Как заполняется форма 6 ндфл. Какое заполнение пройдет проверку в ифнс. Образец заполнения регистра налогового учета

Навигация по статье:

Мрачные философы говорят, что человек в наше время просто помирает от вселенской скуки. Иногда мне кажется, что руководители ФНС, ПФР и Росстата приняли подобные речи близко к сердцу.

И теперь российские налоговики и иже с ними борются за человеческое счастье так, как умеют – всеми силами не дают успокоиться и заскучать российскому бизнесу.

Предприниматели и главбухи, которые успешно пережили сдачу , продрались через дебри и не опоздали с – эти героические люди осилили пока не все нововведения в бухгалтерском учете 2016 года.

Теперь их ждет ежеквартальный отчет 6-НДФЛ.

Если все это про вас – не тревожьтесь. «Дикастер» продолжит помогать вам подробными инструкциями – в крайнем же случае мы можем .

Штрафы за опоздания и ошибки в 6-НДФЛ

Налоговики штрафуют не только за опоздания с подачей формы отчетности 6-НДФЛ, но и за обыкновенные ошибки в расчетах, указанных в этой форме.

В результате за 6-НДФЛ могут быть начислены следующие штрафы.

1. За опоздание на компанию. 1 000 рублей за каждый месяц просрочки – в том числе за неполный месяц.
2. За опоздание на директора. От 300 до 500 рублей . Стоит помнить о том, что этот штраф представители налоговой могут выписывать самостоятельно, не обращаясь в суд.
3. За ошибки. 500 рублей — вне зависимости от того, был отчет сдан вовремя или же просрочен.
4. За подачу в неправильной форме. Тот же штраф может быть начислен и в том случае, если вы подали бумажную 6-НДФЛ, когда имели право сдавать ее только в электронном виде.

Кто сдает 6-НДФЛ и в какие сроки он должен это сделать?

Все налоговые агенты,

то есть
все компании и ИП, которые выплачивали физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ, на протяжение отчетного периода.

за I квартал 2016 года

за I полугодие 2016 года

за 9 месяцев 2016 года

за весь 2016 год

Нулевой отчет 6-НДФЛ. Что делать, если вы не платили физлицам?

Информация, которая была размещена в этом разделе, устарела, и мы удалили ее. Самые свежие сведения по поводу отчетности 6-НДФЛ для тех, кто за весь отчетный период ни разу не платил физлицам — в статье .

Бесплатно скачать бланк отчетности 6-НДФЛ

Куда и с каким кодом сдавать форму 6-НДФЛ?

Одна из сложностей заполнения и сдачи отчетности 6-НДФЛ – она сдается в различные инспекции в зависимости от того, о доходах каких сотрудников там идет речь. И это, в свою очередь, определяет то, какой код должен быть проставлен на титульном листе.

В этой таблице мы перечислим наиболее употребительные варианты и коды.

За кого?	Куда?	Какой код?
Сотрудники головного офиса компании	По месту учета компании	212
Сотрудники компании, учтенной в качестве крупнейшего налогоплательщика	По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика	213
Сотрудники обособленного подразделения	По месту учета обособленного подразделения	220
Подрядчик	Один из вышеперечисленных вариантов – в зависимости от места заключения договора с подрядчиком	212, 213 или 220
Работники ИП на ОСНО или УСН	По месту жительства ИП	120
Работники ИП на ЕНВД или патентной системе	По месту учета ИП как налогоплательщика	320

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ?

Этот вопрос легко разбивается на три.

1. Как заполнить титульный лист формы?
2. Как заполнить первый раздел?
3. Как заполнить второй раздел?

Правильное заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ

Перечислим строки, которые вам необходимо заполнить, и дадим комментарии по поводу требуемого содержимого этих строк.

Период предоставления

Подберите необходимый вам код по этому списку:

• 21 – первый квартал;
• 31 – полугодие;
• 33 – девять месяцев;
• 34 – год;
• 51 – первый квартал при реорганизации/ликвидации организации;
• 52 – полугодие при реорганизации/ликвидации организации;
• 53 – девять месяцев при реорганизации/ликвидации организации;
• 90 – год при реорганизации/ликвидации организации.

Налоговый период

В этой графе напишите текущий год. В данном случае – 2016.

Представляется в налоговый орган

В этой графе требуется проставить цифровой номер инспекции, в которую вы будете сдавать отчет.

По месту нахождения (учета)

Именно здесь вам пригодятся коды из таблицы, которую мы приводили выше.

Инструкция по заполнению раздела II отчета 6-НДФЛ

А теперь приготовьтесь к небольшому парадоксу. Заполнять 6-НДФЛ лучше именно в таком шахматном порядке – титульный лист, потом второй раздел и только потом первый. Дело в том, что первый, по сути, является обобщением сведений, перечисленных во втором.

Итак, мысленно отложили в сторонку первый раздел.

Второй раздел состоит из блоков, каждый из которых содержит по пять строчек (100, 110, 120, 130 и 140). На одной странице помещается пять таких блоков.

Каждый из таких блоков обозначает выплату физическим лицам облагаемого НДФЛ дохода – зарплат, больничных, отпускных и так далее. При этом доход не разбивается по лицам, которым он выдан, зато разбивается по датам выдачи.

Внимание, вопрос: можно ли отразить отпускные и матпомощь в одном блоке, если они выданы в один день?

Нет, нельзя. Видите ли, у этих доходов будет одна дата получения дохода (строка 100) и одна дата удержания НДФЛ (строка 110) — день выдачи. Однако в строке 120 («Срок перечисления налога») вы должны будете указать разные даты — следующий день за днем выплаты для матпомощи и последний день месяца для отпускных.

Для каждой из этих дат вам и предстоит заполнить пять строчек. Если таких «партий доходов» за квартал окажется больше пяти – используйте дополнительные листы.

А теперь – еще один парадокс. Каждый лист этой формы включает в себя поля под первый раздел и поля под второй. При этом первый раздел вы заполните на стольких листах, сколько ставок НДФЛ использовали в этом отчетном периоде. Если только 13% — значит, только на одном листе. На всех остальных листах, если их окажется больше, поля первого раздела должны остаться пустыми.

Какие доходы описывать во втором разделе формы 6-НДФЛ?

В уже упомянутых блоках, содержащих по пять строк, вам предстоит в хронологическом порядке расписать облагаемые НДФЛ доходы, полученные физлицами от вас за отчетный периода.

Сложный момент – что делать с зарплатой за последний месяц квартала?

В налоговой службе поясняют, что налог на зарплату за последний месяц отчетного периода вы удерживаете, скорее всего, уже в следующем месяце. Таким образом, при сдаче 6-НДФЛ, например, за первый квартал 2016 года вы указываете в отчете зарплату за декабрь, выплаченную в январе – и не указываете зарплату за март, выплаченную в апреле.

Даже если перечисляемые доходы облагаются НДФЛ по разным ставкам, вам нет нужды изощряться с порядком их указания – продолжайте указывать в хронологическом порядке.

Строка 100. «Дата фактического получения дохода»

А вот вам еще один небольшой парадокс. В строке «дата фактического получения дохода» вы во многих случаях НЕ пишете дату фактического получения дохода. Речь идет скорее о той дате, на которую вы должны рассчитать сумму налога на доход физлица – такие даты определены Налоговым кодексом.

Сейчас мы перечислим наиболее распространенные варианты, чтобы вам не пришлось тратить дополнительное время на поиски.

Вид дохода	День фактического получения дохода по НК
Зарплата	Последний день месяца, за который начисляется зарплата
Расчет при увольнении	Последний рабочий день сотрудника
Отпускные, больничные, часть материальной помощи, облагаемая НДФЛ, и иные доходы, не связанные с оплатой труда	День выдачи денег из кассы или перевода их на карту сотрудника со счета компании. Для доходов в натуральной форме – день передачи материальных ценностей или оплаты услуг за человека
Командировочные, не подтвержденные сотрудником документально, и сверхлимитные суточные	Последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет
Вознаграждение подрядчику	День выдачи денег из кассы или перевода их на карту подрядчика со счета компании
Материальная выгода по займам	Последнее число каждого месяца в течение срока, на который был выдан заем
Дивиденды	День выдачи денег из кассы или перевода их на карту акционера со счета компании

Повторимся: если дата из этой таблицы не совпадает с днем, в который человек реально получил свои деньги – следует писать дату из этой таблицы.

Строка 110. «Дата удержания налога»

Удерживать налог полагается в день выплаты дохода. Поэтому именно в этой строчке вы и укажете день, в который ваши сотрудники реально получили свою зарплату, если этот день отличается от последнего числа месяца. Даже если вы задержали ее на полгода.

Внимание, вопрос: как отражать зарплату, если она выдается частями?

Здесь есть тонкость: НДФЛ не удерживается во время выдачи аванса. Доля налога, которая должна быть удержана с выплат, произведенных до конца месяца, удерживается из первой выплаты после его конца — то есть во время основной выплаты зарплаты. Значит, во второй части 6-НДФЛ вы отражаете аванс и основную выплату одним блоком.

А вот если вы выдаете зарплату в несколько частей после конца месяца — например, в случае финансовых затруднений у компании — то вам следует отражать эти части по отдельности. Аванс при этом будет полностью слит с первой выплатой, как и в прошлом случае.

Если же речь идет о доходах в натуральной форме и материальной выгоде по займам, то налоги с них вам полагается удерживать с ближайшей денежной выплаты тому же физлицу. День именно этого события вам следует указать в этой графе в таком случае.

Строка 120. «Срок перечисления налога»

В этой графе вам следует указать дату, в которую вы обязаны перечислить удержанный НДФЛ согласно Налоговому кодексу.

Обратите внимание – если в силу каких-то затруднений вы задержались с переводом собранного налога, это не повлияет на требуемое содержание формы 6-НДФЛ. То есть от вас требуется включить в эту строку тот день, когда вы должны были перечислить налог, а не когда вы его перечислили.

Строка 130. «Сумма фактически полученного дохода»

Здесь полагается указать общую сумму дохода, облагаемого НДФЛ.

Строка 140. «Сумма удержанного налога»

Здесь вы должны указать ту сумму, которую вы должны были удержать с выплаченного дохода в качестве НДФЛ. Обратите внимание – даже если по какой-то трагической случайности вы не перечислили ее в этом объеме, этот факт не окажет никакого влияния на содержание этой строки. Напишите столько, сколько должны были.

Руководство по заполнению первого раздела 6-НДФЛ

Теперь, когда вы покончили с заполнением второго раздела новой формы, вы можете спокойно переходить к заполнению первого.

Вероятно, эта задача окажется менее трудоемкой – но она точно не будет менее важной, так что не расслабляйтесь.

Внимание – вам предстоит заполнить строки, относящиеся к первому разделу, на стольких листах, сколько ставок НДФЛ использовали в этом отчетном периоде.

На каждом из листов будет расчет для всех доходов, облагаемых НДФЛ по одной ставке. Вполне вероятно, что это будет одна ставка – 13%. Даже в этом случае вас не должно смущать то, что на следующих листах отчета заполнены поля, относящиеся ко второму разделу.

Итак, перечислим строки первого раздела и дадим комментарии по поводу их заполнения.

Строка 010. «Ставка налога»

Укажите здесь ставку, о которой пойдет речь на этом листе.

Строка 020. «Сумма начисленного дохода»

А вот здесь мы встречаем драму – одну из главных драм, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ.

Коллеги-бухгалтеры, обращавшиеся за разъяснениями к чиновникам налоговой, принесли весть о том, что показатель этой строчки не должен совпадать с суммой соответствующих строк второго раздела формы.

Разница объясняется двумя причинами:

• в этой графе суммируются в числе прочего частично облагаемые НДФЛ доходы из статьи 217 НК РФ, которые не указываются во втором разделе;
• доходы, переходящие с одного квартала в другой, указываются в этих формах по-разному – в первом разделе идет речь о начислении, а во втором о выплате (значит, в первом разделе 6-НДФЛ за первый квартал вы указываете зарплату за январь, февраль и март, а во втором разделе того же отчета – за декабрь, январь и февраль).

Ваши глаза лезут на лоб? Мои тоже. Но что делать – это следует из официальных разъяснений, придираться к расхождениям, получившимся в результате, чиновники не должны.

Строка 025. «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов»

Здесь вам необходимо указать сумму дивидендов, фактически выплаченных за отчетный период. При этом неважно, за какой период начислены эти дивиденды.

Внимание, вопрос: как указывать в 6-НДФЛ доплату отпускных?

Если вы доплачиваете отпускные, то вам следует удержать налог на доходы физических лиц непосредственно в день выплаты. А перечислить эту сумму в налоговую — в последний день месяца, в котором производилась выплата. Именно это должно быть отражено в форме 6-НДФЛ. Обратите внимание — доплата должна быть отражена в форме 6-НДФЛ, соответствующей отчетному периоду, в котором производилась доплата.

Строка 030. «Сумма налоговых вычетов»

Помимо всех вычетов, предоставленных за отчетный период, сюда также следует включить необлагаемую часть материальной помощи, подарков и прочих частично облагаемых доходов.

Строка 040. «Сумма исчисленного налога»

Строка 045. «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов»

Та же самая логика, только по отношению к сумме дивидендов.

Строка 050. «Сумма фиксированного авансового платежа»

Эту строку вам следует заполнять только в том случае, если НДФЛ с доходов иностранных сотрудников уменьшались вами на сумму авансовых платежей по патенту в связи с их заявлениями.

Специфика заполнения строк 060-090 первого раздела

Обратите внимание – следующие строки относятся ко всему доходу в целом. Поэтому заполнять их вам нужно только один раз, на первом листе. Если вы заполняете первый раздел на нескольких листах, то на остальных вам достаточно поставить в этих строках 0.

Строка 060. «Количество физических лиц, получивших доход»

Здесь есть два важных момента:

1. речь опять идет не о реальном получении средств, а о наступлении «даты фактического получения дохода», заданной в Налоговом кодексе, о которой мы уже говорили в таблице, посвященной заполнению строки 100;
2. вам нужно посчитать для этой строки только те физические лица, доходы которых в отчетном периоде облагаются НДФЛ.

Строка 070. «Сумма удержанного налога»

Учитывается налог по всем ставкам НДФЛ. И – обратите внимание – эта сумма может не совпадать с содержимым строки 040. Причину мы обсуждали, говоря по поводу строки 020.

Строка 080. «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом»

Обратите внимание – здесь не указывается налог, который ПОКА не удалось удержать, то есть тот, который будет удержан вами в следующем отчетном периоде.

Сюда попадает, например, материальный подарок стоимостью больше четырех тысяч рублей, полученный от вас человеком, денежных выплат которому больше не планируется.

Строка 090. «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»

Указывается излишне удержанный и возвращенный в текущем отчетном периоде налог.

В каком виде сдавать отчетность 6-НДФЛ?

Обратите внимание на показатель, получившийся у вас в строке 060 первого раздела. Если там 24 человека или меньше – значит, вы можете сдавать форму как в электронном виде, так и на бумаге. Если там 25 человек или больше — бумажную форму оператор может не принять, сдавать следует в электронном виде.

Форма 6-НДФЛ содержит обобщенную информацию о налоге, уплаченном с доходов работников, и подается ежеквартально. В ней подлежат отражению суммы доходов, а также исчисленные и уплаченные с них суммы налога.

Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами. Крайняя дата сдачи за год - 1 апреля. Однако в этом году она приходится на выходной, поэтому подать расчет за 2017 год нужно до 2 апреля 2018 года .

Обычно расчет подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учета компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Обособленные подразделения

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчет по месту учета каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.

Если на учете в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подается отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учете в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учет в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

• ИНН головной организации;
• КПП обособленного подразделения;
• ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).

Смена адреса

Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ :

• первую - за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
• вторую - за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.

КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.

Новая форма 6-НДФЛ

18 января 2018 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/18@ утвердила новую форму 6-НДФЛ, но она вступит в силу лишь с 26 марта 2018 года . Пока отчитываться нужно по старой форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Однако за следующий квартал в любом случае придется подавать уже новую форму, поэтому рассмотрим, что в ней изменилось.

Новшества в основном касаются реорганизованных юридических лиц . С 1 января текущего года в случае неподачи компанией 6-НДФЛ до реорганизации это должен сделать ее правопреемник. В связи с этим изменения формы и порядка ее заполнения таковы:

1. 1. Появились поля для реквизитов правопреемника на титульном листе:
      • поле для указания формы реорганизации , в котором нужно поставить подходящий код:
        • 1 - преобразование,
        • 2 - слияние,
        • 3 - разделение,
        • 5 - присоединение,
        • 6 - разделение с одновременным присоединение,
        • 0 - ликвидация;
      • поле для указания ИНН/КПП реорганизованной компании (остальные ставят прочерк).
   2. Введены коды для правопреемников , которые нужны указывать в поле «по месту нахождения (учета)»:
      • 216 - для правопреемников, которые являются крупнейшими налогоплательщиками;
      • 215 - для всех остальных.
   3. В поле для подтверждения достоверности и полноты сведений появилось указание на правопреемника налогового агента (код «1»).
   4. При подаче формы правопреемником в поле «налоговый агент» нужно указывать название реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Кроме того, небольшие изменения коснутся всех налоговых агентов , а именно:

• в поле «по месту нахождения (учета)» налогоплательщики, не относящиеся к числу крупных, вместо кода «212» должны указывать код «214» ;
• для подтверждения полномочий доверенного лица нужно будет указывать реквизиты документа , в не только его наименование.

Санкции за нарушения

За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.

Таблица 1. Возможные санкции за нарушение порядка и срока подачи 6-НДФЛ

Нарушение	Санкция	Регулирующая норма
Форма не подана	1 тыс. рублей за каждый месяц (полный и неполный)	п. 1.2 ст. 126 НК РФ
Расчет не поступил в ИФНС в течение 10 дней после окончания срока сдачи	Блокировка расчетного счета	п. 3.2 ст. 76 НК РФ
Ошибка в расчете (если выявлена налоговым органом до того, как агент ее исправил)	500 рублей	ст. 126.1 НК РФ
Несоблюдение формы (подача на бумаге вместо направления по ТКС)*	200 рублей	ст. 119.1 НК РФ
Нарушение срока подачи	300-500 рублей на должностное лицо	ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

*Примечание. Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать его в электронной форме по ТКС. Все прочие могут выбирать форму на свое усмотрение.

К административной ответственности привлекаются должностные лица компании. Например, штраф за несвоевременную подачу 6-НДФЛ наложат на главного бухгалтера, если в его должностной инструкции указано, что он отвечает за своевременную подачи отчетности.

Как заполнить 6-НДФЛ

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается наименование налогового агента, его основные реквизиты, а также данные о налоговом органе. В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

На следующем изображении представлен пример заполнения информативной части титульного листа формы 6-НДФЛ (старая форма для отчета за 2017 год).

Пример заполнения 6-НДФЛ

Если расчет будет подаваться после 26 марта 2018 года и будет применяться новая форма , следует учесть особенности, о которых мы рассказали в начале статьи. Вот как выглядит верхняя часть титульного листа в обновленной 6-НДФЛ:

Фрагмент титульного листа новой формы 6-НДФЛ

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

1. «Номер корректировки » - при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации «001», «002» и так далее.
2. «Период представления » - для формы за год это код «34».
3. «Налоговый период » - 2017.
4. «Код налогового органа » складывается из двух значений:
   • первые две цифры - код региона;
   • последние две цифры - номер налоговой инспекции.
5. Код «по месту нахождения (учета) » берется из приложения к Приказу, которым утверждена форма. Организации, зарегистрированные по месту учета, в старой форме ставят «212», в новой - «214».

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Заполняется он одинаково и в новый, и в старой форме - изменении этого раздела не коснулись. Построчное заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ представлено в следующей таблице.

Таблица 2. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ

Строка	Что указывается
010	Ставка НДФЛ
020	Общий доход всех лиц с начала периода (года)
025	Доходы в виде дивидендов
030	Вычеты по доходам из строки 020
040	Общий исчисленный НДФЛ
045	НДФЛ с дивидендов (входит в строку 040)
050	Сумма авансового платежа, уплаченного мигрантом с патентом
060	Количество лиц, по которым подается форма
070	Сумма удержанного за весь период НДФЛ
080	Сумма налога, которую агент не смог удержать (например, с доходов в натуральной форме). Не подлежит отражению НДФЛ, который будет удержан в следующем периоде
090	Сумма НДФЛ, которая была возвращена плательщику

Внимание! Если доходы облагались НДФЛ по разным ставкам , нужно заполнить несколько блоков строк 010-050 и указать в каждом из них сведения по одной ставке. При этом в строках 060-090 показатели отражаются общей суммой.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения только за 3 последних месяца отчетного периода. То есть в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2017 год нужно указать данные за последний квартал этого года.

В разделе 5 полей, в которых отражается такая информация:

• по строке 100 - дата получения дохода;
• по строке 110 - дата удержания НДФЛ с этого дохода;
• по строке 120 - дата перечисления налога в бюджет.
• по строке 130 - сумма полученного дохода;
• по строке 140 - сумма удержанного НДФЛ.

Основные сложности при заполнении раздела 2 вызывает определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ . Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога , поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила - под таблицей.

Таблица 3. Определение дат для 6-НДФЛ

Д оход	Дата получения	Срок перечисления НДФЛ
Зарплата. Премия (как часть оплаты труда)	Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в оплату труда	Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете.
(годовая, квартальная, в связи с каким-либо событием)	День выплаты премии
Отпускные, больничное пособие	День выплаты	Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск)	Последний день работы
Дивиденды	День выплаты
		Для ООО - не позднее дня, следующего за днем выплаты. Для АО - не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора
Матпомощь	День выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Подарки в натуральной форме	День выплаты (передачи) подарка	Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

*Пояснение . НДФЛ с аванса не удерживается - он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

1. При выплате суточных сверх установленных нормативов . Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет.
2. При получении материальной выгоды - дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Итак, при заполнении 6-НДФЛ за 2017 год имеем следующее:

1. В разделе 1 будут отражены доходы, фактически полученные в 2017 году .
2. В разделе 2 будут фигурировать доходы, срок уплаты НДФЛ с которых истекает в последнем квартале 2017 года .

О нюансах отражения заработной платы за декабрь . Если она выплачивается в январе, то в форме за год она отражена не будет.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ на примере ООО «Ромашка». Организация создана в начале 2017 года, количество сотрудников - 6. Данные за год таковы:

• совокупный доход работников составил 5 100 000 рублей ;
• им предоставлены стандартные вычеты в сумме 14 000 рублей ;
• размер НДФЛ с дохода за год - 661 180 рублей ;
• размер удержанногоза год НДФЛ составил 610 480 рублей (налог с декабрьской зарплаты в сумме 50 700 рублей удержан в январе 2018).

Вот как будет выглядеть раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО «Ромашка» за 2017 год:

Раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО Ромашка

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Таблица 4. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2017 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Дата	Операции и суммы
	Перечислен НДФЛ с отпускных, выплаченных 12.09.2017. Сумма отпускных - 90 000 рублей, сумма НДФЛ – 11 700 рублей
	Выплачена ЗП за сентябрь в размере 290 000 рублей, удержан НДФЛ - 37 700 рублей
	Перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за сентябрь
	Начислена зарплата за октябрь в сумме 410 000 рублей, исчислен НДФЛ - 53 300 рублей
	Выплачена зарплата за октябрь, удержан НДФЛ
	Перечислен НДФЛ за октябрь
	Начислена зарплата за ноябрь в размере 390 000,00 рублей, исчислен НДФЛ - 50 700 рублей
	Выплачена ЗП за ноябрь и премия за III квартал в размере 150 000 рублей (НДФЛ с премии – 19 500 рублей), удержан НДФЛ
	Перечислен НДФЛ с зарплаты за ноябрь и премии за III квартал
	Начислена зарплата за декабрь в сумме 390 000 рублей, исчислен НДФЛ - 50 700 рублей*

*Примечание . Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете за 2017 год фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в январе.

А вот как будет выглядеть заполненный по этим данным раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ компании из примера

Если допущена ошибка

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточненный расчет . Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточненку». Если сделать это раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:

• указывается номер корректировки - «001» для первой, «002» для второй и так далее;
• в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные ;
• остальные поля заполняются так же, как в первичном расчете.

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО . В этом случае нужно подавать два расчета:

1. В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000» . Все прочие данные перенести из прежней формы .
2. Во втором расчете указывается номер корректировки «001» , а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные .

С начала 2016 года по налогу, удержанном из заработка сотрудников, налоговым агентам придётся отчитываться чаще. Помимо предоставления ежегодных справок о доходах, теперь требуется и ежеквартально составлять отчётность по начисленному подоходному налогу в целом по организации. В этой статье мы рассмотрим 6 НДФЛ с 2016 года - пример заполнения за 2 квартал.

Состав отчётности 6 НДФЛ

В отличие от справок 2 НДФЛ, которые составляются отдельно по каждому работнику, форма 6 НДФЛ представляет собой обобщающий расчёт. В новом отчёте содержатся данные по начисленному налогу в целом по предприятию. При оформлении документа за 2 квартал придётся учесть данные предыдущего расчёта, то есть сформировать полугодовой 6 НДФЛ нарастающим итогом.

Инструкция по заполнению разделов отчёта:

• Титульный лист. Предоставляет информацию о налоговом агенте.
• Раздел 1. Отражает обобщенные показатели по начислениям и налог в целом по субъекту.
• Раздел 2. Состоит из данных по начисленным доходам, перечисленному налогу в разрезе каждого месяца за отчётный период.

Особенностью заполнения 6 НДФЛ за полугодие 2016 года является необходимость составить её, использовав данные предыдущего квартала. Срок сдачи 6 НДФЛ за 2 квартал 2016 года - 1 августа 2016 года.

Оформление титульного листа

Титульный лист расчёта требует внесения некоторых данных о работодателе, выступающим налоговым агентом. В обязательном порядке указываются наименование, ИНН/КПП, код ОКТМО. Определяется расчётный период. Порядок заполнения гласит, что для отчётности за полугодие код показателя принимает значение 31. Также указывают один из следующих кодов: по месту учета организации (212), по месту осуществления деятельности ИП (320), для крупных налогоплательщиков (213) и т.д.

В случае, если подаются уточняющие сведения, проставляется номер, который будет соответствовать корректировке. Для первоначального варианта расчёта код данной строки принимает нулевое значение. Также налоговый агент указывает контактные данные (телефон) и способ передачи ― лично или через представителя.

Как заполнить 6 НДФЛ за 2 квартал 2016 года нарастающим итогом

Порядок заполнения формы 6 НДФЛ за полугодие следующий: за основу берутся не только суммы по начисленным доходам и налогам за 2 квартал, но и в целом за 6 месяцев. Заполнение формы осуществляется следующим образом: нарастающим итогом рассчитываются суммы по разделу 1. То есть берутся общие размеры по начисленным налогооблагаемым выплатам, налоговым вычетам и суммам НДФЛ. Также указываются сумма фактически итогового удержанного налога и количество сотрудников.

Пример 1. В первом квартале начислена зарплата и прочие налогооблагаемые доходов сотрудников (18 человек) в размере 550 658 рублей. Конкретно сами вычеты составили 58 800 рублей. По итогам за 1 квартал начислен подоходный 13% в размере 63 942 рублей, перечислен на сумму 42 630 рублей.

Показатели раздела 1 за 1-й квартал следующие построчно:

• 020 ― 550 658 р;
• 030 ― 58 800 р;
• 040 ― 63 942 р;
• 060 ― 18
• 070 ― 42 630 р.

Во втором квартале (с апреля по июнь) сумма начисленных доходов составила 618 233 рублей. Размер вычетов ― 58 800 рублей. Размер конкретного налога к начислению составил 72 726 рублей, уплачен налог за период ― 69 798 рублей.

В расчёте 6 НДФЛ по разделу 1 за шесть месяцев при завершении формирования будут отражены следующие данные (построчно):

• 020 ― 1 168 891 р;
• 030 ― 117 600 р;
• 040 ― 136 668 р;
• 060 ― 18;
• 070 ― 112 428 р.

Таким образом, отчёт 6 ― НЛФЛ отражает данные нарастающим итогом с начала квартала.

Инструкция по заполнению 6 НДФЛ за 2 квартал 2016 года

Расчёт по налогу на доходы физических лиц за 2 квартал 2016 г. заполняется практически без изменений, так же, что и за 1 квартал. Ранее были рассмотрены правила оформления титульного листа и внесения данных в раздел 1 со всеми изменениями.

При внесении данных в раздел 2 формируется более подробная информация. Порядок заполнения 6 НДФЛ за полугодие 2016 года требует определять сведения о начисленных суммах к выплате должны помесячно. Даются данные об удержанных за каждый период начисления налогов. Проставляются следующие показатели (образец по строкам):

• 100. Показывается дата получения дохода. Согласно НК РФ, под это определение подходит последний день месяца, за который производят расчёт зарплаты. Если речь идет об отпускных или больничных, то датой получения доходов считается фактический день выплаты сумм работнику из кассы или путем перечисления на банковский счет.
• 110. День перечисления налога в бюджет согласно законодательству не должен быть позднее выдачи зарплаты.
• 120. Срок удержания дохода. Таковым признается следующий день после совершения фактических выплат. По отношению к больничным и отпускным установлен срок перечисления налога не позднее последнего дня месяца выплат.
• 130. Налогооблагаемая сумма дохода за прошедший месяц.
• 140. Размер налога, подлежащий удержанию.

При заполнении формы представленной отчётности у бухгалтеров могут возникнуть трудности, связанные с начислением и выплатами в разных периодах. Например, как формировать данные по июньской зарплате, если фактическое перечисление произошло в июле?

В качестве даты фактического получения зарплаты нужно определить последний день месяца начисления. Тогда же становится известна и сумма полученного налога. Таким образом, бухгалтер может получить сведения о начислениях за июнь для формирования общей суммы по строкам 020 и 040 раздела 1. При этом не имеет значения, была ли зарплата получена сотрудниками по факту.

Примеры заполнения показывают, что подобный порядок не дает оснований для заполнения строк 070 и 080. ФНС подтверждает правило, согласно которому размер налога с зарплаты начисленной, но не выплаченной, указать в этих графах не нужно.

При заполнении раздела 2, напротив, сумму невыплаченных сумм за июнь показывать не требуется. Эти данные будут отражены, когда наступит время сдавать отчётность за 9 месяцев.

Пример 2. Общий размер начисленной заработной платы за полугодие составил 300 000 р. (50 000 р. ежемесячно). Налоговые вычеты за этот период не предоставлялись. Сумма подоходного, который необходимо удержать ― 39 000 р., перечисленного ― 26 000 р. Заработная плата за июнь в размере 50 000 р. фактически нужно было выдать работникам 11.07.2016 г.

Пример заполнения 6 НДФЛ за полугодие. При составлении расчёта будут сформированы следующие показатели в разделе 1 построчно:

• 020 ― 300 000 р.;
• 030 ― 0 р.;
• 040 ― 39 000 р.;
• 070 ― 26 000 р.;
• 080 ― 0 р.

Выдача же в июле заработной платы за июнь отразится во 2 разделе при составлении отчёта за 9 месяцев (образец заполнения) построчно:

• 100 ― 30.06.2016;
• 110 ― 11.07.2016;
• 120 ― 12.07.2016;
• 130 ― 50 000 р.;
• 140 ― 6 500 р.

Подобная ситуация возникала и при заполнении отчётности 6 ― НЛФЛ за 1 квартал. Многие налоговые агенты отображали результаты апрельской выдачи зарплаты за март в разделе два, по строке 070 раздела 1 могли быть отнесены суммы начисленного налога за март.

Нужно ли сдать уточненный расчёт и как заполнить его в случае обнаружения подобных неточностей? Единого мнения на этот счет нет. Учитывая, что на период сдачи расчёта за 1 квартал ФНС не предоставляла подробных разъяснений по формированию отчётности. Если следовать инструкции по заполнению, то подобные требования не обнаруживаются. Многие полагают, что составлять корректирующие сведения не стоит. Однако, во избежание дополнительных претензий со стороны проверяющих, рекомендуется все же сдать измененную отчётность с исправленными данными.

Переходный период в начислении может затронуть и начисления по больничным листам. Учитывая, что дата получения фактического дохода по листку нетрудоспособности отличается от обычного заработка, то и отражаются суммы больничного в расчёте по иному.

Итак, за момент получения фактического дохода по больничному листу принимают сам момент выплаты, а не последний день начисления. И если работник болел в июне, а начислено пособие по нетрудоспособности ему в июле, то и облагаемая база, и выплаты работнику по факту найдут отражение в расчёте лишь за 9 месяцев. Примеры заполнения отражают, что указывать их при составлении формы 6 НДФЛ за полугодие не нужно как в 1, так и 2 разделах.

Пример 3. Сумма начисленной заработной платы в организации в период с января по май составила 350 000 в месяц (70 000*5 месяцев). В июне начислена зарплата в размере 50 000 рублей и больничные 20 000 рублей. Налог, удержанный за первое полугодие, равен 52 000 рублей (70 000*13%*5 месяцев + 50 000*13%). Удержание с больничного листа составляет 2600 рублей. Налоговые вычеты не были предоставлены. Заработную плату за июнь, а также оплату за больничный лист, планируется выдать 5 июля 2016 года.

Раздел 1 формы 6 НДФЛ относительно заполнения с января по июнь будет содержать следующие данные (образец заполнения):

• 020 ― 400 000 р.;
• 030 ― 0;
• 040 ― 52 000 р;
• 070 ― 45 500 р;
• 080 ― 0 р.

Выплаты июньских больничного и зарплаты в бланке отразятся по разделу 2 расчёта за 9 месяцев так (образец заполнения построчно):

• 100 ― 30.06.2016;
• 110 ― 05.07.2016;
• 120 ― 06.07.2016;
• 130 ― 50 000 р.;
• 140 ― 6 500 р.;
• 100 ― 05.07.2016;
• 110 ― 05.07.2016;
• 120 ― 01.08.2016 (поскольку последний день июля выпадает на выходной);
• 130 ― 20 000 р.;
• 140 ― 2600 р.

Аналогичная ситуация и с отпускными. Датой фактического получения дохода по ним признается фактический день выплаты. В случае, если начисление произошло в одном периоде, например, 30 июня, а выплата в другом ― 1 июля, то отразить операцию полагается в расчёте за 9 месяцев. В полугодовой расчёт суммы начисления и выдачи отпускных попасть в таких ситуациях не должны.

6 НДФЛ за 2 квартал 2016 года образец заполнения

Ниже приведен образец 6 НДФЛ с 2016 года пример заполнения за 2 квартал. Срок составления отчётности и передачи ее в фискальные органы не может быть позже 1 августа (учитывая перенос выходных дней).

При составлении квартальной отчётности также важно помнить некоторые моменты:

1. Если произошла переплата, превышающая начисленные суммы по налогу, то по строке 170 следует показать лишь общий размер удержания с начала года. Согласно комментариям, излишне перечисленные средства в расчёте не указываются.
2. Если предприятия ― налоговые агенты имеют в своем составе обособленные подразделения, то они заполняют формы 6 НДФЛ по месту учета каждого из подразделений, имеющих наемных работников.
3. При наличии нескольких отпускных сумм в пределах одного месяца необходимо заполнить блок на каждый факт выплаты. Комментариями по составлению установлено, что объединение сумм допускается лишь в случае, когда даты выплат совпадают. При этом строка 120 будет одинакова для всех блоков по отпускным, так как датой перечисления признается последний день месяца.
4. При наличии нескольких ставок налога (на примере выдачи зарплаты нерезидентам с удержанием НДФЛ 30%) в разделе один заполняется несколько блоков, отдельно по каждой ставке.
5. Если физическое лицо имеет право на имущественный вычет, он проставляется в разделе 1 по строке 030. Его размер формируется лишь в пределах начисленного сотруднику дохода. Конкретные данные строки 020 не могут быть больше строки 030.

Заполнение 6 НДФЛ за полугодие 2016 года требует внимательности, проверки контрольных соотношений. Необходимо учесть данные предыдущего квартала во избежание ошибок, иначе придется предоставлять инспекции дополнительные пояснения. За некорректную информацию ФНС вправе начислить штрафы. Кроме того, необходимо не нарушить срок сдачи 6 НДФЛ за 2 квартал 2016 года.

За налоговый период 2017 года форма 6‑НДФЛ представляется в обновленном варианте. О том, что изменилось в этой форме отчетности по НДФЛ, а также об ошибках, встречающихся при ее заполнении, читайте в данном материале.

Срок вступления в силу обновленной формы 6‑НДФЛ.

Недавно был подписан Приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ . Документ вносит изменения в форму 6‑НДФЛ , которая действует в первоначальном виде с 2016 года.

Изменения формы 6‑НДФЛ.

Изменения внесены в титульный лист, порядок заполнения и представления, а также формат представления формы 6‑НДФЛ. Разделы 1 «Обобщенные показатели» и 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» остались в неизменном виде.

Титульный лист.

Титульный лист формы 6‑НДФЛ не просто скорректирован, а заменен на новый вариант. По сравнению с действующей редакцией формы 6‑НДФЛ в титульный лист внесены следующие изменения:

• штрихкод 15201027 заменен штрихкодом 15202024;
• для организаций – крупнейших налогоплательщиков ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно свидетельству о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения (5‑й и 6‑й разряды КПП – 01);
• введены реквизиты при реорганизации или ликвидации организации;
• совершены другие уточняющие поправки.

Что касается реорганизации или ликвидации организации, то введены следующие поля:

• «Форма реорганизации (ликвидация) (код)»;
• «ИНН/КПП реорганизованной организации».

Организация-правопреемник представляет в налоговый орган по месту своего нахождения (по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика) форму 6‑НДФЛ за последний период представления и уточненные расчеты за реорганизованную организацию (в форме присоединения к другому юридическому лицу, слияния нескольких юридических лиц, разделения юридического лица, преобразования одного юридического лица в другое) с указанием в титульном листе (стр. 001) по реквизиту «по месту нахождения (учета) (код)» кода 215 или 216, а в верхней его части – ИНН и КПП организации-правопреемника. В строке «налоговый агент» отражается наименование реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.

По строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» прописываются ИНН и КПП, которые были присвоены организации до реорганизации налоговым органом по месту ее нахождения (по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика) или по месту нахождения обособленных подразделений реорганизованной организации.

Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения) приведены в приложении 4 к Порядку заполнения формы 6‑НДФЛ.

В случае если представляемый в налоговый орган расчет не является расчетом за реорганизованную организацию, по строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» указываются прочерки.

Отметим, что согласно п. 3.5 ст. 55 НК РФ при прекращении организации путем ликвидации или реорганизации (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) последним налоговым (расчетным) периодом для такой организации (такого индивидуального предпринимателя) является период времени с начала календарного года до дня государственной регистрации прекращения организации в результате ликвидации или реорганизации (утраты силы государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя).

В связи с вышесказанным до завершения ликвидации (реорганизации) организация представляет в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6‑НДФЛ за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (реорганизации) организации.

Представление правопреемником расчета по форме 6‑НДФЛ за реорганизованную организацию действующей редакцией НК РФ не предусмотрено (Письмо УФНС по г. Москве от 10.01.2018 № 13‑11/001299@).

Но Федеральным законом от 27.11.2017 № 335‑ФЗ ст. 230 НК РФ дополнена специальной нормой – п. 5. В случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных названной статьей, сведения, предусмотренные п. 2 и 4 ст. 230 НК РФ, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета.

При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из правопреемников при исполнении обязанностей, предусмотренных ст. 230 НК РФ, определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса.

Новые нормы ст. 230 НК РФ и реализованы в обновленной форме 6‑НДФЛ.

Новые коды.

Внесены изменения в приложение 2 «Коды мест представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» к Примеру заполнения формы 6‑НДФЛ.

Во-первых, убран код 212 – «По месту учета российской организации».

Во-вторых, введены следующие новые коды (см. таблицу):

Введено приложение 4 «Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)» (см. таблицу):

Работа над ошибками.

С момента ввода формы 6‑НДФЛ у налоговых агентов было много вопросов по ее заполнению. В связи с этим было сделано немало ошибок. ФНС обобщила нарушения в части заполнения и представления расчета по форме 6‑НДФЛ (Письмо от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@). В помощь налоговым агентам для корректного заполнения формы 6‑НДФЛ за 2017 год предлагаем обзор ошибок, допущенных налоговыми агентами и выявленных налоговиками, а главное – расскажем, как заполнить ее правильно.

Налоговики называют следующие причины возникновения нарушений:

• несоблюдение положений НК РФ;
• несоблюдение порядка заполнения расчета по форме 6‑НДФЛ;
• несоблюдение контрольных соотношений показателей расчета;
• несоблюдение разъяснений ФНС;
• ошибки при заполнении отчетности.

Все приведенные нарушения разбиты на группы исходя их характера их совершения.

Организационные нарушения.

К так называемым организационным нарушениям отнесены такие нарушения, как несоблюдение сроков представления формы 6‑НДФЛ, способа представления, представление расчета в случае наличия обособленного подразделения не по его месту нахождения и др.

Нарушение срока представления формы 6‑НДФЛ. Как показывает практика, нарушение сроков представления отчетности все еще случается. Напомним, что расчет по форме 6‑НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев представляется в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За нарушение сроков представления формы 6‑НДФЛ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц начиная со дня, установленного для представления расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Кроме этого, в случае непредставления расчета по форме 6‑НДФЛ в течение десяти дней по истечении установленного срока представления такого расчета руководителем (заместителем руководителя) налогового органа принимается решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Представление формы 6‑НДФЛ на бумажном носителе вместо электронного. Налоговый агент при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде более 25 человек, обязан представить в налоговый орган расчет по форме 6‑НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это правило распространяется и на обособленные подразделения. В случае нарушения данного порядка налоговый агент заплатит штраф – 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчетах и уплаты НДФЛ влекут появление необоснованной переплаты и недоимки (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если при заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент должен представить в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6‑НДФЛ:

• уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;
• первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Такие разъяснения даны и в Письме ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@.

Представление формы 6‑НДФЛ обособленными подразделениями организации не по месту их нахождения. Расчет по форме 6‑НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, состоящему на учете, включая те случаи, когда обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании. В случае заполнения формы расчета организацией, имеющей обособленные подразделения, по строке «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Представление организацией (обособленным подразделением) формы после смены места нахождения по старому месту. Нередко организации (обособленные подразделения), сменившие место нахождения, продолжают представлять форму 6‑НДФЛ по прежнему месту. Это неверно.

После постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) налоговый агент представляет в налоговый орган по новому месту нахождения расчеты по форме 6‑НДФЛ, а именно:

• расчет по форме 6‑НДФЛ – за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);
• расчет по форме 6‑НДФЛ – за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в расчете указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) (Письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

Несоответствие показателей формы 6‑НДФЛ показателям формы 2‑НДФЛ.

Согласно Контрольным соотношениям к форме 6‑НДФЛ, приведенным в Письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, отдельные показатели разд. 1 формы 6‑НДФЛ за налоговый период (календарный год) должны соответствовать данным, приведенным в фор-
ме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленным по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом за соответствующий налоговый период. Как нарушаются данные правила и какие соотношения должны выполняться?

Несоответствие сумм начисленного дохода. Одна из типичных ошибок – сумма начисленного дохода по строке 020 разд. 1 формы 6‑НДФЛ за год меньше суммы строк «Общая сумма дохода» справок по форме 2‑НДФЛ.

Сумма начисленного дохода (строка 020 формы 6‑НДФЛ) по соответствующей ставке (строка 010) должна соответствовать сумме строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке налога спра-
вок 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 020 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам данным налоговым агентом.

Несоответствие сумм дивидендов. Строка 025 разд. 1 формы 6‑НДФЛ по соответствующей ставке (строка 010) за год зачастую не соответствует сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок формы 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам.

По общему правилу сумма начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025 формы 6‑НДФЛ) должна соответствовать сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок по форме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом.

Несоответствие сумм исчисленного налога. Сумма исчисленного налога по строке 040 разд. 1 формы 6‑НДФЛ за год иногда оказывается меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» справок по форме 2‑НДФЛ за этот же налоговый период.

Сумма исчисленного налога (строка 040 формы 6‑НДФЛ) по соответствующей ставке налога (строка 010) за налоговый период должна соответствовать сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке налога справок по форме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 030 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам данным налоговым агентом.

Несоответствие количества физических лиц. На практике встречается и такое нарушение, как несоответствие (завышение или занижение) количества физических лиц (строка 060 разд. 1 расчета по форме 6‑НДФЛ за год), получивших доход, с количеством справок по форме 2‑НДФЛ за этот же налоговый период.

Безусловно, значение строки 060 формы 6‑НДФЛ за год (количество физических лиц, получивших доход) должно быть равно общему количеству справок 2‑НДФЛ с признаком «1» и приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом.

Ошибки в разделе 1 формы 6‑НДФЛ.

В разделе 1 формы 6‑НДФЛ указываются обобщенные показатели по данному налоговому агенту за отчетный (налоговый) период. При заполнении обозначенного раздела встречаются следующие ошибки.

Заполнение разд. 1 не нарастающим итогом. Раздел 1 расчета по форме 6‑НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Этот порядок связан с тем, что налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).

Некорректное указание сумм начисленного дохода. По строке 020 разд. 1 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. При этом нужно учитывать следующее:

• в расчете по форме 6‑НДФЛ не отражаются доходы, не подлежащие обложению НДФЛ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
• доходы указываются в том периоде, в котором они фактически получены для целей гл. 23 НК РФ в соответствии со ст. 223 НК РФ. Например, часто встречается ошибка, связанная с отражением в разд. 1 доходов в виде пособия по временной нетрудоспособности в том периоде, за который оно начислено. При этом датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором выплачен такой доход.

Превышение суммы фиксированных авансовых платежей над суммой исчисленного налога. По строке 050 разд. 1 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода. Данная сумма не может превышать сумму исчисленного НДФЛ у налогоплательщика. Это установлено контрольными соотношениями к форме 6‑НДФЛ (п. 1.4): строка 040 ≥ строка 050.

Некорректное указание суммы удержанного налога. По строке 070 отражается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. На практике встречается ошибочное указание по строке 070 разд. 1 суммы НДФЛ, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде.

Например, заработная плата начислена за март 2018 года, а фактически выплачена в апреле 2018 года. В этом случае НДФЛ удерживается в апреле непосредственно при выплате заработной платы. Соответственно, сумма НДФЛ по строке 070 разд. 1 за I квартал 2018 года не указывается, а отражается в расчете за полугодие 2018 года.

Некорректное указание неудержанной суммы НДФЛ. Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, указывается по строке 080 нарастающим итогом с начала налогового периода. При заполнении данного поля ошибочно указывают:

• сумму НДФЛ, срок удержания которого еще не наступил (например, сумму налога с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде);
• разницу между исчисленным и удержанным налогом. Напомним, что по строке 080 отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов, в том числе в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Ошибки в разделе 2 формы 6‑НДФЛ.

В разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога. На практике были выявлены следующие нарушения при заполнении данного раздела.

Заполнение разд. 2 нарастающим итогом. В отличие от разд. 1, разд. 2 не заполняется нарастающим итогом. В разделе 2 за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Некорректное указание дат получения доходов, удержания и перечисления НДФЛ. В разделе 2 по строке 100 указывается дата фактического получения доходов, а по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. По строке 120 отражается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Налоговые агенты при заполнении строк 100, 110 и 120 разд. 2 допускают следующие ошибки:

• указываются сроки за пределами отчетного периода. Поскольку в разд. 2 за соответствующий отчетный период в принципе отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода, если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором она завершена. Операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ;
• по строке 100 указываются некорректные даты получения дохода. Например, при выплате заработной платы проставляется дата перечисления денежных средств, а при выплате премии по итогам работы за год прописывается последний день месяца, которым датирован приказ о премировании. При этом по установленным правилам строка 100 заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ), а дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Некорректное указание суммы удержанного налога. В строке 140 разд. 2 прописывается обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. При заполнении данного поля зачастую сумма налога отражается с учетом суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом, что неверно. В строке 140 указывается именно та сумма НДФЛ, которая удержана.

Дублирование операций. В разделе 2 встречается дублирование операций, начатых в одном отчетном периоде, а завершенных в другом. Операции указываются один раз – в периоде завершения.

Обобщение операций. Еще одной ошибкой налоговых агентов является невыделение в отдельную группу межрасчетных выплат (заработной платы, отпускных, больничных и т. д.). Блок строк 100 – 140 разд. 2 заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога (пп. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

* * *

За налоговый период 2017 года налоговые агенты должны отчитаться по обновленной форме 6‑НДФЛ – не позднее 2 апреля 2018 года. В новой редакции представлены титульный лист формы 6‑НДФЛ, порядок заполнения и представления, а также формат представления. Разделы 1 и 2 расчета остались в неизменном виде.

В статье проанализированы ошибки в форме 6‑НДФЛ, встречающиеся при представлении и даны рекомендации по корректному заполнению расчета.

«О внесении изменений в приложения к Приказу Федеральной налоговой службы от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@».

Вместе с порядком заполнения утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Вид дохода	Дата фактического получения дохода
Оплата труда по трудовому договору	Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (абз. 1 п. 2 ст. 223 НК)
Оплата труда в случае увольнения до истечения календарного месяца	Последний день работы, за который начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК)
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК)
Доходы в денежной форме	День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо, по его поручению, на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК)
Доходы в виде матвыгоды	День приобретения товаров (работ, услуг) (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК)
Зачет однородных встречных требований	Дата такого зачета (пп. 4 п. 1 ст. 223 НК)
Списание безнадежного долга физлица	Дата списания долга (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК)
Неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК)
Доход от экономии на процентах за пользование заемными средствами	Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК)

Строка 110 "Дата удержания налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 Кодекса. Первая из названных норм гласит, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика. При этом при выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме или при получении налогоплательщиком дохода в виде матвыгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. Однако удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы выплачиваемого денежного дохода. Что же касается п. 7 ст. 226.1 Кодекса, то в данной норме прописан порядок исчисления и удержания суммы НДФЛ налоговым агентом при осуществлении операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок.

Строка 120 "Срок перечисления налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Кодекса. В общем случае исчисленную и удержанную сумму НДФЛ надлежит перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Исключение сделано лишь в отношении дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и оплаты отпусков. В этих случаях налог уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

А в строках 130 и 140 ("Сумма фактически полученного дохода" и "Сумма удержанного налога") отражаются соответствующие суммовые показатели.

Это важно! Согласно п. 7 ст. 6.1 Кодекса в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Соответственно, если установленный Кодексом срок перечисления НДФЛ попадает на выходной нерабочий день, строка 120 расчета 6-НДФЛ заполняется с учетом правил переноса (см. Письмо ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-4-11/8568@). А вот дата фактического получения дохода не переносится (см. Письмо ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-3-11 /2169). То есть, к примеру, доход в виде оплаты труда за апрель признается 30.04.2016 вне зависимости от того, что этот день является субботой.

От теории к практике заполнения

Ну а теперь перейдем, собственно, к практическим ситуациям. Разберем наиболее массовые из них.

"Переходящая" зарплата

Пожалуй, самая большая проблема связана с отражением в расчете 6-НДФЛ зарплаты, которая "переходит" из одного отчетного периода в другой. То есть, к примеру, доход в виде оплаты труда признается на последнее число июня 2016 г., а фактически она выплачивается 5 июля 2016 г. (дата условна, устанавливается работодателем самостоятельно).

Надо сказать, что таким "переходящим" проблемам контролирующие органы в последнее время уделяют повышенное внимание (см. Письма ФНС от 12 февраля 2016 г. N БС-3-11/553@, от 18 февраля 2016 г. N БС-3-11/650@, от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ и т.д.). Смысл разъяснений в том, что в случае, если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом отчетном периоде, данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена. А в Письме ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-4-11/8609 разъяснено, что в таких ситуациях в расчете за период, в котором зарплата начислена, но еще не выплачена, соответствующие суммы не удержанного с этой зарплаты НДФЛ по строке 080 разд. 1 расчета за этот период показывать не надо. В этой строке ставим "0". Сумма же исчисленного налога показывается только по строке 040 (см. таблицу "Образец заполнения раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие").

При заполнении разд. 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие зарплату за июнь, поскольку она будет выплачена в июле, мы не показываем - она будет отражена в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (см. таблицу "Образец заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие"). Зато в разд. 2 расчета за полугодие нужно отразить мартовскую зарплату, которая была выплачена в апреле.

Обратите внимание! В аналогичном порядке следует заполнять расчет 6-НДФЛ и в случае, если в течение всего квартала зарплата по тем или иным причинам фактически не выплачивалась - такая зарплата попадает в разд. 2 расчета, но только в периоде, когда она была фактически выплачена (см. Письмо ФНС от 24 мая 2016 г. N БС-4-11/9194).

Также следует иметь в виду, что в случае если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления НДФЛ, строки 100 - 140 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (см. Письмо ФНС от 18 марта 2016 г. N БС-4-11/4538@).

"Отпускной" вопрос

В мае - июне 2016 г. стартовала "отпускная" кампания - многие сотрудники предпочитают брать отпуск в летние месяцы. А стало быть, стал актуален вопрос отражения отпускных и соответствующих сумм налога в расчете по форме 6-НДФЛ. И надо сказать, он не утратит своей актуальности и при формировании расчета за 9 месяцев, поскольку отпускная пора еще далеко не закончилась.

Проблема здесь в следующем. Дело в том, что срок уплаты НДФЛ с отпускных выплат и "больничных" пособий один - последнее число месяца, в котором такие доходы были выплачены. Поэтому нам и хотелось бы оптимизировать порядок формирования расчета 6-НДФЛ, выделив под все отпускные, выплаченные в конкретном месяце, в разд. 2 расчета один блок строк 100 - 140.

К сожалению, вынуждены констатировать, что такого рода оптимизация недопустима. Дело в том, что датой получения дохода в виде отпускных для целей обложения НДФЛ является день их выплаты. Соответственно, если вы выплачивали отпускные в разные дни, то и в расчете 6-НДФЛ их придется разнести по разным блокам строк 100 - 140, указав различные даты получения такого дохода.

Пересчет отпускных в расчете

В ряде случаев уже выплаченные сотруднику отпускные приходится пересчитывать. Такая необходимость может возникнуть, если, к примеру, уже после ухода в отпуск ему была выплачена годовая премия, которая влияет на размер среднего заработка, исходя из которого рассчитываются отпускные, или же в организации всем работникам повышена зарплата и т.п. Представители ФНС в Письме от 24 мая 2016 г. N БС-4-11/9248 разъяснили, что в подобных ситуациях, то есть в случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, в разд. 1 Расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы уже с учетом произведенного перерасчета.

Иные "отпускные" проблемы

Трудовое законодательство допускает, что сотрудник может уйти в отпуск с последующим увольнением или же расторгнуть трудовые отношения, что называется, не отдохнув, а получив компенсацию за неиспользованный отпуск. С одной стороны, произведенные в пользу работника выплаты по своей сути аналогичны, но... Порядок отражения их в учете будет разниться. Ведь НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК). А НДФЛ с зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск надлежит перечислить в бюджет на следующий день после того, как такой доход был выплачен сотруднику (см. Письмо ФНС от 11 мая 2016 г. N БС-3-11/2094@).

В завершение отметим еще один важный нюанс. Дело в том, что доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 Кодекса, в расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются (см., напр., Письмо ФНС от 23 марта 2016 г. N БС-4-11/4901). В то же время в данной норме поименованы в том числе и доходы, которые освобождаются НДФЛ не полностью, а в пределах определенного лимита. Например, подарки стоимостью не более 4000 руб. за налоговый период ("излишки" в таком случае попадают в базу по НДФЛ в общем порядке). Соответственно, не забудьте такие "излишки" показать и в расчете 6-НДФЛ.