Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через струк­турные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказа­ния услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-един­ственный работник. Следует ли в таком под­разделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном доку­менте - Положении о порядке ведения кас­совых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Поло­жение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Феде­ральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанав­ливает следующее: обособленное подразде­ление (филиал, представительство) юриди­ческого лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт бан­ковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подраз­деление ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как админи­стративное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осущест­вляют территориальные налоговые инспек­ции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой служ­бой государственной функции по осущест­влению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в органи­зациях и у индивидуальных предпринима­телей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными день­гами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностя­ми работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подраз­деление»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обо­собленное подразделение (филиал, предста­вительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использо­ванной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточ­нения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозна­чения альтернативных или дополнитель­ных к нему вариантов. Об этом свидетель­ствуют многочисленные примеры из текста:

• банковский платежный агент (субагент);
• печать (штамп);
• кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
• расчетно-платежная ведомость (платеж­ная ведомость);
• расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
• наименование (фирменное наименование);
• приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
• полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обо­собленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас переч­ня – «обособленное подразделение», «фили­ал» и «представительство» – в целях приме­нения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособлен­ное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представитель­ство – равноценные с точки зрения Поло­жения понятия. А потому невозможно со­гласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территори­альной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса госу­дарственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обо­собленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину на­логовым законодательством. Главным при­знаком такого обособленного подразделе­ния является срок, на который в нем обо­рудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограничен­ном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законода­тельства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 На­логового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не отно­сится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного об­ращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Россий­ской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном при­мере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точ­ки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Мин­фина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что органи­зация, в составе которой имеется «налого­вое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терми­нов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивитель­ный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характе­ризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется мес­том его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотно­шениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет прин­ципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособлен­ные подразделения, находящиеся по «юри­дическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продук­ты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выде­лено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделе­ний. Они должны быть, во-первых, располо­жены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учреди­тельных документах.

В итоге мы выявили источник трудно­стей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный кри­терий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиа­лы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но де­лать это было даже не обязательно. Ведь фи­лиалы и представительства – тоже обосо­бленные подразделения. А вот мнение от­дельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанав­ливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридиче­ским лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения спе­циально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответствен­но – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделе­нием, ведущим кассовые операции, незави­симо от наличия банковского счета юри­дического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение нало­говые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, по­скольку владельцем счета выступает не обо­собленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета ра­ботниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые опе­рации, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения ли­мита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную налич­ность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделени­ем кассовых операций. Ну а кассовые опера­ции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помеще­нии, причем для этого назначены ответ­ственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный при­знак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кас­совых операций, определенное руководите­лем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Поло­жения). По мнению автора, налоговые спо­ры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

У нас создается обособленное подразделение (не выделенное на отдельный баланс, без своего р/сч). Будет установлена ККМ. При поступлении ден.средств в 1 С будет создаваться на каждого пациента приходный ордер (В учете Дт50.02 Кт 62.01). Работать планируем в одной программе (в обособленном подразделении создадим удаленный доступ).1)Т.к. будем работать в одной программе одновременно, то нумерацию программа присваивает сквозную, те в головной организации ПКО № 206,207,208,210 в обособленном подразделении ПКО № 209. Правомерно ли это? Тк при формировании кассовой книги в головной организации будут пробелы в номерах, так же как и при формировании кассовой книги обособленного подразделения.2) При передачи ден. средств из обособленного подразделения в кассу головной организации делаем проводки:Дт 57 Кт 50.02 касса обособл. подразделенияДт 50.01 Кт 57 касса гол. организацииПравомерно ли передавать ден.средства из ОП в гол.организацию не ежедневно, а, например, 1 раз в неделю. Если да, то каким документом это можно закрепить?3) Как лучше оформить размен в кассе обособленного подразделения, чтобы ежедневно не выдавать его из кассы головной организации?

1) Да, это правомерно. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов организация определяет самостоятельно, поэтому можно использовать сквозную нумерацию в целом по организации;

2) Вашей организации необходимо установить лимит остатка денежных средств в кассе обособленного подразделения. Тогда наличные деньги в пределах установленного лимита можно хранить в кассе обособленного подразделения, не передавая в головное подразделение.

Лимит наличных, которые можно хранить в кассе, в том числе для обособленных подразделений, определяет руководитель организации. Для этого оформите приказ в произвольной форме;

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер .

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями , утвержденными . Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ().

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Елены Поповой,

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность . Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;
• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;
• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

• оформить расходный кассовый ордер ; указаний, указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

  4. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, Октябрь 2014
  Спорные вопросы кассовых операций и применения ККТ

  Отвечала Юлия Сидненко, главный государственный налоговый инспектор контрольного отдела № 2 УФНС России по Санкт-Петербургу

  Компания сама решает, как нумеровать расходники и приходники

  - Недавно открыли обособленное подразделение. Купили и зарегистрировали на него кассовую машину. Выручку от наличных расчетов кассир будет вносить в банк для последующей пересылки на счет нашего головного офиса. Как нумеровать приходные и расходные кассовые ордера в подразделении?

  - Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов компания определяет сама (п. 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210У. - Примеч. ред.). Например, можно использовать сквозную нумерацию в целом по компании, зарезервировав часть номеров для подразделения.

  - Нам удобнее вести нумерацию параллельно и нумеровать кассовые документы подразделения со специальным индексом. Мы вправе выбрать такой порядок для нумерации документов подразделения?

  - Да, вправе. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу. Так что логично, если у него будет своя сквозная нумерация документов.

1. Офисы продаж, находятся по адресам, отличным от юридического адреса компании (компания является малым предприятием, учет по ОСНО), однако офисы находятся в одном муниципальном образовании и подведомственны одному налоговому органу, являются ли они обособленными подразделениями? Каков порядок ведения кассы в данных офисах с 01.06.2014г.,учитывая то, что предприятие малое? Необходимы ли отдельный лимит и отдельная кассовая книга по каждому офису?

п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места. Поэтому если в указанных офисах продаж оборудованы рабочие места на срок более одного месяца, организация должна встать на налоговый учет по местонахождению этих обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ).

абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).

Так как организация относится к малым предприятиям, вы вправе не устанавливать лимит остатка кассы по обособленным подразделениям.

При этом обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 . Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827 .

Если обособленные подразделения организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, для постановки подразделений на учет организация вправе выбрать одну инспекцию по местонахождению любого из ее подразделений (абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).* Это правило распространяется только на обособленные подразделения. Поэтому если в одном населенном пункте, но на территориях, подведомственных разным инспекциям, расположены головное отделение организации и ее обособленное подразделение, то регистрироваться придется дважды (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-02-07/1-126).

Организация должна заявить в инспекцию о постановке на налоговый учет в течение месяца со дня создания обособленного подразделения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Для этого в инспекцию по местонахождению организации подайте:
– сообщение о создании обособленного подразделения. Форма , формат и порядок заполнения сообщения утверждены приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362 ;
– уведомление о выборе налоговой инспекции. Форма , формат и порядок заполнения уведомления утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488 . Данное уведомление отправьте, только если организация вправе выбирать инспекцию для постановки на учет обособленного подразделения.

Вместе с сообщением и уведомлением организация вправе представить копии документов, подтверждающих создание обособленного подразделения.

Внимание: если организация опоздает с подачей заявления о постановке на учет обособленного подразделения, то ей грозит штраф по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа – 10 000 руб. Если же в незарегистрированном обособленном подразделении организация начнет вести предпринимательскую деятельность, санкции могут быть более строгими.

За ведение деятельности без постановки на налоговый учет (в т. ч. по местонахождению обособленного подразделения) с организации могут взыскать 10 процентов доходов, полученных от этого бизнеса, но не менее 40 000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 2 статьи 116 Налогового кодекса РФ.

Стоит отметить, что если обособленное отделение открывается на территории той же налоговой инспекции, где находится головная организация, то ответственность по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ не применяется. В этом случае организацию могут оштрафовать на 200 руб. на основании пункта 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Составом правонарушения будет не пропуск срока подачи заявления о постановке на учет, а то, что организация не представила документы, необходимые для налогового контроля. Такая позиция отражена в письме ФНС России от 27 февраля 2014 г. № СА-4-14/3404 .

Сообщение (уведомление, подтверждающие документы) можно:
– передать в инспекцию лично;
– отправить в электронном виде (с квалифицированной электронной подписью);
– отправить по почте заказным письмом.

Инспекция, в которой подразделение встало на учет, присваивает подразделению его КПП. Новый ИНН подразделению не присваивается: ИНН подразделения является ИНН организации. Это следует из положений пунктов и Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435 .

Сергей Разгулин ,

2. Ситуация: какой день считается датой создания обособленного подразделения

Датой создания обособленного подразделения признается дата обустройства рабочих мест и фактического начала ведения деятельности через данное подразделение.

Обособленным признается подразделение, территориально отдаленное от организации, в котором оборудованы рабочие места на срок более одного месяца (стационарные рабочие места) (п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места.*

Рабочим является место, которое находится под контролем работодателя и где сотрудник должен находиться (куда он должен прибыть) для выполнения работ (абз. 6 ст. 209 ТК РФ).

Понятие рабочего места различается для каждой отдельной организации и зависит от характера выполняемых работ. Поэтому датой создания можно считать дату окончания обустройства рабочего места, дату принятия первого сотрудника на работу или другую дату, связанную с началом деятельности подразделения. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 12 июля 2011 г. № А14-8856/2010/337/28 , Московского округа от 17 января 2011 г. № КА-А40/16989-10 , Западно-Сибирского округа от 6 февраля 2007 г. № Ф04-8807/2006(29891-А45-19) , Дальневосточного округа от 12 декабря 2007 г. № Ф03-А73/07-2/5541) .

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них.* При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;
• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;
• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012 , Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Елена Попова,

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 , п. 5 ст. 346.26 НК РФ). В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:*

• субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия);
• индивидуальные предприниматели.

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

• выдачу зарплаты;
• социальные выплаты;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
• выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
• выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
• выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
• использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности ;
• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации

На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Касса в обособленных подразделениях

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключени яПисьмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 . Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Переделывать кассовую документацию с начала этого года не имеет смысла

Н.К. Есенина, Красноярский край

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за ден ь (далее - Положение) . И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения - 2 месяца с момента их совершени яч. 1 ст. 4.5 КоАП . Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

Есть такие ОП, в которых ведение отдельной книги нерационально

В. Фатеева, г. Ростов-на-Дону

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций - только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу - ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книг еп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

Сводить книги всех подразделений в одну общую не нужно

В. Лейка, г. Тольятти

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

Внимание

Срок передачи в головное подразделение листов ОП за каждый рабочий день - не позднее следующего за ним рабочего дня.

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверк иПостановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1 ; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009 .

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОПп. 2.5 Положения .

Нет основной кассы - нет и «главной» кассовой книги

Р. Жучинская, г. Новгород

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОПпп. 1.2 , 2.5 Положения .

Опоздать с передачей листов ОП можно, но осторожно

А. Русачева, Ленинградская обл.

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности - их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. - для организации и от 4000 до 5000 руб. - для директор ач. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

В каждом ОП - свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Б. Корсакова, Московская обл.

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

О том, как организовать подписание подотчетных заявлений в ОП, читайте:

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна - при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает касси рп. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передат ьпп. 1.2 , 2.2 Положения . Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП - своя нумерация кассовых ордеров

В. Залесская, г. Новосибирск

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

ОП может сдавать выручку и в кассу другого ОП

Н. Ермошина, г. Нижний Новгород

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организаци юп. 1.5 Положения . Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицам ист. 55 ГК РФ . Они - часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое - это и есть сдача денег в свою организацию.

Как не допустить превышения лимита при наличии ОП, не имеющих своего счета в банке

Н. Семиухова, г. Орел

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

• <или> внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой - исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта - может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
• <или> выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

Сдача выручки ОП на «транзитные» счета не приводит к отдельному лимиту

С. Коробейщикова, г. Москва

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский сче тп. 1.2 Положения . Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОПп. 4.3 , подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

В вашем же случае такого нет - распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

Сколько кассовых книг положено ИП

О. Немченко, г. Брянск

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели - вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , , и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.