДФЛ в 2019 году.
Коды доходов, которые облагаются НДФЛ всегда
Код дохода 2000 - это заработная плата, включая надбавки (за вредные и опасные работы, за труд в ночное время или совмещение).
Код дохода 2002 - премия за производственные и подобные результаты, которые предусмотрены трудовыми договорами и нормами закона.
Код дохода 2003 - премия из средств чистой прибыли компании, целевых поступлений или средств специального назначения.
Код дохода 2010 - доходы по гражданско-правовым договорам, исключая авторские договоры.
Код дохода 2012 - отпускные.
Код дохода 2300 - больничное пособие. Оно облагается НДФЛ, поэтому сумму вносят в справку. При этом декретные и детские пособия подоходным налогом не облагаются, и в справке их указывать не нужно.
Код дохода 2610 - обозначает материальную выгоду работника по займам.
Код дохода 2001 - это вознаграждение членам совета директоров.
Код дохода 1400 - доход физлица от сдачи в аренду собственности (если это не транспорт, средства связи или компьютерные сети).
Код дохода 2400 - доход физлица от сдачи в аренду транспорта, средств связи или компьютерных сетей.
Код дохода 2013 - компенсация за отпуск, которым не успел воспользоваться работник.
Код дохода 2014 - выходное пособие.
Код дохода 2611 - прощенный долг, списанный с баланса.
Код дохода 3021 - проценты с облигаций российских компаний.
Код дохода 1010 - перечисление дивидендов.
Код дохода 4800 - “универсальный” код для иных доходов сотрудника, которым не назначены специальные коды. Например, суточные сверх необлагаемого налогом лимита или доплата больничных.
Коды доходов, которые облагаются НДФЛ при превышении лимита
Код дохода 2720 - денежные подарки работнику. Если сумма превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму подарка показывают с кодом дохода 2720 и одновременно с кодом вычета 503 .
Код дохода 2760 - материальная помощь сотруднику или бывшему работнику, который вышел на пенсию. Если сумма помощи превышает 4000 рублей, то с превышения взимается налог. В справке сумму матпомощи показывают с кодом дохода 2760 и одновременно кодом вычета 503 .
Код дохода 2762 - единовременная выплата в связи с рождением ребенка. Если сумма превышает 50 000 на каждого ребенка, но на обоих родителей, то с суммы превышения взимается налог. В справке эту сумму показывают с кодом дохода 2762 и кодом вычета 504 .
О кодировании детских вычетов с 2017 года мы рассказывали .
Формируйте справку 2-НДФЛ автоматически в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Здесь вы можете вести учет, начислять зарплату и сдавать отчетность.
Справка 2-НДФЛ представляет официальный документ , содержащий информацию об источнике заработка и размерах заработной платы и удержанных налогов. Выдачу данных справок осуществляет бухгалтерия предприятия по требованию работника. Период, который отражён в документе, может быть разным, но, как правило, составляет 1 год .
Основные разделы
Справку работник может получить в бухгалтерии предприятия по предварительному запросу . Срок оформления, согласно Трудовому кодексу РФ, не должен превышать трёх дней. На справке должна присутствовать печать и подпись руководителя предприятия.
При заполнении справки по зарплате работника сумму отпускных необходимо указывать в графе того месяца, в котором они были выданы служащему. Такие порядки установила налоговая служба .
Порядок заполнения гласит, что в подразделе справки, который отражает данные о доходах конкретного работника, суммы указываются в соответствующем налоговом периоде. Это должны быть те месяца, в которые производилась выдача средств. Иными словами, датой получения отпускных можно считать тот день, в который они были выданы в кассу или переведены на личный банковский счёт работника .
Бывают варианты, когда отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в одном из следующих. В таком случае отпускные в справке учитываются в том месяце, в котором были выданы сотруднику. Например, если отпуск работника пришёлся на май-июнь, а выданы они ему были в мае, то и отражаться они должны в этом месяце.
Аналогично необходимо поступить, если отдых начался в одном году, а закончился в другом. К примеру, отпуск начался в середине декабря 2017 года, а закончиться должен в конце января 2018 года. В таком случае он будет отражён в справке декабрём, поскольку на руки работнику отпускные были выданы в декабре в день зарплаты.
Инструкция по заполнению
Справку заполняет налоговый агент, а именно, работодатель в лице бухгалтера фирмы или организации. Она заполняется в трёх случаях:
- При сдаче отчёта в налоговую службу за прошедший год, который содержит информацию о размере налога, начисленного за весь отчётный период.
- Когда невозможно произвести удержание НДФЛ, например, в случае увольнения сотрудника.
- По запросу работника организации о предоставлении справки.
Заголовок
| Графа | Содержание |
| Год | Указывается год, за который предоставляется справка. |
| Номер | Номер, который присваивает лицо, заполняющее справку.
*Они присваиваются в каждом отчётном периоде. В следующем году нумерация идёт по новой. *В том случае, если составляется справка для корректировки или аннулирования предыдущей, то указывается номер исходной справки. |
| Дата | Дата в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
*В том случае, если составляется справка для корректировки или аннулирования, то ставится их дата, а не дата исходной справки. |
| Признак | Цифра 1, если в справке указывается НДФЛ, который был удержан из заработка сотрудника на протяжении всего отчётного периода.
Цифра 2, если справка оформляется для извещения налоговой службы о невозможности произвести удержания налога. |
| Номер корректировки | 00 – такой номер указывается при оформлении отчётного документа в первый раз;
01, 02, 03, 04 и т.д. – при каждой корректировке; 99 – указывается при заполнении справки для аннулирования уже поданных сведений. |
| Код ИФНС | Код организации, в которой предприятие находится на налоговом учёте. Состоит из четырёх цифр. Первые две – региональный код, вторые две – код отделения налоговой службы. |
Данные о налоговом агенте
| Графа | Содержание |
| 1 | Код территории, на которой непосредственно располагается организация. Определяется согласно ОКТМО.
*Если в течение отчётного года служащий работал в нескольких организациях, которые имеют разный код ОКТМО, то необходимо составить разные справки с каждого места работы и указать соответствующие коды. *Можно вписать 11 цифр. Если код состоит из меньшего числа знаков, то пустые поля оставляются незаполненными. *ИП и другие лица, осуществляющие рабочую деятельность, указывают код по месту регистрации. *Организации на других системах налогообложения указывают код, отражающий адрес нахождения фирмы. |
| 2 | Указывается номер мобильного и стационарного (при наличии) телефона организации в лице налогового агента. |
| 3 | Указывается налоговый номер организации или частного предпринимателя. |
| 4 | Данную графу заполняют только организации.
*Если за прошлый отчётный период сотрудник работал в нескольких местах, то нужно составлять столько справок, сколько мест сменил работник за год, указав для каждой организации свой КПП. |
| 5 | Указывается сокращённое название организации (если его нет, то указывается полное наименование).
*Предприниматели вписывают ФИО согласно паспорту. Тут никаких сокращений использовать нельзя. |
Информация о лице, которое получает доход
| Графа | Содержание |
| 6 | Номер, который является подтверждением постановки на учёт в ФНС. Если ИНН отсутствует, то графа не заполняется. |
| 7 | Налоговый номер плательщика, который является гражданином другой страны. |
| 8 | Информация заполняется согласно паспорту.
*Если плательщик является гражданином другой страны, то возможно записывать эти данные латинскими буквами. При отсутствии отчества, графа остаётся незаполненной. |
| 9 | 1 – для лица, являющегося резидентом РФ.
2 – для лица, которое не является резидентом. 3 – для лица, которое не является резидентом, но признан высококвалифицированным специалистом. 4 – для лиц, участвующих в программе по переселению в нашу страну соотечественников, которые проживают за границей и не являются резидентами. 5 – для лиц, которые являются беженцами или получили убежище на территории РФ, не являющиеся резидентами. 6 – для граждан других стран, которые трудятся в РФ по договору найма. |
| 10 | Указывается дата рождения плательщика в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ |
| 11 | Указывается код страны, жителем которой является плательщик.
*Прописаны в ОКСМ. *Если лицо не имеет гражданства, то указывается код той страны, которая производила выдачу паспорта. |
| 12 | В графу вписывается числовой код документа, который подтверждает личность плательщика.
*Узнать его можно в справочнике с кодами документов, которые устанавливают личность. |
| 13 | Заполняется серия и номер документа, который удостоверяет личность.
*Вписываются только цифры, другие знаки не допускаются. |
| 14 | Указывается адрес проживания плательщика, запись вносится на основании документа, который является подтверждением личности.
*Для гражданина другой страны вписывается адрес по месту жительства или непосредственного пребывания. |
| Записывается почтовый индекс отделения, к которому относится адрес проживания плательщика. | |
| Указывается код региона, в котором физическое лицо зарегистрировано.
*Запись вносится согласно справочнику с кодами регионов России. |
|
| Вносится информация о районе регистрации налогоплательщика. | |
| Город, в котором физическое лицо имеет регистрацию. | |
| Например, для деревни Васильково указывается «Васильково д.». | |
| Полные данные о месте регистрации. | |
| 15 | Указывается код той страны, в которой лицо непосредственно живёт.
*Можно не заполнять, если заполнена графа «Адрес места жительства в России». |
| 16 | Записывается адрес по месту жительства в той стране, в которой непосредственно проживает.
*Можно не заполнять, если заполнена графа «Адрес места жительства в России» |
Доходы, которые облагаются по ставке
В наименовании подраздела указывается размер ставки, по которой подаётся справка в надзорный орган. Если за отчётный налоговый период заработок сотрудника облагался по разным ставкам, то для каждой из них необходимо будет заполнить этот раздел.
| Графа | Содержание |
| 17 | Записывается порядковый номер месяца, в котором производились выплаты работнику. |
| 18 | Указывается нужный код, который указан в справочнике. |
| 19 | Вносится полная сумма заработка, из которой не производилось удержание вычетов.
*Если из дохода совершался какой-либо вычет, то его код ставится напротив этой суммы. *При заполнении документа записывается доход, с которого не был удержан НДФЛ. |
| 20 | Заполняется только в том случае, если производились разного рода вычеты из доходов.
*Значения каждого кода берутся из соответствующего справочника. |
| 21 | Указывается только тогда, когда имел место налоговый вычет. |
Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты
В том случае, если заполняется справка для аннулирования, то этот подраздел не заполняется.
Общие суммы налога и дохода
| Графа | Содержание |
| 26 | Указывается полная сумма без всех возможных вычетов и удержания НДФЛ. |
| 27 | Налоговая база, с которой произошло начисление и удержание НДФЛ. |
| 28 | Общий размер начисленной пошлины. |
| 29 | Та сумма, на которую уменьшается начисленная пошлина. |
| 30 | Общий размер удержанной пошлины. |
| 31 | Сумма перечисленной пошлины. |
| 32 | Сумма пошлины, которая была излишне удержана и не возращена плательщику. |
| 33 | Сумма пошлины, которая не удержана в отчётном периоде. |
| 34 | Заполняется в том случае, если у плательщика есть соответствующее уведомление. |
Заключение
Коды доходов
Ниже представлены основные коды доходов, которые используются при оформлении справки по форме 2-НДФЛ.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Законодательство обязывает организации и предприятия предоставлять оплачиваемый отпуск работнику ежегодно . Не предоставить в текущем году отпуск работодатель может только в том случае, если уход сотрудника негативно скажется на рабочей деятельности компании. Срок работы без отдыха не должен превышать двух лет.
Работодатель имеет право предоставить работнику возможность отгулять неиспользованный отпуск либо денежную компенсацию. Она выплачивается сотруднику при увольнении, а также после письменного заявления. Компенсировать в таком случае можно только те дни , которые превышают стандартный отпуск в 28 календарных дней.
Заменить отпуск компенсацией невозможно для:
- беременных сотрудниц;
- несовершеннолетних работников;
- служащих с вредными и опасными условиями труда.
Сумма возмещения рассчитывается следующим образом:
Размер компенсации = размер среднего заработка * количество неиспользованных дней отпуска
Рассмотрим, как происходит расчёт суммы компенсации на конкретном примере. Чтобы вычислить размер компенсации, нужно узнать размер среднего заработка. Эта величина рассчитывается по формуле:
Средний заработок за день = годовой заработок / 12 / 29,3, где
12 – количество месяцев, 29,3 – среднее количество дней в месяце.
Предположим, что годовой заработок сотрудника составляет 240 000 рублей. Тогда средний дневной заработок будет составлять:
240 000 рублей / 12 / 29,3 = 682,59 – размер дневного заработка сотрудника
Произведём расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, который, например, составит 8 дней:
682,59 рублей * 8 дней = 5460,72 рублей.
Сумма компенсации за отпуск указывается в отчётном документе с помощью кода 4800, который называется «Иные доходы».
Показывается ли в форме 2 НДФЛ отдельной позицией отпускные, которые выданы в середине месяца, но НДФЛ по ним будет перечисляться до конца месяца. Аванс отдельно не отражается? НДФЛ со всей суммы за месяц перечисляется в последний день месяца(она же дата выдачи).
Ответ
Да, показывается. Отпускные отражайте в том месяце, в котором выплачены под кодом дохода 2012. Выплаченный аванс в справку 2-НДФЛ не включаются.
Как составлять справку по форме 2-НДФЛ
Ситуация: Как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. - 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.
Компенсация за неиспользованный отпуск: код 2-НДФЛ
В дату расторжения трудовых отношений с сотрудником работодателю необходимо осуществить окончательный расчет с ним (п. 1 ст. 140 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Кроме зарплаты сотруднику надлежит выдать также компенсацию за дни отпуска, которые не были им использованы (п. 1 ст. 127 ТК РФ).
ВАЖНО! Помимо данных выплат, законом и/или соглашением сторон могут быть предусмотрены и иные выплаты. О них можно прочитать в других материалах нашего сайта (например, в статье Компенсация при увольнении по соглашению сторон-2018 - 2019 и др.).
Сведения обо всех доходах физлиц подлежат отражению в справке по форме 2-НДФЛ. При этом:
- форма такого документа и требования к его содержанию регламентированы приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;
- списки кодов доходов и вычетов регламентированы приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Если обратиться к прил. 1 к последнему из названных актов (с учетом обновления его содержания посредством издания приказов ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@, от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@), то там содержится для сумм компенсаций неиспользованного отпуска код 2013.
Дополнительную информацию о денежной компенсации за неиспользованный отпуск вы узнаете из статьи Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск страховыми взносами? .
Компенсация за неиспользованный отпуск - 2018 - 2019: если неверно указан код
Ранее, до введения отдельного кода субъекты, ответственные за формирование справки 2-НДФЛ, нередко выбирали в рассматриваемом нами случае код 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей» или 2012 «Суммы отпускных выплат». Однако оплата неотгулянного отпуска носит компенсационный характер, в связи с чем указание кода 4800 представляется считалось более правильным.
Чтобы устранить указанные противоречия ФНС России был введен специальный код - 2013.
Риск! Любой неправильно заполненный реквизит справки о доходах физлиц (в т. ч. код дохода - 2018 - 2019 для компенсации за неиспользованный отпуск) формально может быть признан недостоверными сведениями.
Вместе с этим сам контролирующий орган поясняет, что оценка налогового правонарушения должна быть произведена с учетом последствий такого правонарушения, в т. ч. того, были ли задеты права физлиц и пострадал ли бюджет (см. письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Вывод! Поскольку и зарплата сотрудника, и отпускные выплаты, и компенсация за неотгулянный отпуск облагаются налогом по ставке 13% (ч. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 НК РФ), неверный выбор кода в данном случае не влечет неперечисление / неполное перечисление налога в бюджет, равно как и не задевает интересов соответствующего работника.
Итак, в качестве кода дохода при перечислении компенсации трудящемуся за неотгулянный отпуск надлежит выбрать 2013 «Сумма компенсации за неиспользованный отпуск».
В декабре 2013 был отпуск, переходящий на январь 2014 года. Вопрос: При заполнении РСВ-1 и персонифицированных данных ставится сумма дохода за 2013 год 213 тыс. - доход за 2013г. При заполнении сведений 2- произошло заполнение дохода с учетом отпуска за январь 2014 г. - 214 тыс. Как мне сказали данные по РСВ-1, персонифицированным данным и 2-НДФЛ должны совпадать, поэтому я искусственно уменьшила сумму в справке 2-НДФЛ до 213 тыс, при этом в строке "начисленно" и "уплачено" поставила сумму налога по начислениям, У меня вопрос 1.Должны ли совпадать суммы по РСВ и 2-НДФЛ 2 Как отразить сумму переплаты налога по отпуску за январь 2014 ?
Ответ
В случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом, всю сумму отпускных нужно отражать в разделе 3 справки за 2013 год в графе за декабрь. Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно начислить в том же месяце, что и отпускные – в декабре. Начисленные работнику в декабре отпускные за декабрь – январь, суммы отпускных должны быть отражены в расчетах по страховым взносам в составе базы за декабрь.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Разбираем сложные ситуации, возникающие при заполнении справки 2-НДФЛ
Ситуация № 1 Время отпуска затрагивает два месяца
Нередко работники берут отпуск, который приходится сразу на два месяца. Например, он начинается в конце апреля, а заканчивается в начале мая. В такой ситуации возникает вопрос: как отражать в форме 2-НДФЛ отпускные - одной суммой или с разбивкой по месяцам?
Правила оформления справки 2-НДФЛ таковы, что доходы (за исключением зарплаты) в ней нужно отражать на дату, когда сотрудник их получил. Значит, и отпускные нужно записывать в том месяце, в котором они были получены работником.* По правилам ТК РФ отпускные должны выдаваться не позднее чем за три дня до начала отпуска. Следовательно, отпускные за отпуск, приходящийся на два месяца, ставятся в доход того месяца, в котором они выданы.*
Также следует поступать и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Поэтому если ваш работник взял отпуск в декабре 2012 года - январе 2013-го, то всю сумму отпускных нужно отразить в справки за 2012 год в графе за декабрь. Разбивать сумму НДФЛ на два года пропорционально дням отпуска не требуется.*
Принцип отражения в справке доходов по факту их получения распространяется не на все ситуации. Так, некоторые работодатели декабрьскую зарплату выплачивают в декабре, а некоторые - в январе, уже после праздников. НДФЛ с зарплаты перечисляется в бюджет в день ее выплаты, максимум - на следующий день, если зарплата выдана из кассовой выручки (). Соответственно возникает вопрос: нужно ли отражать зарплату за декабрь, выплаченную в январе, в справке 2-НДФЛ за предыдущий год?
Пример 1. Пример отражения в справке 2-НДФЛ зарплаты за декабрь и отпускных за декабрь - январь
Работнику ООО «Ромашка» С.С. Петрову был предоставлен оплачиваемый отпуск с 24 декабря 2012 года по 13 января 2013-го. Сумма начисленных отпускных за январь - декабрь составила 12 000 руб. и была перечислена на карточку за вычетом налога 18 декабря 2012 года. Зарплату за декабрь, начисленную в сумме 30 000 руб., С.С. Петров получил 10 января, при этом у него был удержан налог в размере 3900 руб. (30 000 руб. × 13%).
Налог к уплате с суммы отпускных составил 1560 руб. (12 000 руб. × 13%) и был полностью уплачен в бюджет в день выплаты отпускных (18 декабря).
В справки 2-НДФЛ за 2012 год С.С. Петрова в графе за месяц «декабрь» были указаны:
Сумма зарплаты за декабрь (30 000 руб.) по коду дохода 2000;
Сумма отпускных за декабрь - январь (12 000 руб.) по коду дохода 2012.
В строки «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» был включен в том числе НДФЛ с отпускных за декабрь - январь (1560 руб.)* и с декабрьской зарплаты (3900 руб.).
Н.П. Епихин ,
эксперт журнала «Упрощенка»
2. Статья: НДФЛ при переходящем отпуске
При переходящем отпуске возникает ситуация, когда работнику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Однако удержать НДФЛ нужно именно при выплате отпускных ( и НК РФ). То есть в тот момент, когда организация выплачивает работнику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных.
Как уже было отмечено ранее, отпускные нужно выплатить работнику за три дня до его ухода в отпуск ( ).
