Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.
Основные положения
Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.
Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.
Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.
На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.
Заполнение кассовой книги
На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».
Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.
- Касса за . Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
- Лист . Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
- Номер документа . Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
- От кого получено или кому выдано . Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
- Номер корреспондирующего счета, субсчета . Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
- Приход . Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
- Расход . Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
- Итого за день . Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
- Остаток денежных средств на конец дня . Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.
При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество .
Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.
Элементы книги
Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.
Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.
Особенности ведения кассовой книги
Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.
Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.
При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.
Ошибки при заполнении
К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:
- При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
- В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.
При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.
После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.
Проверки и штрафные санкции
Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.
За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:
- для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
- для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.
Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.
Как сшить книгу?
Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.
Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.
Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.
На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.
Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.
При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.
Электронная версия кассовой книги
Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.
При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.
При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.
Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.
Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.
Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.
При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:
- от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
- от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.
Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.
После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.
Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С
Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.
Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.
Отчетность – это обязательное условие ведения законной и экономически эффективной предпринимательской деятельности. Вести учет всех финансовых операций необходимо и индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (независимо от организационно-правовой формы). Кассовая книга – это один из обязательных отчетных документов, отражающих все операции по приходным и расходным кассовым ордерам. По состоянию на 2017 год существует ряд законодательных требований к форме и содержанию книги, которую должны заполнять и заверять кассир или руководитель.
Что такое кассовая книга?
Кассовой книгой (КК) называется брошюра, которая состоит из расходных и приходных документов. Такой обязательный регистр должен вести сотрудник юридического лица или индивидуальный предприниматель, который реализует товары, оплачиваемые наличными средствами.
В соответствии с действующим российским законодательством (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), кассовую книгу разрешается вести в электронном или в бумажном виде вручную. На предприятии заполнять и вести книгу может кассир, бухгалтер или другое уполномоченное лицо, контроль за ее ведением возлагается на главного бухгалтера или директора. Если книгу ведет предприниматель, он отвечает за ее качественное и своевременное заполнение.
Кассовая книга не относится к первичным бухгалтерским документам, поэтому не может адаптироваться под разные ведения учета на предприятиях, а строго регламентирована и по форме, и по заполнению.
КК заполняется ежедневно, при этом необходимо правильно отражать все операции по движению денежных средств. В конце дня лицом, заполняющим документ, сверяются данные книги с поступившими кассовыми документами, подводится итог и высчитывается кассовый лимит, переходящий на следующий день, ставится подпись ответственного кассира и бухгалтера.
Совет : для того чтобы организовать на предприятии полноценный учет денежных средств, необходимо правильно вести приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, ведомости учета рабочего времени сотрудников, платежную ведомость.
Как правильно вести кассовую книгу в 2016-2017 годах?
Отражение торговых операций может осуществляться в электронной или бумажной кассовой книге. Если вы решили вести бумажную КК, нужно распечатать ее, скрепить и пронумеровать все страницы, прошить и заверить подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Титульный лист книги должен содержать название предприятия или ИП, название подразделения, год ведения реестра, код ОКПО.
Некоторые правила ведения КК в 2016-2017 гг:
- Если в книгу в бумажном варианте были внесены неточные данные, их можно исправить – зачеркнуть и внести правильную информацию (подчищать или стирать ошибочные данные нельзя!). Исправления должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером.
- Вести электронную книгу нужно так же, как и бумажный вариант. В конце каждого дня данные КК сверяются с кассовыми документами, страницы распечатываются и подписываются ответственными лицами. Кассир распечатывает листы КК и вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами приносит главному бухгалтеру на проверку и подпись.
- Электронная кассовая книга, обороты по которой распечатываются в конце каждого рабочего дня, должна быть прошита минимум один раз в год – в одну брошюру, оборот которой заверяется печатью предприятия и подписями уполномоченных лиц с указанием количества страниц в данном документе. Каждый календарный год заводится отдельная кассовая книга.
- Заверять электронную КК можно электронной подписью. В таком случае необязательно ее ежедневно распечатывать, нужно будет сделать это в конце отчетного года.
При контроле оборота финансовых средств на предприятии руководитель или другое уполномоченное лицо сверяет данные из кассовой книги с отчетными бухгалтерскими документами. В КК должны быть указаны все приходные и расходные ордера, выплаты по заработным платам или компенсациям (например, бухгалтер обязан и начислить ее сотруднику к задолженности по заработной плате).
Особенности заполнения кассовой книги в 2016-2017 годах
Выбор бумажного или электронного варианта книги зависит от количества приходных и расходных кассовых ордеров за смену и удобства заполнения. Вести электронную КК удобнее потому, что в колонки можно вносить больше информации, корректировать записи в случае ошибочного внесения данных.
Есть ряд требований к заполнению бумажной кассовой книги в 2016-2017 гг.:
- Лицо, которое уполномочено вести КК (кассир), должно делать запись об остатках наличности. При этом остаток денег на конец предыдущего рабочего дня (или смены) должен быть равен остатку на начало следующего дня (смены). Сведения о выдаче заработной платы или других подобных расходов (например, выплат при и пр.) указываются отдельно.
- Для точности перенесения данных в начале каждого рабочего дня кассир должен подгибать отрывную часть листа под ту часть, которая остается в КК, и между ними вкладывать копировальную бумагу.
- Если записей в книге много и одного листа не хватило, ответственное лицо пишет слово «перенос» и начинает заполнять данные на следующей странице, проставив ту же дату, что и на предыдущем листе.
- В конце рабочего дня (смены) главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо) сверяет данные кассовой книги с информацией из ПКО и РКО, и если все заполнено правильно, ставит свою подпись и возвращает КК кассиру. Отрывная часть книги, ПКО и РКО остаются у главного бухгалтера для отчетности.
Совет: для того чтобы упростить финансовую отчетность и взаимодействие с потребителями товаров, необходимо разработать и напечатать фирменный товарный чек с логотипом компании, который будет выдаваться по требованию покупателей. Для создания макета можно использовать стандартный .
Как заполнять КК индивидуальному предпринимателю?
До 2014 года индивидуальные предприниматели, работающие и на общем режиме и на , были обязаны заполнять кассовую книгу при осуществлении торговых операций с использованием наличных средств. С июня 2014 года в налоговое законодательство были внесены изменения, согласно которым ИП может не вести кассовую книгу, если в его документообороте присутствует расчетная и платежная ведомости для фиксации выплат по заработной плате наемным работникам. Тогда такой реестр служит только вспомогательным отчетным документом для ИП, по которому он может контролировать финансовые операции своего бизнеса.
Для того чтобы узнать ответы на вопросы, обязаны ли предприниматели заводить КК, необходимо обратиться в налоговую инспекцию по месту регистрации. При подаче заявки на регистрацию также возникает вопрос, ? Изготавливать печать необязательно, но желательно, так как без нее вы не сможете открыть счет в банке, заверить важный документ без личного присутствия и пр.
Сохраните статью в 2 клика:
Чтобы у вас не возникало проблем с проверяющими налоговыми органами, необходимо правильно вести кассовую книгу и другие отчетные документы. Даже если всеми делами у вас занимается очень опытный главный бухгалтер, периодически делайте проверку финансовых документов – таким образом вы сможете снизить риски появления внутренних махинаций по отношению к документам.
Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.
Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.
Основные моменты
Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.
Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.
С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по .
К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .
В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.
Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.
Что это такое
Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.
В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.
В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.
Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.
Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .
Какова роль документа
Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.
Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.
К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.
В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.
При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.
ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести .
Законодательная база
Основанием для заполнения кассовой книги является . В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.
В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.
Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.
Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.
Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.
Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.
В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.
Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.
Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.
Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.
Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.
Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.
Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.
До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.
При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.
Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.
Порядок ведения кассовой книги
Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.
По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.
В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.
Журнал заполняется так:
| Колонка «Остаток на начало дня» | Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня» |
| В колонку «Номер документа» | Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода |
| В колонку №2 | Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп) |
| В корреспондирующий счет вписывается | счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать) |
| Перенос» объединяет операции из предыдущих строк | Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z |
| Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу | Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало |
| В нижней части листа кассир и бухгалтер | Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи |
Строение документа
Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.
Необходимые данные для оформления
Титульный лист журнала отображает:
- ОКПО компании.
- ФИО предпринимателя.
- Год ведения книги учета.
- Название структурного подразделения.
Общие правила составления вручную (инструкция)
Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.
Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:
- просчитывать итоговые операции за сутки;
- высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
- передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.
Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.
В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.
А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.
Пример заполнения
Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться / .
В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.
Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.
Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:
- отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
- кассовая книга.
Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:
- дата и номер листа;
- все операции и обороты на протяжении суток;
- остаток наличности за прошлый день.
Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».
Образец документа
Оформление титульного листа журнала:
- название организации (юридическое лицо);
- ФИО (ИП);
- временной промежуток действия регистра (1 год);
- название подразделения;
- ОКПО.
В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.
В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.
Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.
Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.
| «Остаток на начало дня» | Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня» |
| Колонка «Номер документа» | Это номер кассового ордера |
| В следующую колонку | Вносится ФИО предпринимателя или название организации |
| Номер субсчета или корреспондирующего счета | Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку |
| «Приход» и «Расход» | Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.) |
| «Перенос» | Вносится сумма всех операций из предыдущих строк |
| «Итого за день» | Подбивается итог полученных и выданных денег |
| «Остаток на конец дня» | Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе |
Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.
Часто задаваемые вопросы
Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:
- Кто контролирует ведение КО-4.
- Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
- Какое количество журналов должно быть на предприятии.
Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?
Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.
На кого возлагается контроль за ведением КО-4
Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.
Унифицированная форма журнала была утверждена . Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.
Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.
Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:
- проверка нумерации кассовой книги;
- изучение ведения журнала;
- сверка кодов по фирме;
- проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.
Нюансы в обособленных подразделениях
Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.
Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:
| Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет | Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия |
| Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений | Головную организацию осуществляется в установленном порядке |
| На обложке кассовой документации обязательно указывается | Структурное подразделение |
Сколько книг должно вести предприятие
В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:
Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.
Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
Кто должен соблюдать
Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .
Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе
Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:
Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег
L = V / P x N c
L
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).
P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней
N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).
Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы
Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).
В этом случае применяется формула:
L = R / P x N n
L – лимит остатка наличных денег в рублях;
R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;
P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.
N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.
Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.
В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).
Приказ для установления лимита по кассе
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Упрощенный порядок
Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.
Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).
Выдача наличных денег подотчетным лицам
Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.
Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).
Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).
Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).
В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).
Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .
Ограничение наличных расчетов
Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .
Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.
Кассовая книга — это важный документ , которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:
- Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года .
- Ведением книги занимается либо главный бухгалтер , либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир) .
- В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
- В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
- Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным .
- Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная . Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
- Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств .
- Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4 .
- В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с , все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый , который сверяется с суммой наличных в кассе.
Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.
При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.
Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:
1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.
Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.
Все листы в журнале делятся на два вида:
- вкладные — заполняются шариковой ручкой;
- отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.
Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.
2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).
Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.
Исправления в кассовой книге
При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:
- В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
- Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.
В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.
При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.
Титульный и вкладной листы кассовой книги
Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:
- ОКПО предприятия;
- фамилия и инициалы ИП;
- год или временной период, за который ведется книга;
- название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).
Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.
Образец заполнения кассовой книги
Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.
Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: .
Как сшивать кассовую книгу?
При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления . В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.
Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:
1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:
- пронумеровать все листы;
- прошить все листы;
- на последней странице указать общее количество листов;
- поставить печать (сургучную или мастичную);
- подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).
2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).
При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:
- Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
- Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
- Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
- В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).
Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:
