Если в результате инвентаризации выявлены недостачи, то они должны быть возмещены работником. Но для того чтобы взыскать с работника материальный ущерб, нужно выполнять все предусмотренные законом действия. Правильно отразить результаты инвентаризации, создать специальную комиссию для расследования, взять у работника объяснения. Если этого не сделать, то организацию могут ждать штрафы за нарушения законодательства, а также разбирательства с работником в суде.
На что обратить внимание при проведении инвентаризации
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии результаты инвентаризации могут признаны не действительны.
Материально ответственные лица инвентаризационной комиссии дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Результаты проведенной инвентаризации обязательно должны быть оформлены документально. На практике продолжают использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
При проведении инвентаризации на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц составляется инвентаризационная опись. Данный документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии.
Согласно п. 4.1 Методуказаний на расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей оформляется сличительная ведомость. Этот документ нужен для отражаются результатов инвентаризации в случае отличия фактических данных от учетных. Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (ф. ИНВ-18 и ф. ИНВ-19).
На основании результатов работы комиссии, оформленных протоколом, сличительной ведомостью или актом, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Для этого издается приказ о результатах инвентаризации и удержании недостач с виновных лиц.
В случае существенных нарушений при проведении инвентаризации удержания недостач с работника могут быть признаны неправомерными.
Поэтому во время инвентаризации следует обратить внимание на следующие обстоятельства:
- отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний);
- участие материально ответственного лица является обязательным. В случае отказа от участия составляется соответствующий акт членами комиссии (п. 2.8 Методических указаний);
- описи должны содержать подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц (п. 2.10 Методических указаний).
Помимо надлежащего оформления инвентаризации работодатель обязан создать все условия для сохранности имущества, а также должным образом оформить трудовые отношения с работником и договор о полной материальной ответственности.
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей (п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ).
Если работодатель нарушил трудовое законодательство, не заключив с работником трудовой договор, не ознакомив его с должностной инструкцией, то он тем самым не проинформировал работника о его трудовых обязанностях, его ответственности.
Таким образом, в случае, если работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений в законодательно установленном порядке, работодатель не имеет права взыскивать с работника материальный ущерб, который возник при исполнении работником своих трудовых обязанностей ненадлежащим образом (Определение Ленинградского областного суда от 28.06.2012 по делу N 33а-2646/2012).
В трудовом законодательстве закреплены правовые нормы, предусматривающие материальную ответственность работника перед работодателем. Нанесенный работником ущерб должен быть возмещен, при чем не зависимо от того, привлечен ли он к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности, или нет. На это указывает ст. 248 Трудового кодекса РФ.
При проведении инвентаризации могут быть выявлены недостачи товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, вверенных ему на основании договора о материальной ответственности. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли в соответствии с п. 5.1. Методуказаний по инвентаризации относятся на виновных лиц.
По общему правилу в ходе инвентаризации определяется размер ущерба путем выявления расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). А для того чтобы определить виновных лиц и причины возникновения недостач, необходимо провести служебное расследование. На такой порядок указывает правовая норма трудового законодательства, приведенная в ст. 247 ТК РФ.
Комиссия для расследования выявленных недостач
Для проведения служебного расследования, руководитель имеет право создать комиссию и утвердить ее приказом. В приказе, также устанавливаются сроки служебного расследования и порядок оформления и представления результатов.
Порядок проведения расследования желательно урегулировать локальным нормативным актом организации. Однако и отсутствие такого документа не может помешать расследованию. При этом комиссией изучаются документы, в том числе акты, описи, первичные документы по учету, фактически проводится пересчет, берутся объяснения от различных работников, изучаются докладные (служебные) записки и пр.
Результатом работы комиссии должен стать акт служебного расследования, в котором нужно указать состав комиссии, дата составления и период проведения расследования, предпосылки проведения и установленные комиссией факты, сделанные ею выводы с обоснованием (наличие или отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения работника; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба работодателя, размер ущерба и т.д.).
Отдельно может составляться заключение по результатам расследования. В нем обычно отражается краткая информация по результатам расследования. Акт и заключение в обязательном порядке должны быть подписаны всеми членами комиссии. После этого с актом и заключением должны быть ознакомлены под личную подпись материально ответственные лица, которые признаны виновными в недостаче.
И еще один документ, который может быть составлен по результатам расследования — это акт, которой оформляется в случае отказа от ознакомления или от проставления личной подписи в ознакомлении материально ответственным лицом.
Работник должен написать объяснительную
В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 247 ТК РФ у материально ответственного работника, у которого обнаружена недостача, должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ от предоставление объяснительной нужно отразить в акте.
На практике, для выполнения данной процедуры привлечения к ответственности, можно поступать следующим образом.
Необходимо уведомить работника об истребовании у него объяснения по факту недостачи товаро-материальных ценностей.
Если работник отказывается их давать, то ему следует направить письменное уведомление с запросом объяснений и потребовать, чтобы он расписался в получении уведомления.
Если же работник отказывается подписать уведомление, следует зачитать его работнику вслух в присутствии свидетелей.
Если же и после этого работник отказывается давать письменное объяснение, то в этом случае оформляется акт об отказе или уклонении работника от дачи объяснений. С актом работник тоже должен быть ознакомлен под роспись, в случае отказа об этом делается соответствующая отметка.
Пленумом ВС РФ в Постановлении N 52 фактически установлена презумпция вины по отношению к материально ответственным лицам, то есть если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и создания условий для сохранности вверенных ценностей, то в случае возникновения у этого работника недостачи, последний обязан самостоятельно доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. Таким образом, не работодатель должен доказывает вину работника, а работник доказывает, что недостача произошла не по его вине. Однако мы все же не рекомендуем наказывать материально ответственных лиц без проведения расследования и соответствующего документального оформления.
Взыскание ущерба
Перед принятием решения о взыскании недостач с работника у работодателя должны быть следующий пакет документов:
Документы, подтверждающие результаты проведенной инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акт о выявленных расхождениях);
Письменное объяснение работника о причинах недостач (либо акт об отказе от дачи объяснений);
Акт (заключение) комиссии по результатам служебного расследования, в котором фиксируются вина работника, противоправность совершенных им действий, а также причинно-следственная связь между его действиями и возникшим у работодателя ущербом.
Со всеми материалами служебной проверки работник (его представитель) вправе ознакомиться.
По результатам расследования, руководитель должен принять решение о взыскании ущерба с виновного лица или о не взыскании. Трудовое законодательство (ст. 240 ТК РФ) предоставляет работодателю право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. В любом случае данное решение должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) по организации. Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании. Приказ нужно выпустить не позже чем через месяц после того, как комиссия установит размер ущерба.
На основании приказа с дохода сотрудника удержите стоимость ущерба, не превышающую его среднемесячного заработка. С учетом этого правила нужно взыскивать ущерб и в тех случаях, когда сотрудник несет ограниченную материальную ответственность, и в тех случаях, когда материальная ответственность наступает в полной сумме ущерба.
Хотелось бы обратить внимание на один существенный момент. В соответствии со ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику . Данный факт может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. Для примера приведем Решение Головинского районного суда г. Москвы от 11.04.2012 по делу N 2-1170/12. Суд посчитал, что работодателем не были созданы надлежащие условия, необходимые для обеспечения полной сохранности имущества, вверенного как работнику, так и коллективу (бригаде), не были приняты меры по выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению сохранности вверенного имущества. В связи с этим в иске было отказано. Кроме этого судьи так же указали на то, что инвентаризация проходила с нарушением требований, содержащихся в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.
При принятии решения о возмещении размера ущерба работником, нужно учесть следующее. Размер ущерба должен определятся по фактическим потерям, рассчитанным исходя из рыночных цен, действующих в данной местности, на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета, принимая в расчет степень его износа. Причем, в случае, если невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16 ноября 2006 г. № 52).
Обратите внимание, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника только в тех случаях, которые указаны в статье 243 Трудового кодекса РФ. В частности, это могут быть ситуации, при которых:
- такая ответственность возложена в соответствии с действующими законами;
- выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;
- ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда или в результате административного проступка;
- работник действовал умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического опьянения, а также когда он не исполнял трудовые обязанности.
В остальных случаях размер ущерба, который можно взыскать с работника, ограничен пределами его месячного заработка. Об этом сказано в статье 241 Трудового кодекса РФ. То есть независимо от размера причиненного ущерба работник обязан возместить сумму, которая не превышает размера его средней заработной платы за месяц (определение Московского областного суда от 17 июня 2010 г. № 33-11823).
При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации. При этом расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев (ст. 139 Трудового кодекса РФ).
Также нужно иметь в виду, что сумма удержания не должна превышать 20 процентов заработка, а, следовательно, взыскание ущерба может растянуться на несколько месяцев.
Ситуация, когда работник признал свою вину
В случае, если работник признает свою вину и не против возместить ущерб добровольно, с него лучше взять расписку с обязательством погасить сумму материального ущерба в оговоренные сторонами сроки. Согласно ч. 4 ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично; по соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.
По расписке, данной работником в качестве обязательства погашения ущерба, работник имеет право погашать сумму задолженности и более среднего месячного заработка - в той сумме, которая оговорена им в расписке. Не будет нарушением и досрочное погашение долга работником в сумме регулярных платежей большей, нежели определено в расписке, - до покрытия всей суммы ущерба. Ограничений в данном случае законом не установлено. Даже если работник будет увольняться и откажется погашать остаток задолженности по возмещению ущерба, организация-работодатель на основании этого письменного обязательства сможет взыскать с него задолженность в судебном порядке.
В силу ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Как рассчитывать указанное ограничение: со всей начисленной суммы или после удержания НДФЛ? По мнению представителей Минздравсоцразвития России, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (Письмо от 16.11.2011 N 22-2-4852).
При этом, если работник соглашается на погашение причиненного материального ущерба и принимает на себя обязательство по возмещению ущерба в добровольном порядке, то это означает что он имеет право представить соответствующее заявление работодателю об удержании суммы ущерба из заработной платы свыше 20% (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2013 N 33-303/2013, Апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 28.06.2012 по делу N 33-7367/2012 и др.).
Проще всего если работник разом внесет в кассу работодателя свои личные денежные средства в размере, соответствующем оценке причиненного им ущерба. Также с согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить то, что повреждено.
Возможен и комбинированный вариант - когда часть суммы ущерба работник погашает сразу (наличными деньгами, имуществом или иным способом), а остальная часть ежемесячно удерживается из его заработной платы до полного погашения задолженности.
Обратите так же внимание на следующее. Пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации установлено, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
При этом работодатель вправе отказать виновному лицу в зачете излишков при определении материальной ответственности, так как в п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации указано, что такой зачет допускается только в порядке исключения, т.е. обязанность работодателя осуществлять зачет не установлена.
Ситуация, когда работник не признал свою вину
Если же работник добровольно возмещать ущерб не хочет, работодателю нужно издать распоряжение о взыскании с виновного суммы причиненного ущерба. На его основании можно взыскать сумму, не превышающую среднего месячного заработка. Такое распоряжение составляется в произвольной форме и может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончания мероприятий по определению размера ущерба и причин его возникновения.
Конечно же, в распоряжении (приказе) о взыскании ущерба должна присутствовать и подпись виновного работника о его ознакомлении и согласии с содержанием приказа.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, то взыскать его можно только через суд.
В судебном порядке придется взыскивать ущерб и в случаях, когда:
Работник не согласен добровольно возместить ущерб, размер которого превышает его средний месячный заработок (ст. 248 Трудового кодекса РФ);
Работник дал письменное обязательство о возмещении ущерба, но затем уволился и отказался его исполнять (ст. 248 Трудового кодекса РФ).
При этом необходимо учитывать следующее. На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ч. 1 и 2 ст. 392 ТК РФ, они могут быть восстановлены судом (Апелляционное определение Омского областного суда от 19.09.2012 по делу N 33-5469/2012).
Отражение в учете
В соответствии с пп. "б" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, пп. "б" п. 30, п. 128 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм покрываются за счет виновных лиц. Недостача материальных ценностей списывается со счетов учета по их фактической себестоимости и отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расчеты с работниками организации по возмещению материального ущерба, причиненного ими организации, ведутся на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". В дебет этого субсчета с кредита счета 94 списывается сумма недостающих МПЗ по фактической себестоимости В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени его износа.
В силу абз. 3 п. 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации" возмещение причиненных организации убытков признается в составе доходов в бухучете в отчетном периоде, в котором судом вынесено решение об их взыскании или они признаны должником. Это касается образующейся разницы между рыночной стоимостью МПЗ, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью, по которой эти ценности были учтены в балансе. То есть эту сумму нужно учесть в доходах на дату признания причиненного ущерба виновным лицом независимо от фактического погашения (возмещения) долга.
Выявление недостачи и взыскание ущерба с виновных лиц отражаются в бухгалтерском учете аптеки следующим образом:
Дебет 94 Кредит 41 - выявлена недостача товара на основании результатов инвентаризации;
Дебет 73-2 Кредит 94 - отражена сумма недостачи, подлежащая взысканию с виновных лиц, на основании приказа руководителя;
Дебет 91-2 Кредит 94 - отражена разница между размером недостачи и суммой, которая взыскивается с работников;
Дебет 70 Кредит 73-2 - произведено удержание из заработной платы в счет возмещения ущерба;
Дебет 50 Кредит 73-2 - отражено погашение недостачи наличными денежными средствами в кассу организации;
Дебет 94 Кредит 73-2 - отражена сумма ущерба, во взыскании которой отказано по решению суда.
Законодательство не предусматривает особой методики расчета среднемесячного заработка в таком случае. Для всех случаев сохранения среднего заработка установлен единый порядок его расчета на основании среднедневного (часового) заработка (ст. 139 ТК РФ). Поэтому при расчете суммы материального ущерба необходимо использовать именно его.
Стоимость ущерба, удерживаемого из дохода сотрудника, не должна превышать его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В данном случае среднемесячный заработок следует рассчитывать на основании среднедневного (часового) заработка и рабочих дней (часов) в течение того месяца, в котором был обнаружен материальный ущерб (ст. 139 ТК РФ, п. 9 и 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Виновных не нашли Если же ни одна из форм списания не подходит организации, и найти виновных руководителю не удалось, то отражение недостачи при инвентаризации связывается с финансовыми результатами. Именно на них в этом случае списываются убытки. В ситуациях, когда недостача товаров связана с основной деятельностью предприятия, может возникнуть вопрос с уже уплаченным НДС. Не все бухгалтера знают, что в этом случае делать с налогом. Если на предприятии образовалась недостача при инвентаризации, НДС подлежит восстановлению. Сделать это нужно в том налоговом периоде, когда она была выявлена. Недостача при инвентаризации: проводки Установление причин недостачи – не единственный вопрос, стоящий перед бухгалтером и руководителем организации. Понимание корня проблемы может дать ответ на вопрос, как списать недостачу при инвентаризации.
Списание недостачи при инвентаризации: проводки
Причины недостач:
- Хищения
- Естественная убыль
- Ошибки в учете
- Чрезвычайные происшествия
Видео-справка «Бухучет по счету 94»: основные проводки, учет В данном видео коротко рассказывается про ведение учета по счету 94 » Недостачи и потери от порчи ценностей», разбираются основные проводки и примеру учета. Ведет преподаватель сайта «Бухгалтерский и налоговый учет для чайников», главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓ Счет 94 в бухгалтерском учете в инфографике. Типовые проводки На рисунке ниже представлен бухгалтерский счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и типовые проводки к их учету.
Для того чтобы увеличить картинку нажмите на нее.
Счет 94: недостачи и потери от порчи ценностей. пример, проводки
Внимание
Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета. Но иногда в процессе проверки выявляется недостача. Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете? В процессе хозяйствования немало предприятий сталкиваются с недостачей материальных ценностей. Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.
- Основные моменты
- Порядок оформления недостачи при инвентаризации
- Отражение проводкам в учете
Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации? Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию.
Таковая позволяет осуществить подсчет имущества, наличествующего по факту.
Счет 94 в бухгалтерском учете: проводки, примеры, корреспонденция счета
Важно
Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94).
Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94). Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету.
Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету. Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен.
Образец приказа о списании недостачи товаров
Товарно-материальные ценности:
- Полностью испорченные или отсутствуют – приводится их фактическая себестоимость;
- Частично испорченные – фактические убытки.
2. Основные средства:
- Полностью испорченные или отсутствуют – приводится их остаточная стоимость, то есть первоначальная стоимость с учетом суммы начисленной амортизации;
- Частично испорченные – фактические убытки
3. Прочие - по фактическим убыткам, то есть приводится сумма определившихся потерь.
Виды недостач и потерь:
- Нормируемые, то есть в пределах естественной убыли;
- Ненормированные, то есть сверх норм естественной убыли.
Нормируемые потери и недостачи К нормированным потерям и недостачам относят естественную убыль при хранении или перевозке (усушка, разлив, утряска и так далее) и обусловленную физическими и химическими свойствами.
Списываем недостачу
При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи. Подходы к списанию недостачи Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»: — сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу; — установлен виновник недостачи – списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи; — виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.
Выявлены недостачи. как их удержать.
Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия. < … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.
< … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …
Счет 94 "недостачи и потери от порчи ценностей"
Инфо
ПРИКАЗ О списании недостачи товаров в пределах норм естественной убыли 1. По результатам инвентаризации остатков сырья на складе, проведенной на основании приказа от 12.12.16г. № 314 на охлаждаемом складе, расположенном по адресу: г. Новосибирск, ул. Советская, д. 1 выявлена недостача при хранении навалом товаров (свеклы).
Данная недостача в денежном выражении составляет 2500 (Две тысячи пятьсот) руб., что соответствует нормам естественной убыли, утвержденным приказом Минсельхоза России от 28 августа 2006г. № 268.2. На основании изложенного приказываю недостачу товаров (свеклы) в пределах норм естественной убыли в сумме 2500 (Две тысячи пятьсот) руб. списать на затраты производства. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор И.И.
Недостача при инвентаризации
Пересортица Недостача имеющихся запасов в бухучете отображается только после взаимозачетов по пересортице. Если и после нее остается недостача, то ее списывают на естественную убыль, но только по тем наименованиям, где была выявлена недостача. Использовать пересортицу можно далеко не всегда. Если была выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, то произвести взаимный зачет недостач и излишков можно в исключительных случаях, если они были выявлены в одном отчетном периоде.
Причем ответственным за оба наименования должен быть один человек, а их количество и наименования должны быть одинаковыми. Еще до момента проведения пересортицы ответственным лицом составляется объяснительная о недостаче при инвентаризации, образец которой позволит оформить документ правильно. В этом случае МОЛ объясняет допущенную пересортицу.
В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.
У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.
Такой порядок предписан Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 . Рассмотрим его детально.
Оформление сличительных ведомостей
Составление сличительных ведомостей - первый этап оформления недостачи при инвентаризации.
Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:
- в виде отдельного документа. При этом форму такого документа можно разработать самостоятельно либо воспользоваться формой ИНВ-19, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 .
- в виде единого документа на основе формы инвентаризационной описи, дополненной параметрами, необходимыми для формирования сличительной ведомости.
Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.
Объяснительная о недостаче при инвентаризации. Образец ее составления
Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.
На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.
У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.
В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.
Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».
Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».
Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».
Объяснительной записки
Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.
Приказ о недостаче при инвентаризации. Образец составления.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа - третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».
Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».
Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».
Приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Инвентаризация – процедура, которая время от времени проводится практически во всех организациях. Она строго регламентирована и сопровождается составлением целого пакета документов. Один из них — это приказ по результатам инвентаризации.
Как проходит инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация имущества, числящегося на балансе предприятия, – важнейшее мероприятие в деятельности фирмы. Обычно она регламентируется локальными актами организации с оглядкой на требования, установленные в законодательстве. Она позволяет отследить наличие оборудования, техники, других товарно-материальных ценностей, их количество и состояние, а также провести сверку установленных показателей с данными бухгалтерского учета и, в конечном счете, проанализировать финансовое положение фирмы. Выявленное по результатам данной проверки устаревшее, изношенное, поврежденное имущество передается в ремонт или списывается.
ФАЙЛЫ
Как часто проводится инвентаризация
Инвентаризация может происходить единовременно или на регулярной основе. В крупных предприятиях она может проходить не один день, в небольших – несколько часов. Обычно это мероприятие востребовано при продаже имущества, передаче его в аренду, лизинг, при выкупе и т.д. Также это контрольное мероприятие необходимо при смене материально-ответственных сотрудников и если в организации были установлены факты краж, злоупотреблений и т.п. незаконных действий.
Кто проводит
Для инвентаризации приказом директора компании назначается специальная комиссия.
В её состав которой включаются несколько специалистов, в том числе главный бухгалтер, руководитель структурного подразделения, имущество которого инвентаризуется, а также работники из других отделов, например юрист, главный инженер и т.д.
При этом в комиссию не должны входить материально-ответственные сотрудники, но присутствовать при инвентаризации они должны обязательно.
В задачи комиссии входит осмотр имущества, его подсчет, сверка с учетными бумагами и составление итоговых документов, в том числе протокола, описи товарно-материальных ценностей и всех необходимых актов.
Какой формат выбрать
Формат приказа по результатам инвентаризации может быть произвольный – сегодня никаких ограничений и требований по этому параметру со стороны законодательства РФ для таких документов не установлено. Исключение составляют государственные учреждения, где используются унифицированные формуляры, а также некоторые коммерческие организации, в которых руководство разработало и утвердило стандартный шаблон документа, обязательный к применению.
На что опираться при формировании приказа
Формируемый приказ должен иметь под собой какую-то документальную базу. Основанием могут быть законодательные нормы или же внутренняя документация фирмы (акты, служебные, докладные записки, положения учетной политики и т.п.). Под обоснованием подразумевается описание реальных причин для создания приказа.
Общие сведения об оформлении
Свободным также может быть и оформление документа. То есть для приказа подойдет как бланк, созданный в фирменном стиле с реквизитами и логотипом, так и обычный лист бумаги. При этом приказ можно делать рукописным или же печатным, правда, при втором варианте его нужно обязательно распечатать, чтобы все заинтересованные лица могли поставить в нем подписи.
Кто должен расписаться в документе
В приказе должны поставить свои подписи несколько человек.
Первый и самый главный автограф, без которого приказ просто не будет действительным – директора организации (все приказы всегда выпускаются от его лица, вне зависимости от того, кем конкретно они сформированы).
Также в начальственном распоряжении должны расписаться сотрудники компании, в отношении которых выпускается документ, и те, кто обязан контролировать его выполнение.
Как вести учет
Все распорядительные акты, выпускаемые от имени руководителя должны фиксироваться в специальном учетном бланке – журнале. Сюда вносится информация о наименовании документа, его номере и дате выхода. Журнал обычно лежит у работника предприятия, близкого к руководству (секретаря, юриста, начальника отдела кадров и т.п.) и в случае надобности дает возможность без особых проблем отыскать нужное распоряжение.
Где и как хранить документ
Готовый, подписанный всеми заинтересованными лицами и учтенный бланк следует хранить строго определенным образом. Во-первых, на период действия его следует вложить в папку с другой подобного рода документацией. После того как актуальность его истечет, документ нужно передать в архив предприятия или в надлежащем порядке утилизировать. Период хранения всегда индивидуален и зависит либо от норм законодательства, либо от внутренних нормативных актов организации.
Если вам нужно написать приказ по результатам инвентаризации, а вы никогда раньше его не делали, примените приведенные выше рекомендации и посмотрите пример документа – с его помощью вы без труда сформируете нужное вам распоряжение.
- Вначале все как обычно: напишите название предприятия, номер и наименование приказа, поставьте дату и место его составления.
- Ниже внесите ссылку на документы, в соответствии с которыми издается распоряжение и впишите причину для его создания.
- Затем идет основной блок. Здесь первым делом дайте распоряжение об утверждении результатов проведенной инвентаризации, затем – в зависимости от обстоятельств, включите указания на дальнейшие действия, в том числе, если выявлены факты недостач, установление виновников, а также меры для возмещения понесенного ущерба.
- Обязательно следует вписать необходимость внесения итогов инвентаризации в учет — налоговый и бухгалтерский и мероприятия для предотвращения дальнейших хищений и злоупотреблений.
- В конце назначаются сотрудники предприятия, ответственные за исполнение данного распоряжения и собираются все нужные подписи.
