Приказ
Об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами
[наименование государственного (муниципального) учреждения]
[число, месяц, год ] N [значение ] [место издания приказа ]
В целях установления порядка расчетов с подотчетными лицами приказываю:
1. Утвердить Положение о порядке расчетов с подотчетными лицами [наименование государственного (муниципального) учреждения ] согласно Приложению к настоящему приказу.
2. Приказ применяется, начиная с [число, месяц, год ]
3. Ознакомить с настоящим Приказом всех сотрудников учреждения, имеющих отношение к выдаче и получению денежных средств под отчет.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [должность, фамилия и инициалы ответственного должностного лица ].
[наименование должности ] [подпись ] [Ф.И.О. ]
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
С введением в 2012 году нового Положения о порядке ведения кассовых операций изменились (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П) и некоторые правила выдачи денежных средств работникам под отчет. Мы уже говорили о том, что наличие заявления от работника с визой руководителя обязательно и подробно разобрали содержание такого заявления ().
У бухгалтера теперь возникают и другие вопросы: а нужен ли приказ с перечнем подотчетных лиц, и где нужно прописывать порядок расчета с сотрудниками по выданным суммам и сроки предоставления авансового отчета? И нужно ли вам Положение о подотчете? Давайте искать ответы вместе.
Зачем нужно Положение о подотчете
Независимо от используемой системы налогообложения (общая, упрощенная, ЕНВД), каждый руководитель должен утвердить основные правила в расчетах с подотчетными лицами, которые будут действовать в организации. Что же должно найти отражение в этих правилах? На свое усмотрение руководитель может установить (п.4.4 Положения):
1. Перечень подотчетных лиц, которым разрешено получение денежных средств.
2. Сроки проверки авансовых отчетов от работников.
3. Сроки окончательного расчета с работниками.
Все это можно сделать в едином документе – Положении о расчетах с подотчетными лицами, которое утверждается приказом руководителя. Этот документ не является обязательным, однако наличие его в организации оправдано – это единый документ, в котором прописываются все правила расчетов с подотчетными лицами, действующие в организации. Работники знакомятся с ним под роспись, в результате меньше вопросов «А когда мне сдать отчет?» и опозданий с авансовыми отчетами.
Основные элементы Положения
Может включать следующие моменты.
1. Условия выдачи работнику денежных средств подотчет. Согласно Положению, работник может получить деньги при условии, что долг по предыдущему авансу погашен полностью. Обратите внимание: работник обязан не просто отчитаться по предыдущему авансу (сдать авансовый отчет), как было раньше, а именно полностью вернуть остаток предыдущего.
2. Наличие заявления. Работник для получения денежных средств под отчет пишет заявление, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. В течение, например, 2 дней руководитель рассматривает заявление и на нем указывает свое решение: сумму и срок выдачи, ставит подпись и дату.
3. Сроки выдачи после подписания заявления. Например, на основании заявления работник получает денежные средства в кассе по расходному кассовому ордеру в течение 3 рабочих дней. При этом работником предъявляется паспорт.
4. От чьего имени делаются покупки при выдаче денег на хозяйственные нужды. Можно установить, что покупки делаются работником от имени организации. Для этого работнику бухгалтерией выдается доверенность. Для покупок в розничном магазине доверенность не нужна.
Подтверждающие документы, которые необходимы для составления авансового отчета. На этот пункт обратите особое внимание работников, т.к. при отсутствии подтверждающих документов, признание расходов станет невозможным.
При приобретении товаров (услуг, работ) сотрудник должен получить от продавца бланк строгой отчетности или чек ККТ. В магазине розничной торговли выдается товарный чек. При покупке товаров в оптовой компании выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура и накладная. При заказе услуг также выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура, а вместо накладной – договор и акт выполненных работ (заказ-наряд).
5. Соблюдение лимита наличных расчетов между организациями, индивидуальными предпринимателями. По одному договору лимит расчетов составляет 100 000 руб.
6. Сроки предоставления работником авансового отчета. В Положении четко оговаривается, что работник обязан сдать авансовый отчет с оправдательными документами в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока выдачи денег в подотчет или со дня выхода на работу. Обратите внимание работников на то, что за задержку отчета ему может быть начислен НДФЛ. По этой же причине стоит хотя бы раз в месяц проводить ревизию счета 71 на наличие просроченной задолженности
7. Сроки проверки авансового отчета бухгалтером, главным бухгалтером, сроки подписания авансового отчета директором в рабочих днях.
8. Сроки сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу после подписания авансового отчета или выхода на работу.
9. Разъяснение работникам, что в случае невозвращения остатка подотчетных сумм в установленный срок, он удерживается из их заработной платы. Для этого составляется приказ на удержание, и работник знакомится с ним. Порядок удержания также можно прописать в Приложении.
К Положению также целесообразно утвердить Приложения, например, образцы написания заявления на выдачу в подотчет, доверенности на получение наличных, образцы заполнения авансового отчета, список подотчетных лиц и др.
О том, как правильно написать заявление на выдачу денег в подотчет и как руководителю его завизировать, . Как правильно заполнить авансовый отчет, .
А в вашей организации разработано Положение о подотчете? Считаете ли вы такой документ удобным и необходимым в работе предприятия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Спрашивает Татьяна ПЕТРЕНКО, главный бухгалтер (Воронежская обл.): По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников. А нужен ли приказ с перечнем подотчетников? И в каком документе установить сроки проверки авансового отчета и окончательного расчета с сотрудником?
Если компания на «упрощенке»
Правила расчетов с подотчетными лицами распространяются в том числе и на компании, которые применяют упрощенную систему.
Перечень подотчетников и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении
Действительно, с 1 января 2012 года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).
Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.
Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов (1 ) и окончательного расчета с сотрудниками (2 ). О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.
Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы (3 ). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.
Обратите внимание: Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.
Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам
Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4 ).
Отметим, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Но оно формулировалось по-другому. Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.
Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.
Осторожно!
Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.
Если налоговые инспекторы обнаружат, что это правило не выполняется, они могут попытаться оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (хотя ответственность за это нарушение там на самом деле не предусмотрена).
И еще один важный пункт — о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными (5 ). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.
Если подотчетник вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты
Предположим, подотчетный сотрудник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание. Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.
Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Порядок удержания также пропишите в Положении о подотчетных лицах (см. п. 10 Положения, приведенного нами выше).
И еще. Проводите ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ. Если выяснится, что к ее началу компания не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени. Конечно, такие действия назвать законными нельзя. Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают. Однако если вы не хотите доказывать это в суде, старайтесь таких ситуаций избегать.
Главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами
Эти пункты стоит включить в Положение.
1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.
2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.
3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.
4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.
5. Перечень документов, подтверждающих затраты.
Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец - в статье.
Зачем нужно положение о подотчете
Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.
Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.
При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой Кодекс РФ ;
- Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У ;
- Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ;
- Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н .
Положение о расчетах с подотчетными лицами 2019
Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.
Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:
1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.
2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.
Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).
3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.
Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.
Порядок выдачи денег под отчет
Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:
- сумму аванса;
- срок выдачи;
- на какие цели будут потрачены деньги;
- дату составления.
Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:
- ФИО подотчетного лица;
- сумма аванса;
- срок, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.
Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.
Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.
Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:
- командировочных расходов;
- расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом (п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.
Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.
Утверждено приказом руководителя
Положение о расчетах с подотчетными лицами
1. Общие положения
1.1. Данное Положение разработано для установления и применения в организации единого порядка по расчетам с подотчетными лицами, который позволит в полной мере контролировать движение выданных подотчет авансов , их целевое использование, а также правильно отражать в бухгалтерском учете хозяйственные операции, связанные с подотчетными суммами.
· Трудовой кодекс Российской Федерации.
1.3. Денежные средства, выдаваемые работникам на административно-хозяйственные, представительские, командировочные расходы, а также расходы, связанные с непосредственной деятельностью организации, называются подотчетными суммами.
1.4. Работники, получающие подотчетные суммы, являются подотчетными лицами.
· наименование должностей ответственных лиц и их подписи.
4.6. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в первичных документах, несут лица, составлявшие и подписавшие эти документы.
4.7. Полученный авансовый отчет проверяется бухгалтером по содержанию, по цели использования, по итоговой сумме в течение 3 дней, затем подписывается главным бухгалтером в течение 2 дней и утверждается директором за 2 дня.
4.8. После утверждения авансовый отчет принимается к исполнению: перерасход по подотчетным суммам выдается подотчетному лицу в течение 3 дней, остаток вносится работником в течение 5 дней.
4.9. Если задолженность по подотчетным суммам вовремя не возвращается на предприятие, то в течение месяца принимается решение руководства об удержании долгаиз заработной платы работника и издается приказ.
4.10. В случае, когда подотчетные средства не были потрачены на указанные цели, работник в течение 3 дней после окончания срока аванса обязан вернуть полученный подотчет в полной сумме в кассу предприятия.
4.11. Аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии, инициалов, сумм выдачи, произведенного расхода, возврата остатка или получения перерасхода.
4.12. Затраты, произведенные не по назначению, могут быть возмещены, по решению руководства, из чистой прибыли с оплатой всех необходимых налогов.
