Выдано в подотчет на командировочные расходы - проводка по такой операции зависит от способа выдачи денежных средств: наличными, безналичным расчетом, перечислением на карту или выдачей денежных документов. Рассмотрим каждый из этих способов подробнее.
Выдача в подотчет из кассы
Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании сотрудника, утвержденного руководителем.
ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.
В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).
Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).
Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:
- 71-1 — для расчетов в рублях;
- 71-2 — в валютах.
К счету 50 можно открыть субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы».
При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.
При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.
При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).
Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.
Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.
Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).
Перечислены командировочные на личную карту
В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).
В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.
Использование специального карточного счета
Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.
Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.
Если карточный счет открыт в валюте, то перечисление происходит с валютного счета: Дт 55 Кт 52.
По мере расходования средств по дебетовой карте следует отразить движение денег проводкой Дт 71 Кт 55 — использованы (сняты) деньги на командировочные расходы.
Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)
Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.
Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)
Выданы командировочные денежными документами
Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:
- Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
- Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.
К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.
Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.
Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах
После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.
При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.
Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.
Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.
Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:
- Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
- Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
- Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
- Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
- Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.
Итоги
Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.
Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье .
При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные , в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников , заключивших с организацией трудовой договор. На сотрудников, работающих по договору ГПХ (гражданско-правового характера) , нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями .
Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях
с работодателем.
Примечание : Иное командировкой не считается.
Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует. Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ (гражданско-правового характера) .
И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия. Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией. Этому вопросу посвящена .
В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение: 1) места работы (должности), 2) среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями .
к меню
Порядок оформления и учета хозяйственных операций
В соответствии с требованиями , в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- расходы по найму жилого помещения;
- суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам
относятся:
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- расходы на провоз багажа,
- расходы по оплате услуг связи,
- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
- иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных. Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.
к меню
ПРИКАЗ на командировку, служебное ЗАДАНИЕ, Командировочное УДОСТОВЕРЕНИЕ
Для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, МОГУТ применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:
- №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»
- №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»
- №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Оформить работникам направление в командировку можно по разработанным самостоятельно Распоряжению (ПРИКАЗУ) работодателя на определенный срок , для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749). В соответствии с п.6 Постановления, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
ООО «ГАСПРОМ»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации
ПРИКАЗ № 90
о направлении работника в командировку
г. Москва 20.08.2019
ПРИКАЗЫВАЮ:
Направить в командировку Петрова Алексея Ивановича.
Место назначения – Россия, г. Екатеринбург, ООО «Производственная фирма "Мастер"».
Должность сотрудника – наладчик оборудования.
Структурное подразделение – инженерный цех.
Срок командировки – с 24 по 26 августа 2019 года (3 календарных дня).
Служебное задание – ремонт и наладка оборудования.
Транспорт (подчеркнуть) – общественный/личный/служебный/транспорт третьих лиц.
Командировка осуществляется за счет средств ООО «Производственная фирма "Мастер"».
Директор _________ А.В. Иванов
С приказом ознакомлен:
Наладчик оборудования _____________ А.Н. Петров
Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы ( Постановления).
Составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
Форма № Т-10. Командировочное удостоверение
Документ не является обязательным с 8 января 2015 года. Если кто-то пользуется в своей практике эти документом, то можно скачать:
- Пустой бланк удостоверения (.docx, 21 Кб)
- Заполненный образец командировочного бланка (.docx, 16 Кб)
к меню
СРОКИ КОМАНДИРОВКИ, выезд, приезд в Выходные, Нет Проездных Документов
День выезда в командировку и день отъезда из командировки, приходящиеся на выходные или праздники, должны оплачивается не менее, чем в двойном размере. То же самое касается и дней нахождения в пути в период командировки.
к меню
Как подтвердить срок нахождения в командировке в случае отсутствия проездных документов
Если поездка в командировку совершена на автомобиле сторонней автотранспортной компании без оформления проездных билетов, то срок нахождения в командировке можно определить по служебной записке и по документам, подтверждающим маршрут следования транспорта. В случае отсутствия проездных документов срок пребывания работника в командировке подтвердит служебная записка и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке.
Примечание : Письмо ФНС России в письме от 24.11.15 № СД-4-3/20427 .
Согласно Положения об особенностях направления работников в служебную командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749
В пункте 7 Положений сказано: фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если проездные документы по каким-то причинам отсутствуют, фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения. При отсутствии таковых работник представляет служебную записку и (или) иной документ от принимающей стороны, подтверждающий фактический срок пребывания сотрудника в командировке (см. также письмо Роструда от 19.10.15 № 2450-6-1).
Если поездка совершена на служебном, личном транспорте или на автомобиле третьих лиц (по доверенности), то работник должен приложить к служебной записке путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
Положения о командировках охватывают не все возможные варианты проезда работника в командировку. В частности, в этом документе не оговорено, как определить время пребывания сотрудника в месте командирования, если поездка совершена на машине сторонней автотранспортной компании (на основании соответствующего договора), при которой не выдаются билеты.
к меню
Какими документами можно подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке?
В Федеральной налоговой службе считают, что для любых ситуаций, при которых проезд не обязан сопровождаться оформлением проездных документов, следует руководствоваться положениями абзаца второго пункта 7 Положения о командировках. То есть срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке и по документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листам, маршрутным листам, счетам, квитанциям, кассовым чекам и иным документам, подтверждающим маршрут следования транспорта). При этом указанный в служебной записке работника срок не должен выходить за рамки срока, зафиксированного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.
к меню
ОПЛАТА сотруднику расходов, связанных со служебной поездкой, Размер, расчет и выплата СУТОЧНЫХ, Бухгалтерская СПРАВКА
С 2017 года страхователям не удастся сэкономить на страховых взносах благодаря повышенным командировочным выплатам. В НК РФ внесены изменения, согласно которым страховыми взносами не облагаются только суточные в пределах установленных лимитов ().
Примечание : Нормы суточных для целей налогообложения при командировках по России и загранкомандировках (.pdf 120 Кб)
Для российских командировок лимит суточных равен 700 рублей, а для загранпоездок - 2 500 рублей.
Компании и ИП вправе не менять утвержденные размеры суточных. Но нужно учесть тот фактор, что при повышенных размерах суточных придется заплатить страховые взносы с превышения.
к меню
ПРИКАЗ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу
Понадобится для учета суточных при расчете налога на прибыль. Суточные в размере, утвержденном в коллективном договоре или приказе руководителя, можно полностью учесть в расходах.
Форма приказа об установлении норм суточных – произвольная. В тексте приказа укажите период, на который устанавливаются суточные, особенности служебных командировок и размер суточных.
Примечание : Скачать приказ об установлении норм суточных (.docx, 17 Кб)
Размер суточных при командировке
Суточные выдаются в составе аванса на командировку с учетом планируемого срока поездки (статья 168 ТК.)
А если выплатить суточные не в составе аванса на командировку? Например, когда сотрудник вернется, выдать ему деньги с учетом фактического срока поездки. В таком случае придется дополнительно рассчитать и выплатить компенсацию за задержку выплаты суточных – по аналогии с компенсацией за задержку зарплаты. Так считают судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2012 № 33-413/2012).
Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах. В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.
В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны. Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски. Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату. Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:
- Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
- Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
- Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник ( №749).
Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:
- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
- выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).
к меню
Бухгалтерская справка, Расчет суточных
Понадобится, чтобы обосновать размер выплаченных суточных, например, в случае налоговой проверки.
Суточные сотрудникам выплачиваются:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Размер суточных для командированных сотрудников, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, можно установить коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Этот размер определяют:
- в коммерческих организациях – самостоятельно;
- в организациях госсектора – соответствующими нормативно-правовыми актами.
Скачать справку расчет для выплаты суточных (.docx, 19 Кб)
к меню
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ подтверждение командировочных, ОТЧЕТ о командировке
В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:
- о найме жилого помещения,
- подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
- об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
В соответствии со , расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным.
к меню
Представлять документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно
Чтобы учесть расходы в виде суточных, достаточно иметь авансовый отчет. Работодатель не должен требовать от вернувшегося из командировки работника чеки ККТ, счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические затраты. Об этом сообщил Минфин России в письме от 11.12.15 № 03-03-06/2/72711 .
Согласно подпункту 12 пункта 1 , суточные и полевое довольствие относятся к расходам на командировки, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Как и любые расходы, затраты на выплату суточных должны быть документально подтверждены. Но, как поясняют в Минфине, отчитываться по суточным работник не должен . Другими словами, он не обязан представлять чеки, квитанции и прочие документы, подтверждающие расходование суточных.
Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ). Соответственно, для того, чтобы списать средства, выделенные на оплату суточных, достаточно иметь авансовый отчет.
к меню
Письма Минфина о расходах на командировки
1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51 , Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»
Примечание : Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).
к меню
2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6 :
«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
к меню
3. Документальное подтверждение расходов по найму жилья при командировке
Командировочные расходы, не подтвержденные документами, облагаются страховыми взносами
Если командированный работник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд и наем жилья, то работодатель обязан начислить страховые взносы на сумму компенсации таких затрат. Такая позиция выражена в письме Минфина от 09.02.18 № 03-04-05/7999 .
4. Какими документами можно подтвердить расходы на наем жилья, если во время командировки сотрудник поселился у частного лица
В этом случае расходы подтверждаются договором или актом с наймодателем. Потому что во время командировки сотрудник вправе проживать не только в гостинице, но и в другом жилом помещении (например, на съемной квартире). Подтвердить расходы на наем жилья в данной ситуации можно документами, составленными в произвольной форме ( , постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). Например, актом, подписанным наймодателем (владельцем квартиры), с одной стороны и нанимателем (командированным сотрудником) с другой. В этом документе должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные Закона от 6 декабря 2011 г. № 402–ФЗ.
Если организация самостоятельно арендует для командированных сотрудников частное жилье, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор. Это целесообразно, если организация регулярно командирует своих сотрудников в один и тот же населенный пункт. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. В этом случае документом, подтверждающим расходы на наем жилья, тоже может быть акт.
Обязательно зафиксируйте в акте факт оплаты, поскольку в противном случае будет считаться, что сотрудник не понес расходы. Фиксация факта оплаты необходима для признания затрат на проживание в составе расходов при расчете налога на прибыль ()
5. Работник провел отпуск в месте командировки: оплата обратного билета облагается НДФЛ и взносами?
После выполнения служебного задания работник не возвращается из места командировки, а остается там для проведения отпуска. Должен ли работодатель начислить страховые взносы на стоимость приобретенного для сотрудника обратного билета к месту постоянной работы? Да, должен, ответила ФНС России в письме от 11.05.18 № БС-4-11/8968.
к меню
Заполнить, проверить и сдать расчет по страховым взносам через интернет
РАСХОДЫ на общественный транспорт, такси, другие расходы во время командировки
Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли. Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено . Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (). Это будут дополнительные затраты на командировку.
Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации). Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Примечание : Письма Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.
Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.
Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений пункта 1 части 1 и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Сопутствующие затраты по командировке - стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги V IP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т. д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определенное время.
Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.
После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).
Когда выплачивать аванс — до или после командировки?
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.
Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?
В данном случае возможны оба варианта.
Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.
При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.
Заполнение командировочного удостоверения
Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.
Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.
Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.
Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.
Как заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.
На титульном листе вписываются:
- ФИО работника
- подразделение
- дата авансового отчета
На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:
- наименования первичных документов или наименования расходов
- сумму, указанную в документе
- итоговую величину по совершенным расходам
- подпись
После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.
На что следует обращать внимание в части расходов?
1. Транспорт
Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.
Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.
2. Найм жилья
До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.
3. Представительские расходы
Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).
Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.
Выплата суточных
Размер суточных
В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.
В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.
Документы, утверждающие размер суточных
Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.
Расчет командировочных
Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.
Пример
Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:
Ошибки в расчете суточных
Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.
Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.
Оплата выходных и переработок в командировке
Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.
То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.
Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?
Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.
Пример
Учет командировочных расходов в 2018-2019 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание - платить ли работнику суточные за дни в пути?» .
- другие траты, разрешенные руководством.
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.
Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722 , от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2018 - 2019 годах» .
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2018-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10... Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка» .
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Отражение командировочных расходов в учете организации производится на основании авансового отчета. Как правило, командировочные расходы отражаются проводками на счетах учета производственных затрат, так как командировка - это поездка в производственных целях.
Документальное оформление командировки
Обязательным условием направления в командировку является письменное распоряжение работодателя (ст. 166 ТК РФ). В основном это приказ о направлении в командировку, но может быть и иной документ. Форма не установлена, поэтому организация может установить свою форму документа, а может использовать унифицированную — № Т-9. Обязательно надо указать место, срок, цель командировки. Командировочное удостоверение, служебное задание отменены, но организация может использовать эти формы документов или же установить свои в локальном акте, а также установить иные обязательные документы, например образец сметы командировочных расходов. В этом же локальном акте необходимо установить размер суточных, можно установить лимит расходов на проживание, а также указать иные командировочные расходы.
Выдача аванса
Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.
Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.
Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:
Если осуществляется перечисление на карту работника:
В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения , так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.
В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.
Суточные
За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11 , п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.
Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.
Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.
Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1 .
Иные командировочные расходы
Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.
Если работник направлен в командировку, к примеру, для выполнения работ по контракту с заказчиком и услуги, оказанные заказчику, отражаются по счету 20, то и расходы на командировку будут отражаться проводкой:
Если командировка связана с продажей товаров, то учет командировочных расходов будет отражаться проводкой:
Командировка, связанная с приобретением имущества, увеличивает его стоимость и отражается проводкой:
В случае необходимости командирования сотрудника для возврата брака в учете отражается:
Если организация применяет общую систему налогообложения и в составе расходов на командировку выставлен НДС, то бухгалтерские проводки по командировочным расходам будут выглядеть так:
Дт19 Кт71 - учтен НДС по командировочным расходам;
Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 - произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.
Командировочные расходы в договоре с заказчиком
Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.
Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989).
Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ .
Особенности учета расходов в зарубежной командировке
При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.
Существенное отличие - определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств - в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.
Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.
За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении - по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.
С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.
Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).
Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.
Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).
В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).
Авансовый отчет работника
Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках - это три рабочих дня после возвращения из командировки.
Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.
Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.
Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).
При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:
Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;
Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;
Дт 70 Кт71 - удержан из заработной платы работника остаток аванса.
Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.
