Происходящие изменения в сфере применения контрольно-кассовой техники затрагивают не только организацию работы с ККТ в сфере розничной торговли, но и, без сомнения, приведут к утверждению новых форм первичной кассовой документации. Грамотное ведение учета – защита от штрафов и претензий со стороны контрольных органов, в связи с этим предпринимателей волнует вопрос: Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы? Каким образом вести такой документ? И какие требования к составлению и хранению формы предъявляет Законодательство РФ?
Кассовая книга при онлайн-кассе
Кассовая книга – это важный документ бухучета предприятия/ИП, предназначенный для отражения и контроля операций по наличным расчетам в компании. Бланк отчета по форме КО-4 утвержден Постановлением № 88 от 18.08.98 г. В соответствии с действующими требованиями Порядка ведения кассовых операций, регулируемых Банком России в Указаниях № 3210-У от 11.03.14 г., все юридические лица/ИП обязаны фиксировать поступающую наличность в кассовой книге. В виде исключения разрешается не вносить средства по агентским и субагентским взаимоотношениям.
Кассовая книга является обязательным регистром учета и заполняется в соответствии с текущими приходно-расходными операциями за операционный день. Допускается не составлять форму при отсутствии движений наличности по кассе. В связи с введением поправок в Закон № 54-ФЗ, нужно ли вести кассовую книгу при онлайн-кассе?
Новое оборудование с ФН оснащено усовершенствованным объемом памяти, способно ежедневно передавать данные по поступающей выручке в контрольные органы (с помощью ОФД) и подключено к онлайн-режиму в сети интернет. Возможно, чиновники учли все эти моменты и упростили кассовый документооборот для тех розничных торговцев, которые оперативно установили в своих магазинах «умные» ККТ? Безусловно, некоторые послабления в части первичной документации уже действуют. Этому посвящены разъяснения Минфина и ФНС в Письмах №№ 03-01-15/54413 от 16.09.16 г., ЕД-4-20/18059@ от 26.09.16 г., 03-01-15/19821 от 04.04.2017 г.
О чем идет речь? Прежде всего, о необходимости применения первичной документации по Постановлению № 132 от 25.12.98 г. Это всем знакомые формы – от КМ-1 до КМ-9, включая журнал кассира КМ-4, справку кассира КМ-6, акты и т.д. До вступления в силу Закона № 290-ФЗ составление подобных форм было обязательным для всех субъектов, работающих с ККТ. С появлением инновационной техники использование указанных бланков более не является обязанностью, а носит добровольный характер. Преимущество онлайн-касс заключается в автоматизации учета, в связи с чем минимизируется первичный документооборот магазина.
Однако кассовая книга не относится к первичным бланкам бухучета, а является обязательным унифицированным регистром, форма которого принимается на федеральном уровне и не подлежит самостоятельному утверждению предприятиями/ИП. Вести кассовую книгу обязаны все компании вне зависимости от рабочего налогового режима. Некоторые послабления предусмотрены для СМП и ИП, но относятся эти нормы не к составлению кассовой книги, а к другим моментам, к примеру утверждению лимитов кассы.
Онлайн-кассы – правила ведения кассовой книги
Формат ведения кассовой книги выбирается по решению фирмы – в электронном или бумажном виде. Основанием для внесения денег в главную кассу предприятия/ИП при онлайн-технике являются Z-отчеты, предназначенные для закрытия смены в конце рабочего дня. Отчет гашения выбивает кассир, одновременно данные передаются в ИФНС. По полученным сведениям заполняются журнал и справка кассира (при использовании таких первичных документов), а затем вся информация поступает в бухгалтерию, где и составляется кассовая книга.
К отрывным листам КО-4 прикладываются приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на унифицированных бланках. Общая сверка данных производится в конце каждого дня, контроль осуществляют руководящие лица предприятия. Листы кассовой книги сшиваются по итогам выбранного периода – за декаду, месяц, квартал. Исправления допускаются только при заверении данных главным бухгалтером/директором компании. Электронная кассовая книга может не распечатываться, а заверяться ЭЦП и храниться на магнитных носителях данных. Каждый год в организации/ИП открывается новый экземпляр книги. Срок хранения регистра составляет 5 лет (Закон № 402-ФЗ, п. 362 Приказа № 588).
Вывод – составление кассовой книги по форме КО-4 является обязанностью всех розничных торговцев независимо от того, какую модель ККТ применяет продавец.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Руководствуясь Положением банка России № 373-П от 12.10.2011 г., как организации так и ИП обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это Положение касается всех, кто проводит расчеты наличными денежными средствами. Ниже приводится образец и заполнение кассовой книги .
Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер (ПКО), а на расход денег - .
По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4 .
Ведение кассовой книги на бланке
В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.
Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.
Скачать бланк кассовой книги для ИП:
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь - апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.
Образец кассовой книги
Лист кассовой книги и отчет кассира
На что нужно обратить внимание при заполнении:
- Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть - это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
- Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
- Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года - то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
- В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 - расчетный счет, 62 - покупатели и заказчики, 70 - зарплата, 71 - подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.
- «Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
- Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день - расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
- Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.
Заполнение кассовой книги — образец
Электронная кассовая книга
Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.
Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний - отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы, а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.
Пример заполнения для ИП
После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.
Получайте новые статьи блога к себе на почту:
Титульный лист кассовой книги - образец его можно скачать на нашем сайте. Его форма 0310004 состоит из 2 частей. Первая часть - это обложка данного бухгалтерского регистра, а вторая - последняя страница книги.
Что собой представляет бланк кассовой книги (титульный лист)
Титульный лист кассовой книги обычно выполняется из плотной бумаги для того, чтобы регистр как можно дольше оставался неповрежденным. В соответствии с п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ срок хранения такого бухрегистра, как кассовая книга, составляет не менее 5 лет.
Книга может быть распечатана на бумажном носителе либо вестись в электронной форме. (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Перед проведением выездной проверки бухгалтерии проверяемого предприятия потребуется распечатать книгу, существующую в электронной форме, пронумеровать страницы, прошить, заверить печатью и подписями руководителя и главбуха
Форма кассовой книги (унифицированный бланк КО-4) утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Информация об этом указывается в верхнем правом углу страницы.
На титульном листе (обложке книги) должно быть приведено полное название предприятия, его код по ОКПО. Если это структурное подразделение, то указывается информация об этом. Под наименованием регистра ставится год, за который он ведется. Так, новая кассовая книга заводится каждый календарный год либо сразу после заполнения последней страницы предыдущей книги в течение этого же года.
На последней странице книги, в строке с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов ставится фактическое числовое значение. Запись заверяется печатью предприятия (при наличии) и подписями руководителя и главного бухгалтера с их обязательной расшифровкой. Завершающей записью является дата заверки информации о количестве листов в книге.
Подробнее о существующих видах кассовых операций читайте в статье .
Особенности применения унифицированной формы КО-4 в 2017 году
С начала 2013 года формы первичных документов, которые содержались в альбомах, унифицированных Госкомстатом, стали необязательны для применения. Однако если речь идет о первичных документах и регистрах, формы которых также установлены на основании других федеральных законов (в частности, это напрямую касается документов по кассовым операциям), в этом случае разработанная унифицированная форма остается обязательной.
Именно об этом говорится в информации Минфина России от 04.12.2012 № ПС-10/2012 о вступлении в силу с 2013 года закона о бухучете. Несмотря на то что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок отражения операций по кассе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), форма кассовой книги осталась неизменной. При этом ИП могут не вести данную форму бухгалтерского регистра (п. 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
За правильностью ведения кассовой книги следит главный бухгалтер. Если эта должность на предприятии отсутствует или вакантна, то ответственным за ведение книги является его руководитель.
О том, как кассовые операции отражаются в бухучете, читайте в статье .
Кассовые операции оформляются документами по установленной форме и с соблюдением порядка их заполнения. При использовании ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, наряду с журналом кассира-операциониста КМ-4 и прочими учетными формами, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, заполняется «Отчет кассира-операциониста» по форме № КМ-6. Требуется ли оформлять форму № КМ-6 тем, кто перешел на онлайн-кассы, и каков порядок ее заполнения, рассмотрим далее.
Справка-отчет кассира-операциониста и онлайн-касса
Первичные унифицированные формы по учету торговых операций, в числе которых форма № 6-КМ, были утверждены постановлением Госкомстата № 132. Справка-отчет кассира содержит показания контрольно-суммирующих счетчиков, сумму полученной за день или смену выручки, суммы возвратов наличных денег покупателям. Поскольку унифицированные бланки Госкомстата не являются теперь обязательными для применения, отчет кассира-операциониста может заполняться на бланке собственной разработки с соблюдением обязательных реквизитов. Отчет кассира, образец его заполнения, вы найдете в конце данной статьи.
Компании и ИП, применяющие онлайн-кассы, могут не заполнять унифицированные формы КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением № 132, к числу которых относится и «Справка-отчет кассира» по форме КМ-6. Минфин РФ дал такое разъяснение в своих письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692 и от 04.07.2017 № 03-01-15/42314. Ведомство объясняет такой подход следующим образом: постановление Госкомстата № 132 не относится к законодательству о применении ККТ, состоящему из закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и нормативных актов, принятых в соответствии с этим законом, следовательно, применять постановление к онлайн-кассам не обязательно.
Необходимость заполнения отчета кассира-операциониста с введением онлайн-кассы отпадает и в силу технических причин: вся требуемая информация и показатели сохраняются в фискальном накопителе кассы, сформировать отчетность из которого не составит труда. Налоговики и вовсе получают информацию о кассовых операциях, совершенных через онлайн-ККТ, в режиме реального времени.
Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»
Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.
Кассир заполняет форму в следующем порядке:
- Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
- В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата - его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
- В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.
Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» - это таблица из десяти граф.
- Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
- Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
- Графу 4 заполнять не нужно.
- Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
- Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
- Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
- Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
- В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
- По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.
Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).
Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.
«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.
Одним из основных документов при ведении кассы является кассовая книга. Ее должна вести каждая компания, имеющая оборот «налички»: получение денег с расчетного счета, выдача зарплаты, подотчетных средств и т.п. На каком бланке заполняется кассовая книга, как правильно вести ее – об этом наша статья.
Что такое «Кассовая книга КО-4»
Кассовая книга – документ, фиксирующий поступление и выдачу наличных денег по кассе фирмы. Заполнение кассовой книги обязательно для всех, независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы. Исключение сделано для индивидуальных предпринимателей, ведущих учет своих доходов и расходов – им можно не оформлять кассовые приходные и расходные документы, а, следовательно, и кассовая книга им не требуется (п. 4.1 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014).
Заполняется кассовая книга (образец см. ниже) на актуальном бланке формы № КО-4, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Бумажный бланк включает: обложку, титульный лист и листы кассовой книги.
Порядок ведения кассовой книги прописан в постановлении № 88 лишь в общих чертах, подробной инструкции по ее заполнению не разработано. Также, при заполнении следует ориентироваться на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Как заполнять кассовую книгу: алгоритм
Сотрудник, ответственный за заполнение кассовых документов, в том числе и кассовой книги, назначается приказом руководителя. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер, иное должностное лицо, а при отсутствии таковых заниматься ведением кассовой книги и других кассовых документов может сам руководитель, или физлицо, оказывающее услуги по бухучету.
Основанием для внесения записей в кассовую книгу являются приходные и расходные кассовые ордера. Ордера имеют сквозную нумерацию, ими оформляется каждое поступление или выдача наличности. Записи в кассовую книгу вносятся только за дни, когда по кассе было движение.
Общий алгоритм заполнения кассовой книги:
- на начало дня указывается остаток по кассе, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня;
- в книгу вносятся записи по каждому приходному и расходному ордеру, оформленному за день;
- в конце рабочего дня в кассовой книге суммируются обороты по приходу и расходу «налички» и выводится остаток на конец дня.
Как вести кассовую книгу, если в течение дня никакого движения по кассе не было? В кассовой книге такой день отражать не нужно.
Сверив сумму наличных денег, оставшуюся в кассе на конец дня, обороты и остаток, выведенный в кассовой книге, кассир заверяет сделанные в книге записи своей подписью, а затем передает их вместе с кассовыми документами на проверку главному бухгалтеру, или руководителю.
В кассовую книгу, в отличие от кассовых ордеров, допускается вносить исправления, но только если они будут заверены подписями лиц, внесших эти изменения, и их расшифровками, а также будет указана дата исправления.
Кассовая книга, наряду с остальными кассовыми документами, должна храниться в организации не менее 5 лет.
Как заполнять кассовую книгу: образец заполнения на бумаге
Оформлять кассовую книгу можно как на бумажном бланке, так и электронно. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности заполнения.
Бумажный бланк КО-4 – это журнал, отпечатанный в типографии, заполняемый вручную, или заполненные на компьютере, и затем распечатанные, листы кассовой книги.
Если книга будет заполняться от руки, перед началом работы в ней нужно пронумеровать и прошить все листы. На обратной стороне обложки на шнуровку приклеивается бумажный лист с указанием количества пронумерованных листов, ставится печать и подписи руководителя и главного бухгалтера. На титульном листе указывается наименование фирмы и период использования книги.
Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира, которые нумеруются одинаковыми номерами. Для заполнения листа вручную необходима копировальная бумага. Лист сгибается по линии отреза пополам, в середину закладывается «копирка», и кассир заполняет его неотрывную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а отрывная часть (второй экземпляр) получается скопированной.
Кассовая книга: образец заполнения вручную
В конце дня, после заполнения кассовой книги, второй экземпляр отрывается и является отчетом кассира, к которому прикладывают все кассовые документы за этот день. Кассовая книга и отчет с приложенными кассовыми ордерами передается для сверки главному бухгалтеру, который прописью указывает количество полученных приходников и расходников, и подписывает оба экземпляра. Все подписи на вкладном листе и отчете кассира должны быть только подлинными, а не «под копирку».
Вот так выглядит лист кассовой книги (бланк)
Скачать чистую КО-4 можно ниже. Если кассовая книга оформляется на компьютере, например в формате word или excel, то заполненный лист в конце дня распечатывается в двух экземплярах, подписывается кассиром и проверяется главным бухгалтером. В конце отчетного периода (ежегодно или ежеквартально) распечатанные листы прошиваются и заверяются печатью и подписями точно также, как при рукописном варианте.
Электронная кассовая книга: как правильно вести 2017
Еще один вариант ведения кассовой книги – электронно при помощи бухгалтерской программы, где ведется бухучет предприятия. При внесении в программу бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса» , кассовая книга формируется автоматически. Листы такой кассовой книги можно распечатывать в конце дня и оформлять по аналогии с предыдущим вариантом, а можно не распечатывать, но тогда необходимо обеспечить дополнительную защиту документа от несанкционированного доступа и внесения исправлений после подписания. Электронная кассовая книга подписывается электронными подписями главного бухгалтера и кассира, согласно положениям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Ответственность за нарушения при ведении кассовой книги
Если кассовая книга в организации ведется неправильно, или не ведется вовсе, это является нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с «наличкой». За подобные действия предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ, а именно:
- штраф на должностных лиц – от 4 тыс. до 5 тыс. руб.,
- штраф на организацию – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.
