Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.
Пути выбытия наличных
Заполнение расходного кассового ордера может производиться, например, в следующих случаях:
— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
— при выдаче займа работнику наличными;
— выплата заработной платы;
— сдача наличных в банк;
— возмещение работнику перерасхода по авансовому отчету и т.п.
Форма расходного кассового ордера
Вне зависимости от того, по каким основаниям выбывают наличные из кассы, их выдача оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, по ОКУД 0310002). Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. №88.
Бланк расходного кассового ордера условно можно разделить на несколько частей:
— в верхней части бланка приводится наименование организации, коды, название документа «Расходный кассовый ордер», его номер и дата;
— табличная часть содержит информацию о корреспонденции счетов и сумме цифрами;
— под табличной частью располагается блок текстовой информации: кому выдаются наличные, основание (содержание операции), сумма прописью (соответствует сумме цифрами табличной части), приложение;
— в нижней части документа располагаются подписи: руководителя, главного бухгалтера. Здесь же при получении наличных лицо, которому они выдаются, пишет прописью сумму, ставит дату и подпись, а также указываются паспортные данные получателя. Все это заверяется подписью кассира.
Кому и зачем выдали
Под таблицей указывается, кому выдаются наличные, например:
— для зачисления на расчетный счет в ОАО «Альфа-банк» через кассира Волкову И.О.;
— Степанову Михаилу Никифоровичу (при выдаче подотчетному лицу);
— Ромашкину Петру Григорьевичу (при выдаче на командировку)
— Кошкину Александру Сергеевичу (выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды) и т.д.
В строке «Основание» приводится содержание хозяйственной операции, например (в скобках приведены соответствующие проводки для табличной части документа):
— частичная сдача выручки от реализации товара (Д51-К50);
— аванс на закупку канцтоваров (Д71-К50);
— на командировочные расходы (Д71-К50);
— перерасход по командировке (Д71-К50);
— выдача заработной платы (Д70-К50);
— предпринимателю на личные нужды (Д84-К50)
Приложение:
— квитанция к объявлению на взнос наличными №12 от 19.01.2015 г.;
— заявление Степанова М.Н. от 19.01.2015 г. №2;
— приказ №7 от 19.01.2015 г.;
— авансовый отчет №1 от 19.01.2015 г.;
— расчетно-платежная ведомость от 19.01.2015 г. №2.
Обратите внимание, что при выдаче средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды работник обязательно пишет заявление (форма произвольная, указывается сумма и цель выдачи). На заявлении руководитель ставит свою визу: Разрешаю в сумме … на срок …, подпись и дата.
Бланк расходного кассового ордера можно .
Образец заполнения РКО:
Процедура составления
Составленный бухгалтером и подписанный руководителем РКО поступает к кассиру, который выдает наличные:
— получателю, который указан в РКО по предъявленному им паспорту;
— доверенному лицу получателя по доверенности и его паспорту (другому документу, удостоверяющему личность).
Сначала кассир подготавливает сумму к выдаче, затем передает получателю РКО, в котором тот пишет сумму прописью, ставит дату и расписывается. Далее кассир пересчитывает подготовленную сумму к выдаче на глазах получателя и производит выдачу. Получатель самостоятельно пересчитывает наличные под наблюдением кассира. После выдачи кассир подписывает РКО.
Если деньги получены по доверенности, то она прикладывается к РКО.
При составлении РКО на сдачу наличных в банк есть одна особенность в процедуре составления. Если вы обратите внимание на образец заполнения РКО, приведенный выше, то увидите, что в Приложении мы должны записать номер и дату объявления на взнос наличными. Однако этот документ составляется в банке. Только в банке становится известен номер квитанции (которая является частью объявления).
Поэтому сначала перед поездкой в банк составляется первоначальный бланк РКО, без заполнения поля «Приложение». Кассир дописывает от руки сумму полученных наличных прописью, ставит дату и подпись. А по возвращению из банка с квитанцией документ дозаполняется.
Особенности у ИП
С 1 июня 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно этому Указанию для ведения кассовых документов ИП введен ряд упрощений.
ИП могут не составлять РКО на операции с собой:
— выдача денег на личные нужды ИП,
— выдача денег ИП из кассы для внесения на расчетный счет.
По-прежнему нужно составлять РКО на операции с прочими лицами, например:
— выдача денег подотчетному лицу,
— выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.
О том, как заполняется верный спутник РКО — приходный кассовый ордер, . Об особенностях заполнения кассовых документов для ИП . И не забудьте о лимите расчетов наличными — ь.
А вам приходилось проводить заполнение расходного кассового ордера? Возможно, у вас есть вопросы по этому документу? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.
РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.
Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.
Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2019 года
В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.
Как выписать РКО
Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:
- приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
- заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
- выдаче наличных на командировочные расходы;
- выдача денег на материальную помощь сотруднику.
Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.
По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
- соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.
Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.
Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.
Расходный кассовый ордер: пример заполнения
РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.
Итак, разберем по шагам.
Шаг 1. Заполняем шапку
В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.
ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.
Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.
В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.
Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»
Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.
В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.
Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги
Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.
Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.
В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.
В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.
Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги
Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.
В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.
Шаг 5. Подпись руководителя
РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.
Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2019 года
Как вести учет и сколько хранить
Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.
Расходный кассовый ордер создается при отпуске из кассы юрлица наличных средств. Это обязательно для подобающего ведения бухучета.
Как в 2019 году выглядит пример оформления этого документа? Расходный ордер надлежит создавать при всякой выдаче денежной наличности из кассы юридического лица.
Заполнять бланк можно как вручную, так и при помощи специальных автоматизированных программ. Как же правильно оформляется расходный ордер на 2019 год?
Важные аспекты
В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:
- перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
- при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая ;
- при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
- при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.
Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.
Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.
Кто подписывает документ
После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.
При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.
Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.
Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».
Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.
Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.
Действующие нормативы
Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена .
По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным , должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.
Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.
Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».
При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным .
Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.
Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.
Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и .
Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.
Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.
На выдачу зарплаты
Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по составлять расходный кассовый ордер обязательно.
Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.
В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.
В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.
Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.
В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.
В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.
Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У Выдача наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения Порядок выдачи по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом. п. 6.4 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г.
Выплата отпускных работнику
Внимание
В связи с этим полагаем, что следует придерживаться следующих правил:
- составить расходный кассовый ордер необходимо на дату окончания выплаты денежных средств по ведомости, поскольку в этот день можно определить сумму фактически выданной и депонированной заработной платы. Именно фактически выплаченная сумма должна быть отражена в РКО;
- РКО оформляется на всю сумму выданных средств, а не на каждое физлицо.
физлица в расходном кассовом ордере также не нужно заполнять.
Расходный кассовый ордер (форма ко-2)
Инфо
Выдача денег может производиться по доверенности - в этом случае, в форме кассового ордера после ФИО получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Эти документы непосредственно после выдачи денег погашаются штампом «Оплачено» с указанием текущей даты. Подчистки, помарки или исправления в расходных кассовых ордерах не допускаются.
Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается. См.
Общие сведения о расходном кассовом ордере. правила заполнения
Важно
Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).
- В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных.
В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить
Совпадает с датой составления РКО Подпись Эта строка остается пустой платежной ведомости от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую (наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя) Выдал кассир (подпись) Монеткина А.Е. (расшифровка подписи) В кассовой книге в графе 2 «От кого получено или кому выдано» при регистрации оформленного на основании зарплатной ведомости РКО напишите «работникам» или оставьте графу пустой. То есть заполните графу так же, как у вас заполнена строка «Выдать» в расходном ордере.
Когда можно обойтись без ведомости, а когда - нельзя Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.
Как оформить рко при выдаче зарплаты наличными
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.) В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации.
Если структурных подразделений нет - ставится прочерк. Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2015.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют): Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Открыта форма:
- Расчет лимита кассы: копейка в копейку, № 15
- БСО: когда, зачем и почему, № 14
- Скоро кассовый чек будет приходить на мобильный телефон, № 12 2015 г.
- Наводим порядок в кассе и наличных расчетах, № 17
- «Чужаки» в зарплатной ведомости, № 16
- Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными, № 12
- Касса: продолжаем осваивать новые правила, № 18
- Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно, № 18
- Ведем кассу по новым правилам, № 17
- Что, кому и как теперь можно выдать наличными, № 14
- Касса: формы - прежние, правила ведения - новые, № 12
- По выручке или по расходам: выбираем формулу кассового лимита, № 8
- Вмененщик оказывает услуги населению: выдаем БСО или чек ККТ?, № 5
- Новый кассовый порядок: проще, но не для всех, № 2
Как заполняется расходный кассовый ордер ко-2?
- 1 Кассовые ордера: общие сведения
- 2 Правила заполнения расходного кассового ордера
- 3 Видео - «Оплата покупателя - приходный кассовый ордер»
Кассовые ордера: общие сведения Операции по приёму или выдаче из кассы наличных средств оформляются по кассовым ордерам. Они представляют собой первичные документы. Кассовые ордера подтверждают факт состоявшейся хозяйственной операции.
Существует две разновидности: расходные и приходные. При выдаче наличных денег из кассы заполняется РКО (расходный кассовый ордер), при получении, соответственно, приходный.
У расходного кассового ордера бланк установленного образца - форма КО-2. Госкомстат России утвердил данный документ 18 августа 1998 года Постановлением № 88.
Ведением кассовых операций занимается руководитель или уполномоченное лицо.
Денежные средства
У Действия кассира при выдаче наличных денег При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.
Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его. п.
Расходный кассовый ордер на выдачу отпускных
Если поступление наличных средств в кассу оформляется с помощью приходного ордера КО-1, то при выдаче средств из кассы заполняется расходный кассовый ордер унифицированная форма КО-2. После заполнения данный документ также подлежит обязательной регистрации в журнале КО-3, а сама операция по выдаче денег отражается в кассовой книге КО-4 с указанием номера и даты «расходника». В конце статьи вы найдете ссылку на скачивание бланка расходного кассового ордера, далее вам остается его только заполнить, опираясь на представленные ниже рекомендации. Ордер – это денежный документ, который не допускает никакого рода ошибок, исправления не допускаются, поэтому будьте аккуратны.
При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. п. 6.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. № 3210-У Оформление выдачи наличных денег по доверенности Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.
Расходный кассовый ордер на выдачу отпускных образец
К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна. Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР Номер документа Дата составления 153Должен быть указан в зарплатной ведомости 10.07.2015Должна быть указана в зарплатной ведомости.
При этом дата составления РКО - это дата закрытия зарплатной ведомости, то есть последний день выплаты по ней зарплаты Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Код целевого назначения код структурного подразделения корреспондирующий счет, субсчет код аналитического учета 70 50 1 050 000,00Фактически выданная работникам сумма Выдать работникамЭту строку можно и не заполнять (фамилия, имя, отчество) Основание: зарплата за вторую половину июня 2015 годаВозможные варианты: «премия по итогам полугодия 2015 года», «отпускные» и т. д.
Вопросы организации и ведения кассовых операций являются актуальными для предпринимателей, осуществляющих расчеты наличными денежными средствами. Изменения в применении ККТ, в частности, введение онлайн-касс, повлекло за собой ряд корректировок в порядке учета кассовых операций (Указание от 19.06.2017 N 4416-У, которое вступило в действие с 19.08.2017). Узнайте об основных изменениях в организации кассовых операций, повторите основные пункты оформления расходного кассового ордера и скачайте бесплатно расходно-кассовый ордер (бланк 2019 года).
Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории РФ установлен Банком России. Порядок является единым и обязательным для юрлиц.
Основные требования Банка РФ
Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.
Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.
ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.
Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У ).
Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.
Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др. Расходный кассовый ордер (бланк word) скачать бесплатно вы сможете в конце статьи.
Порядок оформления операций
|
Выдача наличных под отчет |
|
|
Сдача наличной выручки в банк |
|
|
Выдача наличных на зарплату |
|
|
Прочие выдачи |
кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе) |
Все операции по выдаче наличных из кассы могут быть оформлены РКО по унифицированной (не обязательной для применения с 01.01.2013 в соответствии с Федеральным законом N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») форме № КО-2. Образец расходного кассового ордера скачать бесплатно можно в конце статьи.
РКО оформляется с внесением записи в книгу днем фактической выдачи денег.
Расходный кассовый ордер (пример заполнения)
Заполнение РКО
По строке «организация» указывается наименование юрлица в соответствии с данными ЕГРЮЛ.
При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений, им могут присваиваться коды. В этом случае в строке «структурное подразделение» указывается наименование такого подразделения в соответствии с учредительными документами, а в графе «Код структурного подразделения» указывается код такого подразделения.
Обязательная нумерация РКО законодательно не установлена. При принятии решения о нумерации порядок ее следует установить локальным актом.
Дата составления РКО — дата выдачи наличных денег из кассы.
В графе «Дебет» указываются счета бухучета, на которых подлежат отражению операции по выдаче наличных. Примеры операций приведены в таблице ниже.
В графе «Кредит» указывается счет движения денежных средств в кассе по бухсчету 50.01 «Касса организации».
Сумма полученных денежных средств указывается цифрами в графе «Сумма, руб.коп.» и прописью в соответствующих строках ордера. Запись делается с начала строки с заглавной буквы.
Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если в кассу поступили средства целевого финансирования.
В строке «Выдать» заполняется ФИО получателя денег.
В строке «Основание» — содержание хозяйственной операции (например, для зачисления на р/счет ООО «ВИД» в Банке ПАО «Свет»)
В строке «Приложение» — название и реквизиты первичных документов (товарной накладной, акта приема-передачи, решения о выплате дивидендов, приказа о выплате матпомощи и т.д.).
В строке «По» — паспортные данные получателя и реквизиты доверенности (при ее наличии).
После выдачи денег кассир подписывает РКО и оставляет его себе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).
Примерный перечень проводок, отражающих выдачу денежных средств
Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.
Существует возможность заполнить онлайн расходный кассовый ордер с помощью некоторых интернет-ресурсов или скачать расходно-кассовый ордер (образец заполнения 2019) в приложении к статье.
