Написание названий. Как писать названия компаний и организаций? Все правила. Большие и маленькие буквы

При оформлении документов большие проблемы у меня вызывает правильное написание названий организаций и органов власти. Я постоянно пользуюсь словарями, но по таким вопросам не всегда нахожу в них ответ. Хотелось бы получить не просто разовую консультацию, а информацию обо всех существующих проблемах употребления названий.

Ответ

Деловые отношения устанавливаются обычно не между отдельными людьми, а между организациями или их представителями. Поэтому названия органов власти, предприятий, учреждений не менее важны для официальной переписки, чем имена собственные в межличностном общении.

Правильное употребление названий существенно осложняется их многообразием и недостаточной четкостью некоторых правил. Составитель документа может столкнуться здесь с несколькими проблемами.

Кавычки. Названия, буквально отражающие характер деятельности организации, приводятся без кавычек: Московская государственная консерватория, Российский комитет ветеранов войны, Всероссийская библиотека иностранной литературы.

Заключение названия в кавычки свидетельствует о его условном характере: фабрика "Красный Октябрь", издательство "Дрофа", школа "Интеллект".

Зарубежные собственные имена несколько реже, чем русские, берутся в кавычки: фирма Canon, агентство Франс Пресс.

Это связано с тем, что сам по себе латинский шрифт или очевидная инородность наименования становятся средствами графического и смыслового выделения.

Прописная буква или строчная. В составных названиях учреждений, организаций, предприятий и фирм могут использоваться одна или несколько прописных букв.

В соответствии с правилами русского языка, следует писать с большой буквы все слова в названиях высших органов власти и крупнейших международных организаций: Федеральное Собрание Российской Федерации, Государственная Дума, Совет Федерации, Правительство Российской Федерации, Организация Объединенных Наций.

В большей части названий с большой буквы пишется первое слово: Управление делами Президента Российской Федерации, Министерство обороны Российской Федерации, Федеральная таможенная служба, Служба внешней разведки Российской Федерации, Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова, Российская академия наук, Международный валютный фонд.

В некоторых названиях с прописной буквы пишется не только первое слово, но и то, с которого может начинаться сокращенный вариант наименования: Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея), Государственный Русский музей (Русский музей), Московский Художественный академический театр (Художественный театр).

Названия, имеющие обобщенный характер (особенно в том случае, когда их употребляют во множественном числе), пишутся с маленькой буквы: министерства и ведомства, политическая партия, университет, парк культуры, музей.

Наиболее авторитетным источником информации о названии организации, безусловно, признаются ее официальные документы. Даже в тех случаях, когда написание, принятое в самой организации, не вполне соответствует правилам орфографии, его следует строго придерживаться, - иначе будут нарушены нормы делового этикета.

Сокращение названий - важный резерв речевой экономии. Чтобы не повторять многократно "громоздкое" наименование, состоящее из нескольких слов, его нередко заменяют аббревиатурой - слоговой, звуковой или буквенной (читаемой по названиям букв). Министерство сельского хозяйства - Минсельхоз, Федеральная служба охраны Российской Федерации - ФСО, Федеральная служба безопасности - ФСБ.

При употреблении аббревиатур надо помнить о том, что слоговые, а также звуковые сокращения, заканчивающиеся на согласную, склоняются по общим правилам: Минфин - в Минфине; Минюст - Минюсте.

Буквенные аббревиатуры не склоняются: МВД - в МВД.

Многие сокращенные названия носят официальный характер и находят отражение в документах, а также в словарях и справочниках. Однако прибегать к "сокращению" наименования можно лишь в том случае, если сокращенный вариант принимается самой организацией. Произвольное сокращение чужого имени расценивается как неуважение к адресату.

Иностранные наименования. Деловые тексты отражают открытость современного мира и потому часто включают названия иностранных организаций и фирм.

Названия широко известных зарубежных социальных институтов используются в общепринятом русском переводе: Центральное разведывательное управление (ЦРУ), Социалистическая единая партия Германии (СЕПГ).

Остальные имена собственные не переводятся, чтобы не нарушался принцип точности именования.

Иностранные названия могут быть переданы русскими буквами (журнал "Ньюсуик") или сохранены в оригинальном написании (фирма Nestle).

Поскольку официальное общение требует безупречной точности, во многих случаях желательно продублировать русскую запись названия оригинальной, которая дается в скобках. Это позволит адресату однозначно интерпретировать название организации.

В остальном к иностранным названиям в целом применимы все перечисленные выше правила.

Составляя или редактируя документ и выверяя написание названий, надо исходить из трех важнейших принципов: точности, краткости и вежливости.

Организация зарегистрировала устав с наименованием общества с большими и малыми буквами.Банк отказывается открывать р/с, требуя внести изменения в устав согласно ЕГРЮЛ. Это правомерно?

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

• Гражданский кодекс РФ (ГК РФ);
• Налоговый кодекс РФ (НК РФ);
• Федеральный закон от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
• Федеральный закон от 02.12.1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности»;
• Федеральный закон от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
• Правила ведения единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. № 438);
• Инструкция Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»;
• Положение Банка России от 19.08.2004 г. № 262-П «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
• Приказ ФНС России от 25.01.2012 г. № ММВ-7-6/25@;
• Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.12.2011 г. № 15АП-13609/2011.

Исходя из предоставленной информации, сообщаем следующее.

Отношения по открытию счета между организацией и банком урегулированы главой 45 ГК РФ (банковский счет). В соответствии с п. 2 ст. 846 ГК РФ банк обязан заключить договор банковского счета с клиентом, обратившимся с предложением открыть счет на объявленных банком для открытия счетов данного вида условиях, соответствующих требованиям, предусмотренным законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Согласно ст. 86 НК РФ банки открывают счета организациям и предоставляют им право использовать корпоративные электронные средства платежа для переводов электронных денежных средств только при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Таким образом, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (по-другому – свидетельство ИНН) является первым документом, предъявление которого банку обязательно. В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 02.12.1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности» для открытия кредитной организацией банковского счета организации необходимо также предъявление свидетельства о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН).

В соответствии с п. 4.1. Инструкции Банка России от 14.09.2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» юридическое лицо , имеющее намерение открыть в банке расчетный счет, представляет:

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• учредительные документы юридического лица (к учредительным документам юридического лица в соответствии со ст. 52 ГК РФ относятся только устав, либо устав и учредительный договор);
• лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу в установленном законодательством Российской Федерации порядке на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию, в случае если данные лицензии (разрешения) имеют непосредственное отношение к правоспособности клиента заключать договор банковского счета соответствующего вида;
• карточку с образцами подписей и оттиска печати;
• документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами находящимися на банковском счете;
• документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента) юридического лица
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

В соответствии с п. 1.10. Приложения № 2 к Положению Банка России от 19.08.2004 г. № 262-П «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» при открытии счета юридическим лицом банк также должен обладать сведениями о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица, его постоянно действующего органа управления, иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Согласно статьям 3 и 4 Федерального закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» банк обязан иметь и соблюдать правила внутреннего контроля, которыми в целях идентификации клиентов может быть предусмотрено представление каких-либо дополнительных документов. При отказе в заключении счета на основании непредоставления документов, требуемых правилами внутреннего контроля, банк обязан сообщить об этом клиенту.

Выписка из ЕГРЮЛ представляет собой подтверждение наличия определенных сведений в государственном реестре.

Как указано выше, обязан заключить договор банковского счета с обратившимся к нему клиентом на условиях, соответствующих требованиям действующего законодательства и объявленных банком для открытия счетов данного вида. Статья 846 ГК РФ ссылается на ст. 445 ГК РФ, в соответствии с которой клиент, желающий открыть счет, должен обратиться с офертой (направить банку проект договора банковского счета). Банк в течение тридцати дней с момента получения оферты обязан направить обратившемуся лицу извещение об акцепте, извещение об отказе от акцепта, либо протокол разногласий. Согласно п. 2 ст. 846 и п. 4 ст. 445 ГК РФ в случае отказа или уклонения банка от заключения договора банковского счета клиент вправе обратиться в арбитражный суд с требованием о понуждении заключить договор.

Согласно п. 2 ст. 52 ГК РФ в учредительных документах организации должно быть указано ее наименование.

В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» ЕГРЮЛ является одним из государственных реестров и ведется в соответствии с Правилами ведения единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. № 438). В соответствии с указанным Порядком документы, относящиеся к государственной регистрации юридического лица, содержатся в регистрационном деле этого юридического лица, которое является частью государственного реестра. Согласно ст. 4 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» ЕГРЮЛ ведется в бумажном и электронном виде. Записи в ЕГРЮЛ вносятся на основании предоставленных заявителем документов. Т.к. сведения о наименовании юридического лица содержатся в уставе, то сведения о наименовании юридического лица, внесенные в ЕГРЮЛ, являются производными от написанного в уставе организации и должны соответствовать. Таким образом, в рассматриваемом случае не устав не соответствует ЕГРЮЛ, а ЕГРЮЛ не соответствует уставу компании.

Ст. 4 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» предусмотрено исправление технических ошибок в ЕГРЮЛ, вызванных несоответствием имеющихся записей документам-основаниям.

Вопрос тождественности прописных и строчных букв русского языка законодательно не урегулирован. Существуют постановления судов, которые признают разницу между прописными и заглавными буквами в наименовании организации (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.12.2011 г. № 15АП-13609/2011).

Ранее формы заявлений, использовавшиеся при государственной регистрации организаций, государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ, связанных с внесением изменений в учредительные документы, допускали написание наименования организации как заглавными, так и строчными буквами. Новые формы заявлений для государственной регистрации, вступившие в силу с 04.07.2013 г., в связи с ориентированностью на машиночитаемость предусматривают написание всех слов в заявлении, в т.ч. и наименования организации, только прописными буквами (п. 1.1. Требований к предоставлению документов, представляемых в регистрирующий орган (Приложение № 20 к приказу ФНС России от 25.01.2012 г. № ММВ-7-6/25@).

Налицо очевидный правовой пробел, который позволяет иметь различные наименования организации (состоящие из прописных и строчных букв) на бумажном (уставе в регистрационном деле) и электронном носителе (выпиской из которого и является выписка из ЕГРЮЛ) при полном соблюдении установленной процедуры регистрации. Согласно ст. 4 Федерального закона от 08.08.2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» при несоответствии между сведениями, включенными в записи государственных реестров на электронных носителях, и сведениями, содержащимися в документах, на основании которых внесены такие записи, приоритет имеют сведения, содержащиеся в указанных документах.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации существует три варианта действий. Первый вариант – обратиться в налоговую инспекцию с заявлением об исправлении технической ошибки и получить выписку с соответствующим уставу наименованием, в случае отказа – защищать свои права в суде. Второй вариант – признать, что в русском алфавите 33 буквы, и строчная и прописная буква – все равно одна и та же буква и убедить в этом сотрудника банка. Третий вариант – обратиться в другой, более сговорчивый банк.

Резюме

Требования банка привести устав в соответствие с ЕГРЮЛ неправомерны, т.к. приоритет имеет наименование, указанное в уставе. Существуют четыре возможных варианта действий. Первый вариант – обратиться в налоговую инспекцию с заявлением об исправлении технической ошибки и получить выписку с соответствующим уставу наименованием, а в случае отказа защищать свои права в суде. Второй вариант – признать, что в русском алфавите 33 буквы, и строчная и прописная буква – все равно одна и та же буква и убедить в этом сотрудника банка. Третий вариант – обратиться с офертой, получить письменный отказ банка в заключении договора банковского счета и обратиться в суд с иском о понуждении банка заключить договор. Четвертый вариант – обратиться в другой, более сговорчивый банк.

Одна из наиболее часто встречающихся орфографических ошибок в текстах на сайтах — лишние заглавные буквы. Красноречивый пример — местоимение «Вы» с заглавной при обращении к нескольким лицам (подробнее см. статью ). Но это далеко не единственный случай, когда с прописной буквы написаны слова, которые должны были бы идти со строчной. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся случаи.

Названия должностей

Общее правило таково — с большой буквы пишутся лишь названия высших должностей, таких как Президент Российской Федерации, и то, только при официальном употреблении, например, в текстах документов (скажем, в Конституции РФ). Если же вы пишете «обычный» текст (статью, очерк, художественное произведение и т.д.), правильными будут варианты «президент России», «министр здравоохранения», «королева Великобритании».
Высшие государственные должности пишутся с заглавной буквы в названиях документов или организаций (Указ Министра обороны, Администрация Президента Российской Федерации). Однако это распространяется на полные наименования (имена собственные). Если же вы употребляете название не полностью, как имя нарицательное, без больших букв вполне можно обойтись. Сравните:
«Всколыхнувший общественность Указ Президента Российской Федерации № 613 от 08.07.2013 „О противодействии коррупции“ был доработан».
«Аналитики не были уверены, что этот указ президента будет хорошо работать в реальной жизни».
Все остальные должности — основатели, руководители, президенты компаний всех размеров и сфер деятельности, их заместители, генеральные директора (как и само словосочетание «совет директоров») и другие сотрудники — пишутся со строчной буквы во всех контекстах. Написания вроде «Генеральный директор», «Основатель и бессменный Президент», «Заместитель Председателя Совета Директоров» — не уважение к кому бы ни было, а ошибка.

Названия отделов организаций

С прописной буквы пишутся названия организаций (причем по правилам — только первое слово); названия же отделов, подразделений и других структурных единиц должны идти со строчной буквы. Исключением, разумеется, являются имена собственные, входящие в названия. Например, «Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова, факультет журналистики», «как рассказал работник департамента логистики компании „Цветущие ромашки“, …»

Названия праздников

В общем виде в названии праздников с заглавной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Остальные слова, в том числе «святой», идут со строчной. Например, «День подводного флота», «День знаний», «День святого Патрика». Если название праздника начинается с цифры, то с заглавной буквы пишется существительное после нее — «8 Марта», «23 Февраля».
Заметим, что день рождения — хоть и праздник для именинника и его близких, общенародно отмечаемым днем не является, а потому нет никаких оснований писать данное словосочетание с больших букв. Поэтому поздравляя кого-либо с днем рождения, используйте в этих двух словах только строчные буквы.
Новый год как название праздника пишется с заглавной буквы, как констатация факта (наступление очередного календарного года) — со строчной. Как отличить одно от другого? Смотрите по контексту. Например, в предложении «Мы хорошо отметили Новый год» речь идет празднике, а во фразе «С новым годом начну новую жизнь» — о наступлении очередного года. Особый нюанс связан с поздравлением, ведь поздравить можно как с праздником, так и с наступлением нового года. Запомните такое правило: если вы просто пишете «С Новым годом!» , пишите с заглавной буквы; если же «С новым, 20ХХ годом!» — то со строчной (и не забудьте поставить запятую после слова «новым»). Логика здесь такова — праздник называется «Новый год» вне зависимости от номера года. Если же вы поздравляете с наступлением конкретного года, значит, имеете в виду отрезок времени в 365 дней, следовательно, нужны строчная буква и запятая, так как номер год будет выступать в качестве уточнения.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема:

И снова вопрос, и снова нужна консультация вашего журнала! Училась, училась на делопроизводителя 5 лет, проработала по специальности N-е количество лет, но так и «плаваю» в вопросе правильного написания наименования должности по отношению к наименованию отдела и/или компании. Проще объяснить на конкретном примере. Есть должность: главный специалист сектора делопроизводства компании (каждое слово намеренно написано мною с маленькой буквы). Согласитесь, по написанию каждого слова - уйма вариантов. А как же все-таки верно и с точки зрения грамматики русского языка, и с точки зрения написания по делопроизводству?

И потом, наименование должности может оформляться как отдельным реквизитом, так и употребляться по тексту документа, и, я так понимаю, в зависимости от ситуации применяется разное написание слов. Например, мы оформляем реквизит «подпись» как «Генеральный директор», а по тексту письма пишем «генеральный» с маленькой буквы.

Буду в очередной раз признательна вам за квалифицированный ответ, ведь так приятно с полной уверенностью отстаивать свою точку зрения, а если есть еще и на что сослаться, вообще замечательно!

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нас на предприятии в служебных документах руководители, исполнители, нормоконтролеры считают, что в тексте надо писать слова «генеральный директор» и «заместитель генерального директора» с прописной буквы, а не со строчной. Доказывая обратное, я ссылаюсь на правила русского языка, но это их не убеждает, в ГОСТе Р.30-2003 об этом ничего не сказано. Убедительная просьба указать нормативные документы (а не рекомендации), которыми я смогу оперировать.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу дать разъяснение по использованию женского рода для написания должностей. Правильно ли это? Например, как следует писать - «заведующая архивом Е.С. Смирнова» или «заведующий архивом Е.С. Смирнова»? Встречала разные мнения на этот счет, поэтому интересно будет узнать аргументацию мэтра.

Е динственным нормативным документом, содержащим правила употребления прописной и строчной буквы в именах, фамилиях, официальных наименованиях и др. словах, являются Правила русской орфографии и пунктуации, утвержденные в 1956 году Академией наук СССР, Министерством высшего образования СССР и Министерством просвещения РСФСР (далее - Правила). Именно на этих Правилах основываются составители учебной и справочной литературы по культуре речи. В отношении наименований должностей в Правилах имеются два положения:

• § 95, Примечание 6: «Наименования званий, титулов и должностей пишутся со строчной буквы , например: министр, президент, маршал, заслуженный деятель науки, ученый секретарь, сенатор, статский советник, папа, король, шах, хан, паша».
  Примечание 7: «Наименования высших должностей и почетных званий в СССР - Председатель Президиума Верховного Совета, Председатель Совета Министров СССР, Герой Социалистического Труда, Герой Советского Союза, Маршал Советского Союза - пишутся с прописных букв ».
• § 109: «В текстах официальных сообщений и документов написание наименований должностей, званий, установлений и т.п. с прописной или строчной буквы определяется специальными ведомственными инструкциями ».

Из § 95 Правил следует, что названия должностей, кроме высших, пишутся со строчной буквы. Поэтому такие названия должностей, как директор, генеральный директор, руководитель департамента, директор департамента, начальник управления, заведующий отделом и др., следует писать со строчной (маленькой) буквы. Этому же правилу подчиняется написание должности «главный специалист сектора делопроизводства компании», в названии которой мы все слова пишем со строчной буквы. В этом примере в название должности входит еще и название структурного подразделения («сектор делопроизводства»). Правила устанавливают (§ 106), что прописная буква используется только в наименованиях организаций (партийных, правительственных и др.), использования прописной буквы в названиях структурных подразделений Правила не предусматривают .

Хотя сейчас широкое распространение получила практика в крупных организациях писать наименование управлений и департаментов с большой буквы, а входящих в них структур (подразделений более низкого уровня) - с маленькой. Правилами это не предусмотрено, но повсеместно уже считается нормой. Например: «начальник Управления делами», «начальник отдела методологии Департамента экономики и финансов».

Следует сделать оговорку в отношении названия должности «президент». В то время, когда составлялись Правила, такой должности в составе высших должностей нашего государства не было, а в настоящее время Президент Российской Федерации - это одна из высших должностей, в силу чего ее название мы должны писать с прописной буквы (подчеркиваю, если речь идет именно о Президенте Российской Федерации, а не о президенте какой-нибудь компании).

Нужно обратить внимание на § 109 Правил, в котором говорится, что специальными ведомственными инструкциями может устанавливаться использование прописной или строчной буквы в названиях должностей, званий, установлений и т.п. Этим правилом воспользовались для написания должности Мэра Москвы с большой буквы:

Пример 1

Свернуть Показать

Могу в качестве примера привести такой документ, как Регламент Правительства Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, приложение 4 к которому включает Правила написания слов и словосочетаний, где, в частности, сказано:

«С прописной буквы пишется наименование должности Мэра Москвы.

Со строчной буквы пишутся все должности руководителей органов исполнительной власти города Москвы, организаций, структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, должностных лиц исполнительной власти города Москвы (кроме Мэра Москвы), например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, советник Мэра Москвы, руководитель Департамента финансов города Москвы, начальник Правового управления Правительства Москвы, заведующий Приемной Правительства Москвы».

Из приведенного примера следует, что ведомственным нормативным документом установлено написание с прописной буквы только одной (высшей) должности в структуре исполнительной власти субъекта Российской Федерации, для остальных должностей принято общее правило: написание со строчной буквы.

Что же касается оформления реквизитов, в частности, реквизита «подпись», то естественно, мы используем в написании прописную букву в первом слове названия должности, поскольку каждый реквизит - это отдельный самостоятельный элемент оформления документа. Поэтому автор вопроса прав, утверждая, что при оформлении реквизита «подпись» мы пишем «Генеральный директор», а в тексте документа - «генеральный» с маленькой буквы. И не правы те руководители, исполнители, нормоконтролеры, которые считают, что в тексте надо писать должности «генеральный директор» и «заместитель генерального директора» с прописной буквы, а не со строчной.

При этом особенно часто любят писать должности с большой буквы в преамбулах договоров. Правильно это делать с маленькой буквы. Хотя на юридическую силу документа это все равно не повлияет. Важно только при указании должности подписавшего от одной организации с большой буквы должность представителя другой организации из уважения к ней тоже писать с большой буквы. Например: «ЗАО «Холмогоры», далее именуемое Заказчик, в лице Генерального директора Долговязова Д.О., действующего на основании Устава, и ООО «Трехглав», в лице Коммерческого директора Кумового К.Н., действующего на основании доверенности...».

А теперь разберемся с использованием женского рода при написании должностей. Как правильно: «заведующая архивом Е.С. Смирнова» или «заведующий архивом Е.С. Смирнова»?

В русском языке существительные, обозначающие лиц по профессии, должности, занятию, званию, подразделяются на несколько групп:

• Слова, не имеющие парных образований: педагог, судья, адвокат, менеджер, доцент, профессор, кандидат наук, лауреат конкурса, специалист, консультант, юрист, заведующий отделом, директор и др. В официальной речи существительные этой группы сохраняют форму мужского рода и в тех случаях, когда относятся к лицам женского пола. Например: «педагог Петрова Н.Н. предложила...», «профессор Михайлова Р.О. опубликовала монографию...», «Анисимова В.А. принята на должность заведующего отделом конфиденциального делопроизводства» и т.п.
• Слова, имеющие парные образования: учитель - учительница, ткач - ткачиха, летчик - летчица. Как правило, парные образования имеются у существительных, обозначающих лиц по профессиям или видам деятельности, в равной мере свойственных мужчинам и женщинам. Но, несмотря на наличие форм женского рода, в официальном общении предпочтение отдается форме мужского рода , например, в тексте документа: «На должность учителя начальных классов принята Петрова А.В.».
  В других стилях речи существительные женского рода используются в тех случаях, когда иными средствами показать, что речь идет о лицах женского пола, невозможно, например: «Команда наших баскетболисток одержала убедительную победу».
• Слова, имеющие парные образования, используемые преимущественно в разговорной речи. В основном это существительные, оканчивающиеся на -ша и -иха: докторша, билетерша, секретарша, директорша, профессорша, лифтерша, врачиха, дворничиха, сторожиха и др.
  В большинстве своем такие слова являются просторечными, часто имеют пренебрежительную окраску, поэтому используются очень ограничено. Нейтральную экспрессивно-оценочную окраску имеют лишь некоторые слова этой группы: портниха, ткачиха, маникюрша (поскольку они являются единственными обозначениями профессий).

При употреблении существительных, обозначающих лиц женского пола по профессии, должности, занятию, званию, в текстах официальных документов нужно учитывать, что:

• употребляется существительное мужского рода независимо от пола лица, занимающего соответствующую должность, профессию и др., то есть независимо от пола лица пишется: «заведующий отделом подготовил отчет об итогах работы за год»; «старший аудитор включен в комиссию по проверке деятельности филиала»; «генеральный директор провел переговоры с представителями заказчика»;
• употребляется существительное мужского рода, если указана женская фамилия лица, занимающего должность, профессию и т.п., при этом сказуемое ставится в форме женского рода : «главный бухгалтер Славина А.П. завизировала проект приказа»; «ведущий специалист Кошелева Е.А. направлена в командировку»;
• не соответствует нормам литературного языка употребление первой части сложного названия должности в женском роде: «старшая эксперт», «младшая технолог», «ведущая аудитор».

§ 58.1

Кавычками выделяются:

1) слова непривычные, малоупотребительные, на которые автор хочет обратить внимание: Петушков «стрепенулся», а солдат вытянулся, пожелал ему «здравья» и вручил ему большой пакет, запечатанный казённой печатью (Т.);

2) слова, употребленные в необычном, особом значении: Мне объявили, что я должен прожить тут ещё три дня, ибо «оказия» из Екатеринодара ещё не проходила (Л.); Мы поехали в лес, или, как у нас говорится, в «заказ» (Т.); «Бить» в дудку для приманки перепелов учил меня Фёдор (Акс.); Это были пассажиры третьего класса и так называемые «палубные», помещавшиеся на нижней носовой палубе возле трюма. Они не имели права находиться на верхних палубах, предназначенных исключительно для «чистой» публики (Кат.);

3) слова, представляющие собой малоизвестные термины: Рано весной, как только сойдёт снег и станет обсыхать «ветошь», т. е. прошлогодняя трава, начинаются «палы», или лесные пожары (Акс.); Вечером мы с охотником Ермолаем отправились на «тягу»… Но, может быть, не все мои читатели знают, что такое «тяга» (Т.);

4) слова устарелые или, наоборот, совсем новые, если подчеркивается эта их особенность: На открытие коммуны собрался весь актив районной «комсы» (Н.О.);

5) слова, сказанные иронически: …Мы в литературе чтим «табель о рангах» и боимся говорить вслух о «высоких персонах» (Бел.); А новый «родственник» оказался просто проходимцем; От «бумов» и спадов - к постоянному кризису;

6) слова из чужого текста, цитаты: Правда, некогда правильные и теперь ещё приятные черты лица его немного изменились, щёки повисли, частые морщины лучеобразно расположились около глаз, «иных зубов уж нет», как сказал Саади, по уверению Пушкина (Т.); …Воспитанный на красивом языке бабушки и деда, я вначале не понимал такие соединения несоединимых слов, как «ужасно смешно», «до смерти хочу есть», «страшно весело»… (М.Г.); Он требовал пересмотреть работу - «поскольку я внёс нужные исправления» - и заново оценить её; Достаточно было бы одной просьбы - «помогите мне выпутаться из создавшегося положения», - и всё пошло бы по-другому; Он сказал про себя «подумаешь!» и пошёл дальше; Именно эти действия они называли «взаимопомощь»; Он сказал не «глупый», а «недальновидный» (см. § 50, п. 3);

7) слова, разъясняющие термины, выражения (в значении… , в смысле… и т. п.): В сочетании «коренной перелом» слово коренной употреблено в значении «касающийся самых основ, существенный, решительный»; Хороший в смысле «добрый»; Раскрыть понятие «дуализм»;

8) слова, употребленные в условном значении (применительно к ситуации или контексту): На манёврах «красные» выступали против «зелёных»; «Противник» применил «атомное оружие»; Встреча «большой семёрки» (семь крупнейших стран); Солидный «урожай» олимпийских наград собрали наши спортсмены; Завоевать «золото», разделить «серебро», ограничиться «бронзой» (в спортивной печати); Политические обозреватели за «круглым столом».

Ср. также: «бочка» (в авиации); «котёл» (в военном деле); «зелёная улица» (у железнодорожников и в переносном значении); «белое золото» (хлопок); «Белая книга» (сборник документов); «летучая мышь» (переносной керосиновый фонарь); «молния» (срочный выпуск в типографии); «великий немой» (дозвуковое кино); класс «А»; витамин «А» (но: витамины ABC - латинские буквы); быть на «ты».

В последнее время, по мере того как подобные выражения становятся обиходными, в кавычки они заключаются все реже. Например, стали писать без кавычек: часы пик; голосовать за и против; работать на отлично; живая газета и др.

Однако избыточное использование кавычек еще встречается в ряде случаев. Так, в статье под симптоматичным заглавием «Оскорбление кавычкой» (Лит. газета. 1980. 18 июня) справедливо отмечалось, что нет оснований для употребления кавычек в таких предложениях: …Изменяются и «привыкают» к лекарствам сами болезнетворные микроорганизмы; Удаётся «правдами и неправдами» доставить книги; Ибо резкая смена климата - довольно сильная «встряска» для организма человека; …Любые нормы, тем более установленные без должного обоснования, всегда будут «ущемлять» интересы представителей того или иного жанра; Приехали «с ответным визитом» спортсмены Франции и т. п.

В то же время нельзя не сказать о положительной роли кавычек в их оценочно-стилистической функции .

§ 58.2

Об употреблении кавычек при прямой речи см. § 47, при цитатах - § 54, при диалоге - § 51, п. 2.

§ 59. Названия литературных произведений, органов печати, предприятий и т. д.

Кавычками выделяются:

1) названия литературных произведений, газет, журналов, музыкальных произведений, картин и т. п.: роман «Война и мир», повесть «Степь», рассказ «Каштанка», стихотворение «Бородино», «Ода спорту» Пьера де Кубертена, газета «Комсомольская правда», журнал «Новый мир», опера «Хованщина», балет «Лебединое озеро», картина «Утро в сосновом лесу», «Камаринская» (танец); То же в иноязычных названиях: газеты «Юманите», «Нойес Дойнланд», «Морнинг стар», «Тайме», журнал «Космополитен»;

2) названия фабрик, заводов, шахт, рудников, судов, гостиниц, организаций и т. д.: фабрика «Женская мода», завод «Богатырь», типография «Оригинал», шахта «Северная 2- бис», станция метро «Театральная», теплоход «Александр Пушкин», броненосец «Потёмкин», крейсер «Аврора», гостиница «Метрополь», издательство «Просвещение», спортивное общество «Динамо», трест «Нефтегазстрой», управление «Проектстроймеханизация», фирма «Заря», АО «Конверсия», киностудия «Мосфильм», кинотеатр «Россия»; то же в иноязычных названиях: концерн «Дженерал моторс корпорейшн», театры «Ла Скала», «Ковент-Гарден», музыкальная труппа «Театра музикале делла Читта ди Рома», телевизионная компания «Коламбия бродкастинг систем».

Примечание. Не выделяются кавычками: 1) собственные наименования, если они не имеют условного характера: Московский государственный университет им. М. В. Ломоносова, Владимирский педагогический институт, Московский театр кукол, Измайловский парк культуры и отдыха, Институт языкознания Российской Академии наук; 2) названия предприятий, учреждений, управлений и т. д., представляющие собой сложносокращенное слово, образованное из полного официального наименования: Днепрогэс, Мосстрой, Гипронииздрав, Стальпроект, НИИполиграфмаш, АвтоВАЗ; 3) названия предприятий, обозначенные номером или состоящие из аббревиатур и номера: шахта № 2-бис, завод АТЭ-1; 4) названия, в состав которых входят слова имени, памяти: театр имени Н. В. Гоголя, больница имени С. П. Боткина; 5) названия телеграфных агентств: Интерфакс, агентство Франс Пресс; 6) иноязычные названия организаций, учреждений, состоящие из аббревиатур: Би-би-си (английская радиостанция), Си-эн-эн (американская телерадиокомпания); 7) названия книг, газет и журналов в библиографических списках, сносках: Чуковский К. Живой как жизнь. М., 1962; Известия. 1996. 20 дек.

§ 60. Названия орденов и медалей

§ 60.1

Названия орденов и медалей выделяются кавычками, если сами названия синтаксически не зависят от слов орден и медаль: орден «За заслуги перед Отечеством», орден «За военные заслуги», медаль «За отличие в охране государственной границы», медаль «За победу над Германией в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.». Ср. также: нагрудный знак «Отличник народного просвещения».

§ 60.2

Если же название синтаксически зависит от предшествующего слова орден, то оно кавычками не выделяется: орден Мужества, орден Жукова, орден Отечественной войны I степени, медаль Ушакова, знак отличия Георгиевский крест; так же:орден Возрождения Польши, орден По чётного легиона (Франция) и т. п.

Не выделяются кавычками названия в сочетаниях Золотая Звезда Героя Советского Союза, значок ГТО и др.

§ 61. Названия марок машин, производственных изделий и т. д.

§ 61.1

Кавычками выделяются названия:

1) автомобилей: «Волга», «Чайка», «ЗИЛ-130», «Жигули», «кадиллак», «мерседес»;

2) самолетов: «Илья Муромец», «Поликарпов-2» («ПО-2»), «Ил-76» («Ил-76»), «Ту-154» («ТУ-154») и т. п. (в специальной литературе названия-аббревиатуры пишутся без кавычек: Ил-76, Ту-154, Ан-24, МиГ-15, У-2, Як-9 ); бытовые, разговорные прозвища самолетов пишутся в кавычках со строчной буквы: «кукурузник» (У-2), «мигарь» (МиГ-15), «ястребок» (Як-9); официальные названия самолетов иностранных фирм (название сопровождается цифровым обозначением) пишутся с прописной буквы: «Мессершмитт-109», «Фокке-Вульф-189»; их разговорные названия (без цифровых обозначений) пишутся со строчной буквы: «мессершмитт» («мессер»), «фоккер»;

3) кораблей: крейсер «Пётр Великий», ледокол «Ермак»;

4) танков: «пантера», «фердинанд», «тридцатьчетверка» (разг.);

5) пулеметов, миномётов и пр.: «максим», «катюша», «Калашников» (разг.);

6) средств покорения космоса: космический корабль «Восток-1», межпланетная станция «Луна-3», спутник связи «Молния-1», ракета «земля - воздух», ракета типа «матадор» и т. п.;

7) комбайнов, тракторов, бытовых машин и т. п.: комбайн «Сибиряк», трактор «ХТЗ», бритва «Харьков», стиральная машина «Вятка», фотоаппарат «Зоркий».

§ 61.2

Кавычками выделяются названия различных изделий (кондитерских, хозяйственных, парфюмерных, технических и т. п.): конфеты «Василёк», «Южный орех», «Мишка косолапый» (но: пирожные наполеон, эклер - общеупотребительные названия); духи «Цветы России», одеколон «Красный мак», крем «Метаморфоза», зубная паста «Арбат», стиральный порошок «Миф», фильтр «Родник», компьютер «Агат».

§ 62. Названия сортов растений

Кавычками выделяются названия сельскохозяйственных культур, цветов и т. д.: рожь «Харьковская-194», пшеница «Крымка», клубника «Виктория», георгин «Светлана», гладиолус «Элегия».

§ 63. Названия пород животных

Названия пород животных кавычками не выделяются: корова холмогорская; собаки сенбернар, доберман-пинчер; лошади битюг, орловский рысак; куры кохинхинки.

Не выделяются кавычками, но пишутся с прописной буквы клички животных: лошадь Изумруд, корова Белянка, собака Трезор, кот Васька, медвежонок Борька, слониха Манька.