Расчет 6-НДФЛ – обязательная отчетная форма, которую ежеквартально в ИФНС сдают налоговые агенты, выплачивавшие доходы физлицам. В ней отражаются также показатели сумм отпускных и больничных и НДФЛ по ним. Как правильно отразить в 6-НДФЛ отпускные и больничные –расскажем в этой статье.
Даты получения дохода и удержания НДФЛ
В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.
Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.
Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных , нужно учитывать при заполнении раздела 2 расчета 6-НДФЛ.
Особенности отражения отпускных в 6-НДФЛ
Заполняя Раздел 1 формы 6-НДФЛ, суммы отпускных показывают совокупно с другими доходами физлиц. А вот в Разделе 2 отпускные следует отражать отдельно от доходов, имеющих иные сроки уплаты НДФЛ в бюджет. Кроме того, отдельно друг от друга отражаются и отпускные, выплаченные разными датами.
Например, организация в апреле 2018 г. выплатила сотрудникам:
- 5 числа зарплату за март - 100000 руб., в т.ч.НДФЛ 13000 руб.,
- отпускные двоим сотрудникам: 12 апреля - 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.), 26 апреля – 8000 руб. (НДФЛ 1040 руб.).
Вот как эти суммы распределятся в 6-НДФЛ за полугодие:
Как отразить в 6-НДФЛ «переходящие» отпускные
Ситуации с так называемыми «переходящими» отпускными возникают, когда отпуск начинается в одном месяце, а закачивается в другом, либо когда оплата отпускных происходит в конце одного месяца, а сам отпуск начинается в следующем.
Такой «переходящий» отпуск в 6-НДФЛ никаких особенностей отражения не имеет, поскольку здесь учитываются даты выплаты отпускных, удержания и перечисления налога, исходя из которых, по общим правилам заполняется расчет.
Например, работник получил отпускные 28 марта, а 2 апреля ушел в отпуск. Выплата отпускных, удержание и перечисление НДФЛ будут отражены в 6-НДФЛ 1 квартала, т.к. налог удержан сразу - 28 марта, а срок его перечисления – 31 марта.
Перерасчет отпускных: 6-НДФЛ
Нередко на практике возникают ситуации, когда выплаченные в предыдущем периоде отпускные приходится пересчитывать по различным причинам, причем как в большую сторону, так и в меньшую. Как в этом случае отражать отпускные в 6-НДФЛ:
- Если перерасчет привел к уменьшению суммы отпускных, нужно внести исправления в ранее представленный 6-НДФЛ в части начисленного и полученного дохода и налога с него (строки 020, 040, 130). В отчете периода, в котором произведен перерасчет, это отразится на сумме удержанного налога по строкам 070 и 140, а если излишне удержанный НДФЛ не был зачтен в счет будущих выплат, а возвращен физлицу, его отражают по строке 090.
- Если при перерасчете сумма отпускных увеличилась, «уточненку» за прошлый период сдавать не придется. Достаточно отразить суммы доначислений отпускных и налога по строкам 020, 040, 070, , 140 расчета 6-НДФЛ периода, в котором произведен пересчет. Произведенная доплата работнику будет доходом месяца, в котором она выплачена.
Отражаем больничные в 6-НДФЛ
НДФЛ облагаются все виды больничных пособий. Исключение - пособие по беременности и родам , которое не нужно отражать в 6-НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Как и отпуска, больничные включаются в общие суммы дохода и налога раздела 1, а в разделе 2 отражаются отдельными строками, в зависимости от сроков уплаты НДФЛ.
Работник может принести больничный лист в одном периоде, а получить пособие уже в другом. В расчет 6-НДФЛ такой больничный включается по дате его выплаты работнику.
Например, работодатель получил больничный листок от работника 26 марта. Выплатили пособие работнику вместе с ближайшей зарплатой – 5 апреля. Тем же днем удержан налог, а срок уплаты в бюджет - последний день апреля. Очевидно, что отразить этот больничный следует в разделе 2 6-НДФЛ не за 1 квартал, а за полугодие.
6-НДФЛ с примером больничного и отпуска
Компания в апреле выплатила 4 сотрудникам:
- 05.04.2018 зарплату марта – 100 000 руб. (НДФЛ 13000 руб.),
- 05.04.2018 больничный – 5000 руб. (НДФЛ 650 руб.),
- 05.04.2018 отпускные – 10000 руб. (НДФЛ 1300 руб.),
- 26.04.2018 отпускные – 12000 руб. (НДФЛ 1560 руб.)
В 6-НДФЛ полугодия эти суммы будут показаны совокупно по соответствующим строкам раздела 1, а в разделе 2 отразятся по строкам -140 следующим образом:
- зарплата – отдельно от остальных выплат,
- выплаченные 05.04.2018 больничный и отпускные – вместе, поскольку сроки их выплаты, удержания, перечисления налога совпадают,
- отпускные от 26.04.2018 – отдельно от остальных выплат.
Начислены отпускные за январь в сумме 8486,24 руб за 28 календарных дней. Удержан НДФЛ в сумме 921 руб за минусов вычета 1400 руб на ребенка. В феврале сторнированы отпускные за 9 дней в сумме 2727,72 руб. и начислен б/лист в сумме 805,44. Всего за феврале сторнирована база -1922,28 руб.Сторнирована сумма НДФЛ (2727,72 руб * 13%) 354 руб.Работник вернул в кассу 1568,28 рублей. (1922,28-354) за минусом НДФЛ. Итого доход с начало года 6563,96 руб, (8486,24-1922,28) сумма вычета 2205,44,(январь 1400,февраль 805,44) НДФЛ с начала года 567 руб.
Если во время отпуска сотрудник заболел и решил перенести неиспользованные дни отдыха на другой период, отпускные пересчитывают. Излишне выданные суммы можно зачесть в счет больничного пособия. НДФЛ, удержанный с излишков, зачтите в счет НДФЛ с больничного пособия. Так как весь НДФЛ с больничного пособия был зачет в счет отпускных, в феврале перечислять налог с дохода этого сотрудника Вы не должны.
Если сумма отпускных с учетом зачета оказалась больше, то сотрудник может вернуть разницу в кассу.
Пересчет отпускных в бухучете отразите проводками:
В январе:
Дебет 20 Кредит 70
–8486,24 руб. – начислены отпускные;
– 921 руб. – удержан НДФЛ с суммы отпускных;
– перечислен НДФЛ в бюджет;
Дебет 70 Кредит (50) 51
– 7565.24 руб. - выплачены отпускные;
В феврале:
Дебет 20 Кредит 70
– 2727,72 руб.
– сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 354 руб. – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
– 2373,72 – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям.
Дебет 20 Кредит 70
– 805,44 руб. – начислено больничное пособие за счет средств организации;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 104,71руб. – исчислен НДФЛ с больничного пособия;
– 805,44 руб. – зачтена в счет больничного пособия часть излишне выплаченных отпускных;
Дебет 50 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
–1568,28 руб. – отражена сумма излишне выплаченных отпускных, которую сотрудник вернул.
Таким образом, с учетом пересчета у сотрудника излишне удержали НДФЛ в сумме 249,30 руб. (354 руб.- 104,71 руб.). Эту сумму Вы можете вернуть сотруднику в безналичном порядке по его заявлению или зачесть при выплате другого дохода.
Если излишне удержанный НДФЛ в размере 249,30 руб. сотруднику не возвращали, то эту сумму отражать в строке 090 не нужно. Так как в этой строке указывают сумму налога, возвращенного сотруднику в соответствии со НК РФ. То есть сторнированный НДФЛ в бухгалтерском учете не должен автоматически попадать в регистры по НДФЛ, как возвращенный.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал Вам нужно показать сразу правильные сумму отпускных и сумму больничного пособия.
Как отразить в форме 6-НДФЛ доходы сотрудника, который перенес отпуск из-за болезни. Отпускные выплатили в I квартале, а излишнюю сумму отпускных после пересчета зачли в счет больничных и зарплаты во II квартале
Сумму отпускных, которую выплатили сотруднику перед уходом в отпуск, пересчитайте и отразите в уточненном 6-НДФЛ за I квартал. Больничное пособие и зарплату за II квартал занесите в 6-НДФЛ за полугодие без корректировок.
Если во время отпуска сотрудник заболел и решил перенести неиспользованные дни отдыха на другой период (), отпускные пересчитывают. Излишне выданные суммы можно зачесть в счет больничного пособия и зарплаты за II квартал. НДФЛ, удержанный с излишков, зачтите в счет НДФЛ с больничного пособия и с зарплаты за II квартал.
В 6-НДФЛ за полугодие покажите в доходах больничное пособие и зарплату за месяцы II квартала. НДФЛ с этих доходов не корректируйте. А в бюджет перечислите разницу между налогом с доходов за II квартал и излишне уплаченным налогом за I квартал. Таким образом, по итогам полугодия переплата по НДФЛ погасится.
Если отпускные и НДФЛ вы пересчитали уже после того, как сдали отчет за I квартал, то вместе с отчетом за полугодие подайте уточненный 6-НДФЛ за I квартал. В нем покажите пересчитанную сумму отпускных только за использованные дни. Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ пропорционально уменьшите.
О болезни сотрудника вы узнали до сдачи расчета за I квартал? Тогда в первичном расчете за I квартал отразите уже пересчитанные суммы. Подавать уточненку не придется. Так можно поступать всегда, если пересчет уже сделали, а расчет за этот период еще не подали.
Пример, как отразить в 6-НДФЛ пересчет отпускных. Сотрудник заболел в отпуске и неотгулянные дни перенес на другой период
Бухгалтеру организации А.С. Глебовой был предоставлен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней – с 21 марта по 17 апреля 2016 года. Оклад Глебовой – 25 000 руб. Средний дневной заработок Глебовой (для расчета отпускных) – 850 руб.
Глебовой начислены отпускные в сумме:
850 руб./дн. х 28 дн. = 23 800 руб.
Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
НДФЛ, рассчитанный с отпускных, составил:
23 800 руб. х 13% = 3094 руб.
17 марта сотруднице выплатили отпускные в сумме:
23 800 руб. – 3094 руб. = 20 706 руб.
В форме 6-НДФЛ за I квартал отражено (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 23 800,00 руб.;
– по строке 040 – 3094 руб.;
– по строке 070 – 3094 руб.;
в разделе 2:
– по строке 130 – 23 800,00 руб.;
– по строке 140 – 3094 руб.
После сдачи расчета выяснилось, что в апреле Глебова заболела. Больничный листок выдан 4 апреля, закрыт 22 апреля. С 25 апреля сотрудница приступила к работе. Одновременно она подала заявление о переносе неиспользованной части отпуска (14 календарных дней) на август 2016 года. По больничному листку Глебовой начислено 10 000 руб. (в т. ч. за счет организации – 2000 руб.). Зарплата за период с 25 по 30 апреля начислена в размере 5952 руб. Поскольку в августе отпускные Глебовой организация будет рассчитывать заново, отпускные, начисленные в марте, и удержанный из них НДФЛ бухгалтер пересчитывает.
Сумма отпускных, положенная Глебовой за фактически использованные дни отпуска, равна:
850 руб./дн. х 14 дн. = 11 900 руб.
НДФЛ с этой суммы составляет 1547 руб. (11 900 руб. х 13%).
В связи с пересчетом бухгалтер подал в ИФНС России уточненную форму 6-НДФЛ за I квартал.
В уточненном расчете отражено (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 11 900,00 руб.;
– по строке 040 – 1547 руб.;
– по строке 070 – 1547 руб.;
в разделе 2:
– по строке 100 – 17.03.2016;
– по строке 110 – 17.03.2016;
– по строке 120 – 31.03.2016;
– по строке 130 – 11 900,00 руб.;
– по строке 140 – 1547 руб.
Излишне начисленную сумму отпускных организация засчитывает в счет больничного пособия и в счет зарплаты за последнюю неделю апреля.
Налогооблагаемый доход Глебовой за апрель составляет:
10 000 руб. + 5952 руб. = 15 952 руб.
НДФЛ, исчисленный с этой суммы, равен 2074 руб.
В бухучете организации сделаны следующие записи.
Дебет 20 Кредит 70
– 11 900 руб. – сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1547 руб. – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
– 10 353 руб. – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям.
Дебет 20 Кредит 70
– 2000 руб. – начислено больничное пособие за счет средств организации;
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ФСС» Кредит 70
– 8000 руб. – начислено больничное пособие за счет средств ФСС России;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1300 руб. – исчислен НДФЛ с больничного пособия;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 8700 руб. – зачтена в счет больничного пособия часть излишне выплаченных отпускных.
Дебет 20 Кредит 70
– 5952 руб. – начислена зарплата за фактически отработанное время в апреле;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 774 руб. (5952 руб. х 13%) – исчислен НДФЛ с зарплаты за апрель.
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 1653 руб. – зачтена в счет зарплаты за апрель часть излишне выплаченных отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 3525 руб. (5952 руб. – 774 руб. – 1653 руб.) – выдана зарплата за апрель.
С учетом переплаты по НДФЛ, сложившейся из-за пересчета отпускных, фактически по итогам апреля с доходов Глебовой организация перечисляет в бюджет налог только в размере 527 руб. (2074 руб. – 1547 руб.).
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 527 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с доходов Глебовой за апрель.
В расчете 6-НДФЛ за полугодие перечисленные операции отражены следующим образом (другие выплаты не рассматриваются):
в разделе 1:
– по строке 020 – 15 952,00 руб.;
– по строке 040 – 2074 руб.;
– по строке 070 – 2074 руб.;
в разделе 2:
больничное пособие:
– по строке 100 – 29.04.2016;
– по строке 110 – 29.04.2016;
– по строке 120 – 04.05.2016;
– по строке 130 – 10 000,00 руб.;
– по строке 140 – 1300 руб.;
зарплата за апрель:
– по строке 100 – 30.04.2016;
– по строке 110 – 04.05.2016;
– по строке 120 – 05.05.2016;
– по строке 130 – 5952,00 руб.;
– по строке 140 – 774 руб.
- Скачайте формы
— Однозначного ответа на ваш вопрос нет.
Так, УФНС России по г. Москве разъяснило, что если при перерасчете отпускных сумма уменьшается, то в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940). Непонятно, причем здесь период, в котором отпускные были начислены. Ведь в расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются на дату получения дохода - на дату их выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
То, что говорит УФНС, противоречит позиции ФНС, которая считает, что уточненка не нужна.
ФНС разъясняла, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ, все перерасчеты нужно сделать в текущем периоде. При этом в разделе 1 расчета 6-НДФЛ, который заполняется нарастающим итогом с начала года, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письма ФНС от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Вероятно, УФНС хочет уточнить расчет 6-НДФЛ за период, в котором была отражена сумма первоначально выплаченных отпускных. Причем, скорее всего, это связано с тем, что УФНС хочет увидеть правильные суммы именно в разделе 2 с датами выплаты и сроками перечисления НДФЛ. Ведь в разделе 1 все отражено в общей сумме.
В то же время ни ФНС, ни УФНС не давали никаких разъяснений о том, как отражать операцию с перерасчетом отпускных в сторону уменьшения в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
Когда на отпускные уменьшается зарплата за тот месяц, в котором сделан перерасчет отпускных, никаких вопросов не возникает. Ранее отраженная в разделе 2 операция по отпускным на дату их выплаты не корректируется, а на сумму пересчета уменьшается зарплата. О том, как в этом случае заполнить 6-НДФЛ, мы рассказывали в ГК, 2016, № 14 «Заполняем 6-НДФЛ за полугодие: чем «порадовала» ФНС» (http://сайт/elver/2016/14/2410-zapolnjaem_6_ndfl_polugodie_poradovala.html#pos02).
Как разъясняет ФНС, расчет 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, а именно: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода (Письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248). Именно на эту дату нужно отразить все операции, которые были в организации в течение квартала по мере их совершения.
Когда вы заполняете расчет 6-НДФЛ по итогам квартала, вы уже знаете и о перерасчете отпускных, и о зачете этой суммы полностью в счет начисленных больничных. То есть вся выплаченная работнику сумма как была его доходом, так и осталась. Только она частично превратилась в другой вид дохода - оплату пособия по болезни. Причем дата получения этих доходов одинаковая - день выплаты работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). И с суммы выплаченного дохода НДФЛ был удержан и своевременно перечислен в бюджет. Кстати, срок перечисления НДФЛ с этих доходов тоже единый - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные и больничные (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Учитывая это, полагаем, что в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. можно показать только операцию по выплате отпускных и все.
Выплаченные отпускные в разделе 2 показать отдельным блоком:
По строке 100 (дата получения дохода) - 15.02.2018 (день выплаты работнику);
По строке 110 (дата удержания налога) - 15.02.2018 (день выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ));
По строке 120 (срок перечисления налога) - 28.02.2018 (срок, установленный НК - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ));
По строке 130 (сумма полученного дохода) - 1951,26 руб. (показывается доход в полной сумме без уменьшения его на НДФЛ и налоговые вычеты (Письма ФНС от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@, от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373@);
По строке 140 (сумма удержанного налога) - 254 руб.
То есть по итогам квартала выплаченная работнику сумма 1951,26 руб. складывается из трех сумм:
932,7 руб. (1951,26 руб. - 1018,56 руб.) - пересчитанных отпускных за февраль, которые являются доходом за февраль;
755,16 руб. - больничного за период с 26.02.2018 по 07.03.2018. Начислен больничный был 12.03.2018 и в этот же день в счет его перечисления работнику были зачтены пересчитанные отпускные. То есть этот доход уже выплачен работнику и НДФЛ с него удержан;
263,4 руб. - больничного, который был начислен 13.04.2018. И в этом случае работник доход уже получил ранее (в феврале в виде отпускных) и с него был удержан НДФЛ.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ применительно к отпускным:
По строке 020 надо показать ту же сумму, что и по строке 130 раздела 2 - 1951,26 руб.;
По строке 040 - сумму исчисленного НДФЛ - 254 руб.;
По строке 070 - повторить сумму из строки 040 - 254 руб. Ведь НДФЛ с отпускных был удержан и перечислен в бюджет по состоянию 31 марта.
Но в этом случае для того, чтобы данные расчета 6-НДФЛ сходились, вам придется в справке 2-НДФЛ за 2018 показать мартовский и апрельский больничные, в счет которых были зачтены ранее выплаченные отпускные как доход февраля. То есть у вас будет 2 вида дохода:
По коду 2012 отпускные в сумме 932,7 руб.;
По коду 2300 больничные в сумме 1018,56 руб. (755,16 руб. + 263,4 руб.).
И НДФЛ с этих доходов был удержан 15.02.2018 и в этот же день перечислен в бюджет.
В данном случае предъявить претензии о том, что НДФЛ неверно исчислен или невовремя уплачен в бюджет налоговики не смогут. Но есть вероятность, что они могут расценить, что вы неверно заполнили расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Поскольку доходы в виде больничных надо показывать на дату зачета в их счет выплаченных отпускных. И, учитывая позицию московского УФНС, могут потребовать от вас уточненку, в которой следует отразить уменьшение суммы отпускных после перерасчета. Тогда вам придется заполнить отдельные блоки строк 100-140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ по отпускным и больничным. Но здесь сразу возникнет и еще один вопрос - какую дату указывать как дату удержания НДФЛ. Если указывать дату зачета, тогда раздел 2 будет выглядеть так:
1) по пересчитанным отпускным:
Строка 100 - 15.02.2018;
Строка 110 - 15.02.2018;
Строка 120 - 28.02.2018;
Строка 130 - 932,7 руб.;
Строка 140 - 122 руб. (932,7 руб. х 13%)
2) по больничному за период с 26.02.2018 по 07.03.2018:
Строка 100 - 12.03.2018;
Строка 110 - 12.03.2018 (дата зачета НДФЛ с отпускных в счет НДФЛ с больничного);
Строка 120 - 02.04.2018 (поскольку 31.03.2018 суббота);
Строка 130 - 755,16 руб.;
Строка 140 - 98 руб. (755,16 руб. х 13%)
3) по больничному в апреле:
Строка 100 - 13.04.2018;
Строка 110 - 13.04.2018;
Строка 120 - 30.04.2018;
Строка 130 - 263,4 руб.;
Строка 140 - 34 руб. (263,4 руб. х 13%).
Однако если вы изначально заполните расчет 6-НДФЛ вышеуказанным образом, то сами привлечете внимание налоговиков. Ведь в этом случае получается, что 15.02.2018 в бюджет был перечислен излишний НДФЛ в сумме 254 руб. И у вас в бюджете переплата по состоянию на конец февраля - 132 руб. (254 руб. - 122 руб.), на конец марта - 34 руб. (132 руб. - 98 руб.). И закроется она только 30 апреля.
Поэтому вам придется сначала представить расчет 6-НДФЛ с изначально выплаченными отпускными (до перерасчета), а потом подавать уточненку после перерасчета.
Максимум, что могут предъявить налоговики - штраф по 500 руб. за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ и в справке 2-НДФЛ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)). Причем недовольны они могут быть и при первоначальном отражении в расчете только отпускных, и при отражении пересчетов на дату зачета отпускных в счет больничного. Но, во-первых, выявить это нарушение они смогут только на выездной проверке.
А во-вторых, вы можете оспорить штраф. Ведь порядок заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ в вашем случае никак не урегулирован - ни Порядком заполнения расчета, ни разъяснениями налоговиков. А в этом случае все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогового агента (п. 7 ст. 3 НК РФ).
Бывают ситуации, когда может понадобиться перерасчет в 6-НДФЛ. Это может происходить в случае корректировки декабрьской зарплаты, либо ошибок работников. Каждый работник бухгалтерии должен знать, как в 6-НДФЛ отразить перерасчет и корректировки.
Когда в организации следует пересчитывать ранее начисленный налог? Как отразить перерасчет НДФЛ в форме 6 НДФЛ, и будут ли применены санкции к организации, расскажем обо всем подробно.
Когда нужно выполнять перерасчет
Агенты исчисляют налог нарастающим итогом с начала отчетного года. Перерасчет отчета 6 может подаваться по следующим причинам:
- счетная или техническая ошибка работника бухгалтерии;
- начисление премии или иных выплат за прошлый период;
- изменение окладов в штатном расписании после отправки работника в отпуск;
- отпускные сотруднику начислены некорректно в связи с дополнительным премированием;
- предоставление сотрудником во время отпуска;
- отзыв из отпуска;
- перерасчет в связи с изменением статуса сотрудника, если он стал резидентом РФ или наоборот;
- представление работодателем имущественных вычетов работникам;
- перерасчет в связи с увольнением сотрудника, не отработавшего аванс.
Во всех этих ситуациях происходит не только изменение дохода, но и начисленный НДФЛ. Для этого в декларации необходимо сделать перерасчет и подать документы до того момента, когда расхождения обнаружат налоговики.
Корректировка отчета вследствие сбоя программы
Перерасчет НДФЛ в 6 НДФЛ вследствие технического сбоя программы – это самая простая ситуация, которую исправить совсем несложно. Необходимо оправить в налоговую уточненные расчеты, изменив показатели.
Когда инспекторы получат корректировку, сразу поймут, что к сведению необходимо принимать уточненный перерасчет отчета.
Как отразить пересчет отпускных и начисление премии
В случае перерасчета оплаты труда, изменяется среднемесячный заработок в большую или меньшую сторону. Соответственно, изменяются и суммы перечисления дохода и удержанные при выплате НДФЛ.
Порядок уточнения сведений для случаев уменьшения выплат и налогов регламентирован приказом ММВ 7-11/450@ от 14 октября 2015 г. Последовательность действий должны быть следующей:
- следует представить уточнение за тот период, когда, например, бухгалтер обнаружил, что зарплата работницы начислена с ошибкой. Необходимо сторнировать ошибочные записи и выполнить перерасчет. Соответственно, показатели в 1 разделе также изменятся в строках начисленного (стр. 020) и перечисленного дохода (стр. 130) и НДФЛ (стр. 040);
- выполнить перерасчет НДФЛ за квартал, в котором проводятся корректировки. Это следует отразить только по стр. 070 и стр. 140. Например, для выплаченных в июле отпускных указывается уточненный подоходный указывается только отчете за 9 месяцев и за год;
- когда суммы излишне удержанных налогов не представляется возможным перезачесть в будущем (например, сотрудник уволился), подоходный, который вернули работнику, необходимо отразить по стр. 090;
- даты по стр. 100, 110, 120 корректировке не подлежат.
Когда происходит перерасчет 020 строки отчета нужно не забыть сопоставить сведения с начислениями и размером страховых взносов.
Это важно! Такие удержания из заработной платы регламентированы в статье 137 НК. Для иных удержаний необходимо согласие сотрудника в письменном виде.
Как отразить в отчете доначисление НДФЛ?
Если требуется перерасчет заработка за прошлые кварталы, который повлиял на увеличение отпускных и налогов, в расчете НДФЛ необходимо корректировать стр. 020, 040, 070, 130, 140.
Доплату следует включать в стр. 020 того периода, в котором она была произведена. Это регламентировано в ст. 223 п. 1 подпункт 1 НК.
Нужно ли уточнять 6-НДФЛ в связи с продлением трудового отпуска
Отпуск продлевается в следующих случаях согласно статье 124 ТК:
- если работник болел во время отпуска. Это должно подтверждаться больничным листом;
- сотрудник отозван на исполнение гособязанностей, для которых необходимо освобождение от основной работы;
- иные случаи, предусмотренные законодательными актами.
В данном случае, перерасчет формы делать не нужно, так как начисление отпуска за все дни уже произведено и налог исчислен.
Расчет больничного листка включается в отчет того периода, когда возмещение будет выплачено. Перенос дней отпуска по согласованию с работником возможен на другое время. В данном случае следует сделать перерасчет отпускных и налогов и включить показатели в отчет периода начисления.
Нужно ли уточнять отчет при сокращении отпуска
Работник из отпуска может выйти раньше требуемого срока по нескольким причинам. Одна из них – отзыв по приказу работодателя. В данной ситуации, излишне уплаченный заработок и налоги организация вправе зачесть в счет предстоящих расчетов. Способ внесения корректировочных данных зависит от того, в каком периоде произошел отзыв работника.
Если период отпуска и его прерывание приходятся на один и тот же отчетный период, сумма выплаченных доходов засчитываются как зарплата во втором разделе отчета. Отпускные следует отражать с учетом перерасчета. Если затронут предыдущий период, необходимо подавать уточненный расчет аналогично ситуации уменьшения дохода и НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил аванс 24.07 в размере 7,00 тыс. руб. и не отработал его. С 25.07 он не появлялся на работе и был уволен 4.10 по статье «за прогулы». Датой фактического получения дохода признается последний день – 31.07. При увольнении ему начислили компенсацию – 54 руб. Бухгалтер удержал ее в счет неотработанного аванса.
Фактически, работник остался должен, а компенсация частично покрыла выданный ранее аванс.
Как показать корректировку? При заполнении формы следует придерживаться следующей последовательности:
- субъекты хозяйствования при выплате аванса не удерживают НДФЛ (ст. 223 п. 2 НК). Получением дохода признается последняя дата этого месяца;
- для данной ситуации датой полученного аванса признается 31.07. Этой же датой субъект хозяйствования должен произвести начисление подоходного;
- удержание НДФЛ необходимо произвести при последующих выплатах (ст. 226 п. 4 НК);
- перечисление НДФЛ в казну следует выполнить не позднее следующего рабочего дня (ст. 226 п. 6 и ст. 6.1 п. 7 НК).
Согласно ст. 210 п. 1 абзац 2 НК и ст. 137 ТК, если принято решение об удержании сумм из заработка физлица, это не должно уменьшить налогооблагаемую базу по подоходному налогу. Это означает, что на начисленную компенсацию за неиспользуемый отпуск необходимо начислить подоходный. Однако, поскольку выплаты не было, то удержать его компания не смогла.
Форма 6 НДФЛ заполняется следующим образом:
- за 1-3 квартал следует включить аванс (в 020) и удержанный с него НДФЛ (в 040);
- датой фактического получения дохода признается 31.07, но перечисления сотруднику не было. Соответственно, налог с дохода не удерживался. Строки 070 и 080 в отношении налога с аванса не заполняются (согласно письмам БС-4-11/11886@ от 01 июля 2016 и БС-4-11/12975@ от 19 июля 2016);
- в октябре следует включить компенсацию в 020, начисленный налог с нее в 040 в отчете за год;
- в годовом отчете налог с компенсации в строку 070 и 080 не включается, поскольку выплаты сотруднику не производились. Соответственно, во 2 разделе данные суммы также не отражаются.
Отражение вычета сотруднику
В случае, когда предоставляется вычет по НДФЛ, сумма налога пересчитывается в сторону уменьшения. Это разъяснение есть в письме от 14 января 2015 года ММВ-7-11/3:
- Сумму прибыли сотрудников отражаем по 020;
- вычет – по 030;
- по 040 отражается налог с учетом примененных льгот;
- разницу между перечисленным и исчисленным налогом следует отразить по 090. Это сумма налогообложения, переходящая в статус задолженности, подлежащей возврату на расчетный счет компании.
Эта ситуация достаточно сложная для внесения изменений в отчет. Физическое лицо может поменять статус «резидента» на «нерезидента» и наоборот. Нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации, разъяснены в ст. 207 п. 2 НК.
Важно учитывать следующие сведения, которые применимы для окончательного изменения статуса. Это убережет от ошибок, которые не повлекут завышение или занижение налога:
- сотрудник получил статус «резидент». Важно, чтобы он был на территории России не менее 183 дней. Только тогда в расчете его можно отражать в новом статусе. НДФЛ должен рассчитываться под 13%, а не под 30%. Например, с января по февраль статус сотрудника – «нерезидент». С марта человек становится резидентом. Расчет за весь год выполняем по ставке 13%. Аналогичным образом следует выполнять расчеты и при изменении статуса на «нерезидент».
- если работник стал резидентом позже, и за год не пробыл в данном статусе 183 дня, его НДФЛ за год необходимо рассчитать по двум ставкам, за каждый период отдельно (30% и 13%).
Это следует знать! Если сотрудник меняет статус временно, пересчитывать НДФЛ следует по другой схеме.
Для периода, когда сотрудник был нерезидентом, налог рассчитывается по ставке 30%, после изменение – по 13%. То есть рассчитывается конкретный доход в конкретном периоде. При заполнении первого раздела отчета доход будет указан в двух строчках, отдельно для каждой налоговой ставки.
Заключение
Перед тем, как в 6 НДФЛ выполнить перерасчет НДФЛ, необходимо провести четкий анализ причин. Возможно, потребуется внесение корректировки только в 1 и 2 раздел формы текущего отчета. Но может возникнуть ситуация, когда уточнение необходимо представить и за прошлые периоды.
Кроме того, это может повлиять и на учет страховых взносов. Поэтому, когда происходит корректировка доходов, необходимо сопоставить всю смежную отчетность.
Форма 6-НДФЛ – новый бланк отчетности для предъявления в налоговую о начисленных, удержанных и перечисленных величинах подоходного налога с выплат сотрудников, а также величине самих доходов, применяемых для исчисления НДФЛ. В отличие от справок сведения приводятся в обобщенном виде по всем трудящимся, с которыми велись расчеты в отчетном периоде.
Актуальный бланк расчета приложен к приказу №MMB-7-11/450@ от 14.10.15, утвержденного ФНС. Этот же приказ определяет особенности заполнения нового отчета.
Подача 6-НДФЛ
Форма применяется с начала 2016 г., сдается поквартально всеми лицами, использующими наемный труд. В расчет включаются сведения по тем физлицам, которым выплачивались доходы различного вида (включая и дивиденды).
Предусмотрено 4 периода, за которые нужно отчитаться с помощью 6-НДФЛ:
- I кв.
- 6 мес.
- 9 мес.
За первые три периода передать данный расчет нужно не позднее последнего дня следующего месяца. За год 6-НДФЛ следует подать до 1 апреля включительно следующего года.
Подавать форму нужно в отделение ФНС, где компания была зарегистрирована в качестве плательщика налога.
Предусмотрена как электронная, так и бумажная форма подачи 6-НДФЛ, при этом бумажный формат доступен только для лиц, имеющих менее 25 сотрудников, в отношении которых осуществлялись выплаты различного характера. Если же их 25 и более, то заполнять и подавать расчет нужно исключительно в электронном формате. Аналогичные правила действуют в отношении прочей отчетности по НДФЛ. И электронная, и бумажная форма находятся в приложениях к указанному выше приказу.
Особенности заполнения 6-НДФЛ
6-НДФЛ отражает данные о следующих величинах в обобщенном виде, исчисленных суммарно с начала года:
- Выплаты различного характера;
- Вычеты по налогу, предоставленные сотрудникам;
- Подоходный налог, удержанный и оплаченный компанией.
В отношении перечисленных выше величин приводятся даты о начислениях, удержаниях и перечислениях за последние 3 месяца.
Титульный лист
Заполнение полей титульного листа идентично оформлению иных отчетов и деклараций:
- Заполняются данные об ИНН, КПП, наименовании, ОКТМО отчитывающегося лица;
- При изменении показателей расчета проставляется номер корректировки, при исходной подаче проставляются прочерки;
- Период представления соответствует тому временному промежутку, за который отчитывается компания (21, 31, 33 и 34 – за Iкв., 6, 9 месяцев и год соответственно);
- Год – вписывается тот год, которому соответствует указанный в предыдущем поле период.
Разделы 1 и 2
Первый раздел отражает обобщенные показатели в отношении всех сотрудников по выплаченным суммам и подоходному налогу, рассчитанным с начала года. Эти показатели отражаются в отношении каждой отдельной налоговой ставки в полях 010-050. Заполняется столько листов с первым разделом, сколько нужно для полного отражения данных по всем ставкам.
Поля 060-090 отражают суммарные показатели по всем ставкам, заполняют их единожды на первой странице первого раздела.
Во втором разделе приводятся фактические даты для получения дохода, удержания НДФЛ и его перечисления с указанием соответствующих сумм.
Заполнение полей 1-го и 2-го разделов
| Поле | Показатель |
| Раздел 1 | |
| 010 | Ставка подоходного налога, если работникам выплачивались только зарплата и отпускные, то применяется одна ставка 13%. |
| 020 | Доход по всем физлицам с января текущего года, с учетом следующих моментов:
Зарплата и отпускные облагаются по одной ставке, а потому могут быть суммированы и отражены в данном поле общей величиной. |
| 025 | Если выплачивались дивиденды, наряду с зарплатой и отпускными, то их величина показывается в этом поле. |
| 030 | Общая сумма вычетов по НДФЛ. |
| 040 | Размер подоходного налога, посчитанного как процентная ставка от величины дохода из поля 020 с учетом положенных вычетов. |
| 045 | НДФЛ в отношении начислений, отраженных в поле 025. |
| 050 | Суммарная величина авансовых платежей в фиксированном размере по иностранным сотрудникам, на которую уменьшен исчисленный НДФЛ. |
| 060 | Число сотрудников, которым производились начисления в том временном промежутке, за который заполняется расчет. |
| 070 | Общий удержанный НДФЛ по всем ставкам. |
| 080 | Не удержанный, но рассчитанный налог. |
| 090 | НДФЛ, возвращенный компанией сотрудникам по причине излишнего удержания. |
| Раздел 2 | |
| 100 | Момент фактической выплаты дохода. Определяя данную дату, нужно руководствоваться 223 ст. НК РФ, указывающей, какой день признается фактической выплатой по отношению к различным типам доходов:
Так как даты выплаты зарплаты и отпускных отличаются, то их следует разделять, заполняя для каждого вида доходов отдельно поля 100-140. |
| 110 | Момент, когда с начисленных доходов, удерживается подоходный налог. При заполнении этого поля следует принимать к сведению такие пункты налоговых статей – п.4 ст.226 и п.7 ст.226.1. Установлено, что НДФЛ следует удержать той датой, когда был выплачен сам доход. |
| 120 | Момент, когда компания оплачивает рассчитанный подоходный налог. Ориентироваться в данном случае надлежит на п.6 ст.226 и п.9 ст.226.1:
|
| 130 | Суммарный доход, соответствующий дате из поля 100. |
| 140 | Суммарный налог, удержанный в день, указанный в поле 110. |
Если в 1-м разделе показатели отражаются суммарно с начала года, то во 2-й включаются только те операции, которые присутствовали в 3-х последних месяцах.
Письмо ФНС №БC-4-11/5106 от 24.03.16 пояснило, что включать во 2-й раздел нужно сведения о тех доходах, даты удержания и перечисления НДФЛ по которым приходятся на последние 3 месяца. То есть в случае, если дата начисления дохода приходится на последний квартал, но налог с него не перечислен в этом квартале, то отражать такой доход во 2-м разделе не нужно.
Пояснением может служить такой пример:
Мартовская зарплата начислена 31.03, выплачена 06.04, тогда же оплачен налог.
При оформлении расчета за I кв. в 1-й раздел мартовская зарплата будет включена в поле 020. Во 2-й раздел она не вносится, зато будет отражена в расчете за полугодие.
Пример:
ООО «Бегемот» имеет двух сотрудников, за первый квартал им выплачивались следующие суммы:
- з/п за январь 60000 – 05.02;
- отпускные одному из сотрудников 15000 – 15.02;
- з/п за февраль 45000 – 04.03;
- з/п з март 60000 – 05.04.
НДФЛ перечислялся в том же день, когда производилась выплата зарплаты. С отпускных НДФЛ перечислен 29 февраля.
Так как с мартовской зарплаты НДФЛ был перечислен в апреле, то данные о ней во 2-й раздел не будут включены, но будут учтены в 1-м разделе.
Оформление 6-НДФЛ при наличии больничных выплат в последнем квартале аналогичен рассмотренному выше процессу.
Больничные облагаются ставкой 13%, так же, как и зарплата. То есть в в первом разделе пособия можно отразить вместе с прочими выплатами, облагаемыми по ставке 13%.
Фактической датой выплаты больничных считается непосредственно тот день, когда они выданы на руки сотруднику (перечислены безналом). Дата удержания НДФЛ с них – последний день месяца, в котором они выплачены. То есть в разделе 2 для больничной компенсации нужно заполнить отдельно поля с 100 по 140.
Пример:
ООО «Крокодил» имеет трех сотрудников, за первый квартал им выплачивались следующие суммы:
- з/п за январь 90000 – 05.02;
- больничное пособие 6000 – 10.02;
- з/п за февраль 80000 – 05.03;
- з/п за март 90000 – 05.04.
Подоходный налог оплачивался в тот же день, что и выдавалась зарплата персоналу.
Аналогично предыдущему примеру не нужно учитывать зарплату за март во 2-разделе, но следует включить ее в 1-й.
