Приказ лимиты по корпоративной карте. Платежные карты, используемые юридическими лицами для совершения сделок. Расписка о получении документа

Корпоративная карта Сбербанка используется для хранения средств компании, но выпускается на имя сотрудника, который имеет право использовать эти деньги на нужды компании. Такие средства выделяются под отчет, поэтому необходимо предоставлять в бухгалтерию документы, подтверждающие использование финансов по назначению.

Назначение

Основное назначение такой карты – облегчить процесс расходования средств и упростить контроль за этими расходами.

С технической стороны это обычная дебетовая карточка , однако есть вариант открытия кредитного счета для предприятия, который также будет выполнять функции корпоративного.

Такой инструмент хранения и управления средствами предприятия актуален для лиц, отправляющихся в командировки, где может возникнуть необходимость в плановых или непредвиденных расходах.

Возможен выпуск одного из четырех видов «пластика»:

• Visa Business;
• MasterCard Business;
• специальный вариант «Корпоративный»;
• Вариант «Бюджетный».

В последнем случае сотрудник может обналичивать любые суммы. Первые два варианта считаются наиболее распространенными и выпускаются для всех организаций, которые имеют собственный лицевой счет. При необходимости счет можно пополнять валютой и использовать «пластик» в других странах для безналичного расчета.

Стандартный срок действия – три года. В зависимости от установленных организацией лимитов можно тратить либо неограниченные суммы, либо использовать определенный бюджет. При этом для варианта корпоративной карты Сбербанка «Бюджетный» действуют определенные лимиты по снятию и выдаче наличных средств.

Планируете взять кредит? Тогда вам интересно будет узнать о разнице между аннуитетными и дифференцированными платежами по кредиту – !

В чем плюсы для компании и сотрудников

При использовании таких карт руководству организации нет необходимости выдавать наличные командированным сотрудникам. Особенно это актуально в случаях, когда невозможно сразу определить, сколько денег понадобится на представительские и хозяйственные расходы или при выезде человека за границу.

Кроме того, можно отметить следующие преимущества:

• Возможность сделать подробный анализ расходов через сервис интернет-банкинга и на основании информации о списании средств.
• Сокращение временных и финансовых ресурсов на операционные и кассовые расходы.
• Легкое управление счетом и лимитами.
• Отсутствие необходимости для командированного постоянно держать при себе наличность.
• Возможность сохранить средства компании даже при утере карточки путем ее блокировки.

Все операции, связанные с денежными средствами, проводятся в защищенном режиме с использованием технологий MasterCard SecureCode и Verified by Visa, что гарантирует дополнительную защиту от злоумышленников при проведении безналичных расчетов и проведении операций в интернете.

Еще совсем недавно на большинстве предприятий для удобства ведения хозяйственной деятельности использовались чековые книги. На смену этим архаизмам пришел более современный вариант – корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц.

Карточка создана для облегчения процессов ведения бизнеса, учета расходов и финансирования рабочих нужд сотрудников

Как активировать платежный инструмент и как правильно им пользоваться?

Назначение банковского продукта

Карточка оформляется на конкретного человека, который использует поступившие на баланс средства компании и отчитывается за их использование.

Перечислим, для чего нужна корпоративная карта Сбербанка:

• оплата различных услуг и товаров для компании;
• безналичный расчет;
• оплата командировочных и расходов на представительство;
• безналичная оплата различных хозяйственных нужд компании;
• снятие наличных с этой же целью.

Карточка имеет ряд достоинств как для ИП, юрлиц и персоналу. Для владельцев бизнеса это:

• экономия времени работы бухгалтерии;
• контролирование финансовой дисциплины работников;
• удобство ведения бухгалтерской отчетности;
• контроль и организация приводит к экономии средств компании.

Выданный пластик значительно облегчает работникам некоторые аспекты в их деятельности:

• работники в любое время имеют доступ к деньгам;
• отсутствует риск транспортировки крупных денежных сумм;
• нет необходимости открывать валютный счет в зарубежных поездках – снять наличные можно в любой валюте;
• бронирование и оплата проездных билетов и гостиниц;
• отпадает необходимость персоналу привлекать собственные деньги;
• простота блокировки при потере пластика;
• простота отчетности по командировкам и тратам перед бухгалтерией.

Банковский продукт предназначен лишь для расходов, связанных с деятельностью компании

Правила пользования корпоративной картой Сбербанка

Правила пользования включают некоторые моменты по бухгалтерской отчетности:

• стоимость выпуска пластика не отразится в проводках, поскольку продукт принадлежит не предприятию, а банку;
• снятые деньги с применением пластика не проходят по кассе;
• сотрудник обязан предоставить документы, свидетельствующие о потраченных средствах: при их отсутствии сумма растраты ложится на работника;
• пластик не предназначен для выплаты зарплаты или других социальных выплат.

Тарифы

Выдача пластиков для корпораций – услуга бесплатная, но само обслуживание – платное. Сбербанк по корпоративной карте устанавливает определенные тарифы. Ежегодное обслуживание карточек MasterCard Business и Visa Business – 1200 руб., а аналогов в иностранной валюте – 50 евро или долл. США. Для этого вида платежного инструмента потребуется первоначальный взнос в двукратном размере ежегодного платежа. Для остальных пластиков размер первого взноса определяет юридическое лицо.

Вариант «Бюджетный» предусматривает как бесплатное открытие, так и обслуживание. Ежегодный платеж по пластику «Корпоративный» составляет 250 руб. на каждого держателя.

Условия пользования

К основным условиям по выпуску и эксплуатации продукта относятся:

• наличие у предприятия бизнес-счета;
• составление реестра сотрудников, пользующихся продуктом;
• указание лимитов и пополнение счета.

Как оформить корпоративную карту в Сбербанке

Заказ происходит по инициативе компании с установлением определенных лимитов

Перед тем, как провести оформление, юрлицу потребуется обратиться в отдел по обслуживанию корпоративных клиентов для открытия счета предприятия. Все оформленные карточки прикрепляются именно к этому бизнес-счету.

Стоит знать, что для любого количества пластиков понадобиться всего один счет, а необходимое количество пластика определяет сам владелец предприятия. После этого перечисляются деньги в качестве первоначального взноса.

А затем необходимо оформить заявление на выпуск карточек в нужном количестве. Данную процедуру можно осуществить как в самом отделении, так и подать заявку через интернет-банкинг. В это же время предприятие устанавливает нужные лимиты по пластикам персонала (размер лимита определяется потребностями компании) и подает данный реестр в банковское учреждение. После этого карточки будут готовы и их можно получить через несколько дней в отделении.

Как пользоваться корпоративной картой Сбербанка

При оформлении пластика на нем записываются данные пользователя и предприятия, где он работает.

Чтобы проводить все операции правильно, необходимо знать, как пользоваться подобным платежным инструментом:

• все средства, находящиеся на балансе карточки, принадлежат не ее держателю, а предприятию;
• перед использованием пластика на определенные нужды, пополняется счет предприятия и указывается номер пластика, на какую перечислены средства, и назначение (покупку материалов, для расчета с контрагентами, командировочные и т.д.);
• расчетные операции происходят как по безналичному расчету, так и при использовании наличных после снятия;
• для подтверждения правомерности трат работник представляет в бухгалтерию отчеты в качестве чеков с терминалов о снятии средств и оплате товара.

Держателям стоит помнить, что средства на карточном счету – это собственность компании

Как снять деньги

Есть одно ограничение для снятия средств с карточки – в качестве зарплаты сотрудников или на другие социальные нужды. Снять деньги с корпоративной карты Сбербанка наличными можно в любом банкомате или терминале, как на территории РФ, так и за ее пределами. При выдаче средств банком изымается комиссия. Процедура снятия отражается списанием с расчетного счета предприятия всей суммы с комиссионными. Работник в обязательном порядке предоставляет документ, подтверждающий операцию.

Главная — Консультации

Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета?

Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная карта, как любая другая пластиковая банковская карта, представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. (Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863).

С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.
Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

• не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
• запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
• поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);
• в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

• экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);
• автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

• на территории РФ — в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;
• на территории иностранных государств — в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Каков порядок оформления корпоративных карт?

По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

• написать заявление на открытие счета;
• оформить карточку образцов подписей;
• подписать договор банковского счета для расчетов пооперациям с использованием корпоративных карт;
• оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

• реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
• заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
• приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"?

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

• назначение корпоративной карты;
• основания для выпуска карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
• ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

• номера карт;
• Ф.И.О. держателей;
• даты передачи и возврата карт.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт?

Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма комиссии (если имеет место);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Перечисленные реквизиты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг) (п.

3.6 Положения N 266-П).

К сведению. Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Как поступить в ситуации, когда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию? Выше было отмечено, что такие чеки прикладываются подотчетными лицами к авансовому отчету. Но сам работник — подотчетное лицо не вправе затребовать необходимый ему чек у банка. Это обусловлено тем, что клиентом банка является не работник, а организация. Следовательно, в банк за выпиской должна обратиться организация. При этом банк не имеет права отказать в выдаче выписки (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П).

Связано ли оформление корпоративных банковских карт с удержанием НДФЛ с работников и начислением страховых взносов?

Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В решении суда было отмечено, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Арбитры посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Также информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить в ПФР и ФСС, которые являются органами контроля за уплатой страховых взносов (пп.

Корпоративная карта

1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 118 НК РФ нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.

Апрель 2013 г.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

7 правил для корпоративной карты

Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О.

¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-

Использование корпоративных карт как средства проведения расчетов становится все более популярным. Это обусловлено тем, что такие карты являются надежным и удобным способом оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, в первую очередь командировочных и представительских. Как на практике выглядит процесс оформления корпоративных карт? Какими документами подтвердить проведенные расходы? Какие инстанции известить об открытии специального банковского счета?

Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная карта , как любая другая пластиковая банковская карта , представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках.
Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П. Следует отметить, что в текст этого Положения N 266-П был внесен ряд поправок Указаниями N 2862-У, которые вступят в действие с 1 июля 2013 г. (Указания Банка России от 10.08.2012 N 2862-У "О внесении изменений в Положение Банка России от 24 декабря 2004 года N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" зарегистрированы в Минюсте 21.11.2012 N 25863).

С учетом внесенных поправок п. 1.5 Положения N 266-П установлено, что кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.
Отличительной особенностью корпоративной карты является то, что лицо, на которое она оформляется, должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты, при этом сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, то есть распоряжается средствами организации.
Для каждой карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Можно установить как постоянные лимиты расходования средств по картам, так и временные, указав любой промежуток времени. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно выставить лимиты на разные категории трат: наличный и безналичный расчет, операции за рубежом и др.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений:

• не допускается зачисление денежных средств на специальный карточный счет путем безналичного перечисления денежных средств со счетов третьих лиц;
• запрещены траты личного характера по корпоративным картам, так как все проводимые операции отражаются по счету организации;
• поскольку денежные средства, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей отчетности. Банк вправе запросить первичные документы по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов чеков электронных терминалов, банкоматов, а также отчеты о командировках, если денежные средства списываются со счета на командировочные расходы);
• в соответствии с требованиями валютного законодательства РФ при совершении операций в иностранной валюте с использованием карт, в том числе при совершении трансграничных платежей, организация обязана в течение десяти рабочих дней с даты совершения операции представить в банк документальное обоснование ее совершения, в том числе отчет о расходах с приложением расчетных документов по каждой такой операции.

Каковы основные преимущества работы с корпоративными картами?

Можно назвать целый ряд плюсов применения корпоративных карт как для организации, так и для работников, на которых они оформлены:

• экономия времени, так как исчезает необходимость обращаться в банк для оформления документов на получение наличных средств со счета или внесение их на счет. Получение денег возможно в любое время как в банкомате, так и в кассе банка, причем не обязательно того, в котором открыт счет. Внесение наличных на счет организации также можно осуществлять через банкомат. Кроме того, карты основных платежных систем принимаются в большинстве торгово-сервисных точек, банкоматов и банков мира. Облегчается работа не только кассовых служб, но и учетных работников, так как не нужно выдавать авансы на командировочные расходы и отслеживать возврат не израсходованных в командировке подотчетных наличных денежных средств;
• снижение расходов и минимизация рисков, связанных с получением, перевозкой и хранением наличных денежных средств;
• упрощение учета и контроля за расходами сотрудников с помощью открытия специального карточного счета, позволяющего учитывать операции по всем корпоративным картам предприятия (или нескольких специальных карточных счетов для учета операций отдельно по каждой карте или группе карт);
• автоматическая конвертация рублевых средств в валюту при оплате услуг за рубежом.

Обязательно ли для выдачи работникам денег в подотчет в безналичном виде оформлять корпоративные карты или можно воспользоваться "зарплатными" картами?

Такой вопрос зачастую возникает у работодателей, которые реализовали в своих организациях "зарплатные" проекты. Напомним, что ранее в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 Банк России указывал на наличие ограничений по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, согласно положениям действующего законодательства РФ. При этом представители Банка России подтверждали, что вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства. Так, согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Что касается финансового ведомства, оно не возражает против применения для расчетов с подотчетными лицами "зарплатных" карт. В Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 Минфин отметил, что в связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

• на территории РФ - в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;
• на территории иностранных государств - в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Каков порядок оформления корпоративных карт?

По общему правилу для реализации проекта "Корпоративная карта" организации необходимо дополнительно к имеющемуся расчетному счету в банке открыть второй специально для расчетов с использованием корпоративных карт. Для этого нужно:

• написать заявление на открытие счета;
• оформить карточку образцов подписей;
• подписать договор банковского счета для расчетов пооперациям с использованием корпоративных карт;
• оформить дополнительное соглашение по безакцептному списанию с основного счета.

После оформления всех необходимых документов и открытия второго расчетного счета организация представляет в банк:

• реестр на выпуск банковских карт (список держателей корпоративных карт);
• заявление на выдачу корпоративной карты (заполняется и подписывается держателем корпоративной карты и согласовывается с руководителем организации);
• приказы на выдачу в подотчет на лиц, указанных в реестре.

Обратите внимание! Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному организацией в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной согласно требованиям законодательства.

Какие локальные нормативные акты следует разработать при реализации проекта "Корпоративная карта"?

Для осуществления учета и контроля движения корпоративных карт организации целесообразно разработать соответствующее положение. Можно не разрабатывать отдельно положение о порядке использования корпоративных карт, однако в таком случае порядок их использования должен быть прописан в другом локальном нормативном акте, например в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах. В качестве примера можно привести Распоряжение ОАО "РЖД" от 07.11.2006 N 2193р, которым было утверждено Положение о выдаче денег под отчет. В этом Положении есть отдельный раздел "Порядок использования корпоративной банковской карты", в котором определены:

• назначение корпоративной карты;
• основания для выпуска карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты;
• ответственность за сохранность карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов.

Кроме положения необходимо утвердить регистр учета корпоративных карт. В таком регистре следует отражать:

• номера карт;
• Ф.И.О. держателей;
• даты передачи и возврата карт.

Факты получения и возврата корпоративной карты должны подтверждаться работником, ее получившим (вернувшим), и лицом, ответственным за ведение учета данных карт.

Что является основанием для отражения в учете сумм операций, совершаемых с использованием корпоративных карт?

Отражение расходов осуществляется на основе выдаваемого банком реестра платежей или электронного журнала.

Обычно списание или зачисление денежных средств по карточным операциям производится не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра (затем эти документы могут быть переданы организации).

Напомним, что работники организации при использовании карты в магазинах, гостиницах и прочих местах расчета получают документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.). К таким документам должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации должен представить вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию организации.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать документ по операциям с использованием платежной карты, перечислены в п. 3.3 Положения N 266-П. К ним относятся:

• идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
• вид операции;
• дата совершения операции;
• сумма операции;
• валюта операции;
• сумма комиссии (если имеет место);
• код авторизации;
• реквизиты платежной карты.

Перечисленные реквизиты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и счетом юридического лица, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг) (п. 3.6 Положения N 266-П).

К сведению. Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Как поступить в ситуации, когда при снятии денег по банковской карте банкомат не выдает чек, подтверждающий операцию? Выше было отмечено, что такие чеки прикладываются подотчетными лицами к авансовому отчету. Но сам работник - подотчетное лицо не вправе затребовать необходимый ему чек у банка. Это обусловлено тем, что клиентом банка является не работник, а организация. Следовательно, в банк за выпиской должна обратиться организация. При этом банк не имеет права отказать в выдаче выписки (п. 2.1 разд. 2 ч. III Положения о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 16.07.2012 N 385-П).

Связано ли оформление корпоративных банковских карт с удержанием НДФЛ с работников и начислением страховых взносов?

Поскольку средства, перечисленные на такие карты, принадлежат организации, а не лицам, их использующим, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, в частности, в Постановлении ФАС СЗО от 18.07.2011 N А05-11476/2010. В решении суда было отмечено, что согласно договору с использованием карт осуществляются операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Арбитры посчитали претензии со стороны налоговых органов необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не проверяла, на какие цели списывались денежные средства с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников налогового агента.

Каким контролирующим органам необходимо сообщить об открытии банковского счета?

Налогоплательщики, как организации, так и индивидуальные предприниматели, обязаны в течение семи дней письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Форма сообщения и Порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

Также информацию об открытии счета в банке в течение семи дней следует представить в ПФР и ФСС, которые являются органами контроля за уплатой страховых взносов (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если корпоративная карта выдана в дополнение к уже имеющемуся счету и при этом никакие новые счета в банке не открывались, то информацию ни налоговой инспекции, ни органам контроля за уплатой страховых взносов предоставлять не надо.

Обратите внимание! Согласно п. 1 ст. 118 НК РФ нарушение налогоплательщиком установленного срока предоставления налоговому органу информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб.