Понятие и задачи первичного учета

Первичный учет представляет собой основу функционирования бухгалтерского и иных видов хозяйственного учета.

Определение 1

Первичный учет – это единый, многократно повторяющийся, осуществляемый по определенным правилам процесс сбора, регистрации, измерения, накопления и хранения информации.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета данное определение первичного учета следует дополнить процессами передачи информации и ее первичной обработки.

Первичный учет направлен на решение следующих задач:

• во-первых, выполнение оценки и выработку критериев отбора фактов финансово-хозяйственной деятельности;
• во-вторых, выработку однозначного объяснения объектов и событий хозяйственной деятельности, отражаемых в учете;
• в-третьих, обеспечение одновременной реализации процесса наблюдения и измерения фактов финансово-хозяйственной деятельности;
• в-четвертых, обеспечение реализации контрольной функции бухгалтерского учета.

Замечание 1

Результатом осуществления первичного учета является формирование первичных документов.

Первичные документы как форма реализации первичного учета

Определение 2

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, подтверждающее либо факт совершения хозяйственной операции, либо право на совершение такой операции, либо установление материальной ответственности персонала за доверенное им имущество.

Финансово-экономическая деятельность хозяйствующих субъектов представляет собой совокупность различных и многообразных хозяйственных операций, каждая из которых требует обязательного оформления первичных учетных документов, содержащих сведения о совершении операции или праве на ее совершение. Первичная учетная документация отражает процессы заготовления (снабжения), производства и продажи результатов производственного процесса, а также финансовые, расчетные и иные операции, осуществляемые внутри и вовне хозяйствующего субъекта.

Значение первичной учетной документации можно выразить следующим образом.

Документы выступают в качестве основания и средства подтверждения отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Первичные документы применяются для осуществления оперативного руководства и управления.

Первичные документы обеспечивают правовую поддержку решений, принятых в организации.

Документы выступают в качестве средства контроля имущества и обязательств организации.

Цели первичного учета

Исходя из вышесказанного, основную цель первичного учета можно сформулировать следующим образом: обеспечение согласованного взаимодействия составных частей системы первичного учета, обеспечивающей в любой момент функционирования этой системы заинтересованных пользователей бухгалтерской информации необходимыми данными о состоянии, движении и хранении активов, капитала и обязательств организации, как за текущий отчетный период, так и за предшествующие ему периоды (минимум за пять лет).

Помимо основной цели первичного учета можно выделить ряд дополнительных целей, к числу которых можно отнести следующие:

• во-первых, обеспечение безопасности осуществления деятельности организации. Правильная организация и осуществление первичного учета является гарантом экономической безопасности организации, позволяющим ей отстаивать свои позиции в финансовых спорах с контролирующими органами (налоговых и иных органах);
• во-вторых, обеспечение оснований для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операции подлежит документальному оформлению. Регистрация хозяйственных операций первичными документами осуществляется в той хронологической последовательности, в которой они фактически осуществляются;
• в-третьих, укрепление законности, обусловленного тем, что первичные документы представляют собой основной источник информации для осуществления последующего контроля законности, целесообразности и правильности осуществления хозяйственных операций.

Требования к организации первичного учета

Полноценная реализация целей и задач первичного учета обеспечивается при соблюдении определенных требований к его организации.

Первичный учет должен отвечать следующим требованиям:

• во-первых, первичный учет должен осуществляться в рамках конкретного хозяйствующего субъекта;
• во-вторых, первичный учет должен быть обозримым и измеримым;
• в-третьих, первичный учет должен содержать однозначную трактовку конкретных фактов хозяйственной деятельности.

Первичные документы следует оформлять на унифицированных (необязательно с 1 января 2013 года) либо на самостоятельно разработанных в организации и утвержденных в учетной политике или ином распорядительном документе бланках. Для принятия первичного документа к учету он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством (реквизиты наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).

При этом следует отметить, что не все факты хозяйственной деятельности подлежат отражению посредством первичного учета. Из всей совокупности фактов хозяйственной деятельности регистрации подлежат только те, которые приводят к изменению количественного или качественного состояния объектов учета. Таким образом, объектами первичного учета являются только те факты, которые обеспечивают изменение имущества, капитала или обязательств организации.

Введение………………………………………………………………….....3

Гл.1. Теоретические основы организации первичного учета

1.1.Сущность первичного учета, роль и значение………………………..4

1.2.Определение и классификация первичных документов……………..6

1.3.Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его

учетная политика……………………………………………………....16

Гл.2.Действующая организация первичного учета на предприятии

2.1.Виды первичных документов по учету имущества организации…..20

2.2.Порядок оформления документов по расчетным операциям……….26

2.3.Организация документооборота на предприятии……………………30

Заключение…………………………………………………………………33

Список использованной литературы……………………………………...35

Федеральное агентство по рыболовству Российской Федерации

Дальневосточный государственный технический

рыбохозяйственный университет (Дальрыбвтуз)

Кафедра «Бухгалтерский учет и аудит»

Курсовая работа

на тему «Организация первичного учета на предприятии»

На примере КГУ «Светлинский лесхоз»

Выполнила: Бусыгина Е.С.

Ф.И.О., группа БУ-32

Научный руководитель: Бубновская Т.В.

Владивосток.

ВВЕДНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают спад. Так как фактически любое предприятие влияет на экономическую ситуацию в области, регионе, стране. И здесь не малую роль играет бухгалтерский учёт. И значит, от правильной организации бухгалтерского учёта зависит положение любой организации.

В своей курсовой работе я хочу проанализировать и разобрать, что же такое документация, какова её роль и положение в работе предприятия (организации) и каковы принципы составления документации в бухгалтерском учёте. Ведь по закону бухгалтерские документы являются своего рода оправдательными документами, имеющими юридическую силу.

Глава 1. Теоретические основы организации первичного учета.

1.1Сущность первичного учета, его роль и значение.

Документ (с лат.) - доказательство, свидетельство, а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

· Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

1. Название документа;

2. Дата составления документа;

5. Основание для её совершения;

6. Измерители;

7. Подписи ответственных лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

Вывод: Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации.

1.2. Определение и классификация первичных документов.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.

2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

· группировка по однородным операциям

· таксировка, т.е. денежное измерение

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в

порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и

аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения:

А) односторонние - все записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для

синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Вывод: Информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

1.3. Особенности деятельности КГУ «Светлинский лесхоз» и его учетная политика

Лесхоз Федерального агентства лесного хозяйства является федеральным государственным учреждением, финансируемым за счет средств федерального бюджета, субъектов Российской Федерации, средств бюджетов органов местного самоуправления и внебюджетных источников.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также нормами глав 21, 25 Налогового кодекса Российской Федерации учетная политика является основным организационно-распорядительным документом, регулирующим особенности организации бухгалтерского учета в каждом конкретном случае и особенности формирования налоговой базы и налоговых регистров, а также документом, который позволяет сформировать и выработать грамотные управленческие решения, направленные на повышение экономической эффективности деятельности лесхоза.

Во всех случаях учетная политика лесхоза должна отвечать шести требованиям ведения бухгалтерского учета: полнота, своевременность, осмотрительность, приоритет содер­жания перед формой, непротиворечивость и рациональность.

При формировании учетной политики по конкретному направлению или конкретному вопросу ведения бух­галтерского учета лесхозом выбирается один способ из не­скольких, допускаемых законодательством. Лесхоз имеет право самостоятельно разрабатывать спосо­бы ведения учета в случаях отсутствия установленных норм, руководствуясь при этом общеметодологическими подходами и действующим законодательством.

Общие положения, одинаковые для всех лесхозов, не следует включать в учетную политику. При ее формировании рассматриваются только те вопросы, решение которых в соот­ветствии с нормативными документами может отличаться от принятых в других лесхозах. Наличие в нормативно-пра­вовых актах формулировок “может” или “имеет право” влечет за собой определение очередного элемента учетной политики.

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за формирование учетной политики в организации несет главный бухгалтер.

Утверждение учетной политики входит в компетен­цию руководителя организации.

Учетная политика лесхоза оформляется организационно-распорядительным документом. К таким документам относятся приказ или распоря­жение руководителя.

В названии приказа об учетной политике может и не быть указания на год ее принятия, так как предполагается последо­вательность применения однажды избранной учетной полити­ки в последующие годы. При необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В связи с этим требования налоговых органов о ежегодном представлении каждой органи­зацией нового приказа об учетной политике на следующий финансовый год являются необоснованными.

1) организационно-технические (рабочий план счетов, фор­мы используемых первичных документов, график документо­оборота и т. п.);

2) методические (порядок организации бухгалтерского и налогового учета основных средств, порядок планирования, бухгалтерского и налогового учетов расходов на ведение лесного хозяйства и т. п.).

Обязательность включения в приказ об учетной политике организационно-технического раздела следует из содержания статьи 6 Закона о бухгалтерском учете. Однако этот раздел достаточно велик по объему, при этом он представляет интерес в первую очередь для внутренних, а не для внешних пользова­телей бухгалтерской информации.

Поскольку учетная политика представляет достаточно объемный документ, то в полном виде его неудобно представлять в налоговую инспекцию или другим заинтересованным пользователям и, прежде всего, из-за организационно-технического раздела.

Однако исключить его нельзя, так как не включение его в приказ об учетной политике нарушает нормы действующего законода­тельства

При оформлении приказа об учетной политике по каждому ее отдельному элементу рекомендуется указывать соответству­ющую норму, которая предусматривает возможность примене­ния того или иного способа ведения учета или необходимость самостоятельного определения организацией конкретной мето­дики учета по данному вопросу.

Согласно статье 6 Закона о бухгалтерском учете, в зависи­мости от объема учетной работы бухгалтерский учет в лесхозе может осуществляться: бухгалтерией как самостоятель­ным структурным подразделением; бухгалтером, принятым по трудовому договору и состоящим в штате организации; специ­альной профессиональной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом на договорных началах; руководителем лично.

Положение о бухгалтерской службе, а также должностные инструкции работников бухгалтерии оформляются по общей схеме и, как правило, включают в себя шесть разделов: общие положения; функции; права и обязанности; ответственность; взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями лесхоза, государственными и иными органами, учреждениями банков, органов федерального казначейства и так далее; организация работы.

Поскольку лесхозы в качестве основного структурного подразделения имеют лесничества, то в учетной политике необходимо установить степень центра­лизации учетных работ: при централизованной форме вся учет­ная работа проводится в центральной бухгалтерии, при децент­рализованной форме на местах функционируют свои учетные подразделения. Как правило, в каждом лесничестве имеется уполномоченное лицо, отвечающее за формирование ежемесячного материального отчета лесничества и своевременное представление его в лесхоз.

Вывод: Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

Глава 2. Действующая организация первичного учета в КГУ «Светлинский лесхоз».

2.1. Виды документов по учету имущества организации.

В КГУ «Светлинский лесхоз» применяются следующие документы по учету имущества:

Инвентарная карточка учета основных средств
Форма 0504031

Инвентарная карточка учета основных средств применяется для индивидуального учета объектов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов.

Инвентарная карточка открывается в бухгалтерии на каждый отдельный объект; заполняется на основании акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации на данный объект.

В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией в инвентарной карточке указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - дата и номер акта приемки); первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; сведения об амортизации по документам приобретения и переоценки.

В случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и т.д. имеются драгоценные металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в паспорте.

В инвентарной карточке отражается годовая сумма начисленной амортизации (в рублях, с двумя десятичными знаками) на основании журналов операций по прочим операциям.

В инвентарной карточке производятся записи о завершенных работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной ликвидации существующего объекта (на основании акта о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002), результатом которых будет изменение первоначальной (восстановительной, кадастровой) стоимости объекта (графа 6).

На оборотной стороне инвентарной карточки приводятся сведения о поступлении (на основании акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), перемещении (на основании накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032), выбытии объектов учета (при выбытии или списании объекта основных средств на основании акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ф. 0306003, 0306033) или акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004), краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

Инвентарная карточка группового учета основных средств
Форма 0504032

Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 10000 рублей.

Инвентарная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Списание объектов учета производится на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144).

Для библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Учет объектов мягкого инвентаря осуществляется без присвоения инвентарного номера.

Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера, в количественном и стоимостном выражении.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств
Форма 0504033

Опись инвентарных карточек по учету основных средств применяется для регистрации открываемых инвентарных карточек учета основных средств (ф. 0504031), инвентарных карточек группового учета основных средств (ф. 0504032). Опись ведется в одном экземпляре в бухгалтерии в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании объекта по последней инвентарной карточке. Регистрация производится по соответствующим счетам бюджетного учета. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций.

Инвентарный список нефинансовых активов
Форма 0504034

Инвентарный список нефинансовых активов применяется для учета основных средств (кроме библиотечных фондов, предметов мягкого инвентаря, посуды), а также нематериальных и непроизведенных активов в местах их нахождения (хранения, эксплуатации). Инвентарный список ведется материально ответственным лицом. В инвентарный список записывается каждый объект с указанием номера инвентарной карточки, заводского номера, инвентарного номера, наименования объекта. При выбытии объектов указывается дата и номер документа и причина выбытия.

Оборотная ведомость по нефинансовым активам
Форма 0504035

Оборотная ведомость по нефинансовым активам применяется для обобщения данных по наличию и стоимости нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов питания) и проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета с данными счетов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, материалов главной книги (ф. 0504072).

Оборотная ведомость составляется ежемесячно по всем объектам учета в количественном и стоимостном выражении. При этом 3-й лист может быть использован в качестве вкладного листа.

Кроме того, оборотная ведомость применяется для ведения аналитического учета по счетам амортизации основных средств и нематериальных активов, отражения и движения сумм амортизации по ее начислению и списанию.

Записи в оборотной ведомости производятся путем отражения входящего сальдо по каждому нефинансовому активу.

В оборотной ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

При незначительном движении нефинансовых активов оборотная ведомость может составляться ежеквартально.

Книга учета материальных ценностей
Форма 0504042
Карточка учета материальных ценностей
Форма 0504043

Книга учета материальных ценностей применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность.

Учет в книге ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, библиотечных фондов с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

При ограниченном объеме наименований материальных ценностей учет можно вести в карточке учета материальных ценностей.

Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке

Форма 0504055

Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке применяется для аналитического учета материальных ценностей, оплаченных вышестоящей организацией и направленных поставщиками в порядке централизованного снабжения бюджетным учреждениям. На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) на отправленные ценности грузополучателю в книге производятся соответствующие записи и одновременно производится запись по забалансовому счету 05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению". При получении ответного извещения (ф. 0504805) от грузополучателя в книге заполняются соответствующие графы и одновременно производится запись по забалансовому счету.

Аналитический учет материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке, ведется отдельно по каждому учреждению (грузополучателю). Вывод: Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.2.2. Порядок оформления документов по расчетным операциям При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк). Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд, списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия, то есть принудительно по инкассовому поручению. Лесхоз периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета лесхоза, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”.Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете лесхоза задолженность списывается. На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке.Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления. Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.При данной форме расчетов получатель средств представляет вобслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платежных поручений- требований может быть последующим и предварительным. При предварительном акцепте банк производит списание средств со счета плательщика, если он не заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк плательщика оплачивает платежное требование сразу после его поступления. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа на счете плательщика и списывает ее со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта иногородних и одногородних требований в течении трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика.Требование предъявляется в банк при иногородних расчетах в трех экземплярах, при одногородних - в четырех экземплярах.Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной, недоброкачественной, нестандартной, некомплектной досрочной поставки товаров или долгосрочного оказания услуг, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары и услуги и др. Если покупатель отказался от акцепта поручения- требования, топоступившие по этому поручению-требованию товары поступают на ответственное хранение покупателя. При частичном отказе от акцепта товар остается на ответственном хранении покупателя в той части, от оплаты которой он отказался.В случае акцепта платежного поручения- требования отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется отделением банка поставщика на расчетный или другой счет поставщика.Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика (3 дня на акцепт и двойной срок почтового пробега).Расчеты платежными поручениями- требованиями могут осуществляться и без их акцепта. Например, со счетов плательщика без акцепта оплачиваются требования за газ, воду, электрическую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные и некоторые другие услуги.Платежные поручения используются лесхозом для расчетов за продукцию и услуги, расчетов с бюджетом, органами социального страхования и др. Их можно применять в иногородних и одногородних расчетах.Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег. В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм.Платежное поручение передается в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно- материальных ценностей или оказанных ему услуг. Вместе с тем оно может выписываться и для предварительной оплаты счетов поставщиков. Под предварительной оплатой понимают оплату товаров или оказанных услуг, готовых к отгрузке (оказанию), получателем немедленно после получения платежа и отгружаемых (оказываемых) не позднее 3 рабочих дней со дня получения платежа.Платежные поручения оформляют, как правило, на сумму не менее предельной величины, установленной для банковских операций по безналичному расчету.Платежи менее этой суммы осуществляют обычно почтовыми переводами. Не ограничивается сумма переводов на имя отдельных граждан причитающихся лично им средств на имя других организаций, где нет кредитных учреждений.При расчетах платежными поручениями (переводами) операции по расчету у поставщиков и покупателей отражают на счетах бухгалтерского учета таким образом, как и при расчетах платежными поручениями- требованиями.

2.3.Организация документооборота на предприятии

Все хозяйственные операции, проводимые лесхозом, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.Этапы документооборота:1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;4. Сдача в архив.Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в лесхозе графиком документооборота.Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.Работники лесхоза (начальники лесничеств, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. Вывод: Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Заключение.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список использованной литературы.

1. Конституция Российской Федерации

2. Гражданский кодекс Российской Федерации

3. Налоговый кодекс Российской Федерации

4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"

5. Постановление Правительства России от 02.12.2000 № 914 "Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость"

6. ПБУ 1/98 - Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации", утв. Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 № 60н

7. ПБУ 9/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации", утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н

8. ПБУ 10/99 - Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н

9. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н

10. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфина РФ от 09.12.1998 № 60н

11. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. Советом Директоров Банка России от 05.01.1998 № 14-П

12. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40

13. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55

14. Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7

15. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНИТИ-ДАНА, 2003 - 304 с.

16. Василевич И. П., Ширкина Е. И. Теория бухгалтерского учета.: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2002 - 312 с.

17. Ёлгина Е. Б. Первичные документы. - М.: Издательско-консультационная компания "Статус-Кво 97", 2004 - 208 с.

18. Кирьянова З. В. Методологические и организационные основы первичного учета. - М.: Финансы и статистика, 1981

19. Климова М. А. Делопроизводство в бухгалтерии. - М.: Издательство РИОР, 2004. - 157 с.

20. Н. В. Пошерстник, М. С. Мейксин. Самоучитель по бухгалтерскому учету. Издание 10-е, переработанное и дополненное. - СПб.: "Издательский дом Герда", 2004 - 608 с.

21. Подольский В. И., Макарова Н. С. Аудит первичного учета предприятий: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 173 с. - (Серия "Аудит: организация и технологии")

22. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. Е. А. Мизиковского. - М.: Юристъ, 2003 - 400 с.

23.Справочная литература ООО «Учебно - методический и образовательный центр «Партнер»

24. Статья С. С. Викентьевой и Е. В. Клочковой, консультантов СТАБУС "Учетные регистры", в журнале "Бухгалтерский учет" № 10, 2004 г.

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный учет - это более сложное понятие, которое представляет собой организованную систему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или непосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную систему способом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов учета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета.

Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.

Построение первичного учета зависит от особенностей организации производства и труда, форм собственности и системы управления. Но в любом случае организация первичного бухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь с управляемой системой. Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, то есть, первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Таким образом, первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, который выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций) и контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов).

Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерского учета используются для проведения ревизий и проверок. Поэтому первичный учет должен обеспечить сплошную регистрацию всех хозяйственных фактов и гарантировать юридическую доказательность достоверности отражаемых данных.

По результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации. Документ - это письменное свидетельство факта хозяйственной операции, который представляет собой материальный объект с информацией и является основанием и подтверждением учетных записей. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Общие требования к оформлению и содержанию документов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 04.11.2014 г.), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н. (ред. от 24.12.2010 г.).

Составными элементами документа являются реквизиты - информационные элементы, отражающие признаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы в правильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, те сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции.

Реквизиты, обязательные для составления документа:

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• 7) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

• · К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
• · Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;
• · Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Деятельность организации неоднородна, поэтому совершаемые операции различны по своему содержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

• 1) По назначению документы делятся на:
  • - распорядительные, которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право на выполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.);
  • - оправдательные (исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей, накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);
  • - документы бухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы (ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);
  • - комбинированные, которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материалов на сторону).
• 2) По порядку составления документы делятся на первичные, которые составляют основу первичного бухгалтерского учета, то есть, с их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации, и сводные (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и др.), составляющиеся на основе однородных первичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.
• 3) По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, запись в таком документе делается однократно (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, платежные требования). Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени путем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, и в конце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табели учета рабочего времени).
• 4) В зависимости от места составления документы делятся на внутренние, составляемые и применяемые непосредственно на предприятии, и внешние, которые используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения, ТТН, больничные листы, судебные и исполнительные документы).
• 5) В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета (платежные ведомости, отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы). Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовому отчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенные материалы) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции и суммы по начислению оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).
• 6) По оформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные и индивидуальные.
• 7) По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств.
• 8) По экономическому содержанию документы делятся на материальные, денежные и расчетные, отражающие операции по движению материалов, денежных средств и по расчетам соответственно.

Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке, осуществляемой по таким направлениям:

• 1) формальная проверка - определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.
• 2) проверка по существу - установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
• 3) арифметическая проверка - контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
• 4) встречная проверка - сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки.

Таксировка (расценка) - перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки.

Группировка - это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников - по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы - по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы - по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов - по источникам поступления денег в кассу и т.п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.

Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям.

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Организация первичного учета на предприятии ООО «Мет-Инфо»

Все хозяйственные операции, проводимые ООО «Мет-Инфо», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, либо по форме, разработанной и составленной организацией самостоятельно, утвержденные в учетной политике ООО «Мет-Инфо».

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота в ООО «Мет-Инфо»:

• 1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.
• 2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.
• 3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры.
• 4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ООО «Мет-Инфо» графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер ООО «Мет-Инфо». График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия ООО «Мет-Инфо» вместе с утверждением приказа по учетной политике предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники управления, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по ООО «Мет-Инфо» осуществляет главный бухгалтер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются директором ООО «Мет-Инфо», главным бухгалтером и кассиром.

Первичные документы в ООО «Мет-Инфо» оформляются на компьютере и поэтому, все распечатанные документы, считаются прошедшими бухгалтерскую обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию ООО «Мет-Инфо», подлежат обязательной проверке:

• - по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• - арифметически (подсчет сумм);
• - по содержанию (законность документальных операций).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений .

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• - зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• - надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• - на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год .

Денежные средства ООО «Мет-Инфо» хранятся в банке. В то же время предприятие хранит определенную сумму наличных денег в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично - денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Мет-Инфо» представила в банк специальный расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». Бланк расчета получили в обслуживающем банке. Он имеет следующую форму (Приложение 4).

Расчет оформили в двух экземплярах, которые передали в банк для согласования.

После того как размер лимита установили, оба экземпляра расчета подписал представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остался в банке, второй экземпляр (с отметками банка) возвратили организации.

Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией ООО «Мет-Инфо», оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.

К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций на предприятии ООО «Мет-Инфо» относятся:

КО - 1 "Приходный кассовый ордер";

КО - 2 "Расходный кассовый ордер";

КО - 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";

КО - 4 " Кассовая книга ";

АО - 1 " Авансовый отчет ".

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере.

Печатью заверяется документы, для которых это предусмотрено законодательством. Первичные документы в ООО «Мет-Инфо» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Между тем достаточно практиковать подготовку накопительных ведомостей, суммирующих работы в 2-3 приема в течение месяца, например 10, 20 и 30 (31) числа. Так освобождается значительная часть времени отчетного периода.

При составлении графиков следует стремиться к большей загрузке работников в учетный период. Приспособление синтетического и аналитического учета к нуждам составления отчетности является одним из солидных источников уплотнения работы в учетном периоде.

Организация учета по графику разрешается ряд практических вопросов: равномерно и строго по плану размещается учетный процесс и тем самым достигается рациональная организация текущего учета; рационально сочетаются учетный и отчетный периоды, уплотняется первый и максимально разгружается второй, чем обеспечивается предельное сокращение рабочего времени; все комплексы и виды учетных работ, составляющие учетный процесс, рационально и строго распределены между работниками бухгалтерии, материально-ответственными лицами и подотчетными лицами, тем самым ответственность за нормальное течение учетного процесса распределена между всеми его участниками и ликвидируется расплывчатость и обезличка в организации учетного процесса.

Руководство организации систематически обеспечивается разносторонней и доброкачественной информацией и данными оперативного анализа.

Каждый работник, работающий по графику, должен ежемесячно регистрировать отклонения выполняемой им работы от предусмотренной в графике, то есть, составлять исполненный график работ. Только исполненные графики работ позволят выявить резервы совершенствования учетного труда и наметить пути их реализации.

В графике организации работы бухгалтерии должна найти отражение целесообразно размещенная подготовительная работа по составлению годового баланса. Она должна включать:

Заблаговременную техническую подготовку накопительных ведомостей для сводки отчетных материалов;

Проверку и обобщение результатов произведенной на предприятии инвентаризации;

Проверку правильности произведенных в течение года анализов хозяйственной деятельности;

Таким образом, график в определенной мере способствует улучшению постановки всех элементов учетной работы. Несмотря на положительные моменты он не нашел еще должного признания и распространения.

На изучаемом мною предприятии такого графика нет. Этому мешает ряд причин. Во-первых, здесь сказывается недостаточное внимание к вопросам организации бухгалтерского учета со стороны главного бухгалтера. Все сроки выполняемых работ, от кого получены документы, куда и кому представляется отчетность, все это висит как бы "в воздухе". Прежде всего, это объясняется большой загруженностью в работе главного бухгалтера и вверенного ему подразделения. Во-вторых, опрошенные мною бухгалтера составляя проекты графиков, показали, что они имеют самое приближенное представление об их содержании и построении. Такого графика вполне достаточно для организации труда работников бухгалтерии линейного типа, общая численность которых составляет до 10 человек.

Составление такого графика дает следующие положительные моменты:

График, как средство радикальной организации учетного процесса и использования учетного труда, бесспорно, возможен и эффективен в любых по величине и условиях работы предприятиях, в том числе и на таких как ООО «Мет-Инфо». График повышает общую структурную слаженность и технологическую дисциплину учета.

Организация работы бухгалтерии по графику сокращает напряженность в учетном процессе, образует и обнаруживает самые различные и довольно значительные резервы учетного труда. Чем больше предприятие, тем больше использованных резервов учетного труда вскрывает график.

Фактические сроки составления отчетности могут быть сокращены на 2-3 дня только за счет использования графиков учетной работы.

Помимо рациональной организации труда всех сотрудников бухгалтерии, график сплачивает весь коллектив подотчетных лиц. Все большее значение приобретает график с большим кругом материально-ответственных и подотчетных лиц. Одним из этапов борьбы за рациональное организованный бухгалтерский учет при ведении его по графики является сокращение сроков составления отчетности. Запоздалая отчетность не только нарушает установленные законом нормы, но и приводит к ряду отрицательных последствий (штрафы, пени и т.д.).

Во-первых, бухгалтерия почти половину месяца занята составлением отчетов и у нее остается недостаточно времени для учета текущих хозяйственных операций. Кончается один отчетный период, и начинается сводка и обобщение материалов для другого отчета. Так основное внимание бухгалтеров сосредотачивается на почти сплошной цепи отчетов, построенных не на равномерном текущем учета, а на базе недостаточной, несистематической обработки документов. Во-вторых, запоздалая отчетность теряет свою актуальность, а следовательно не может способствовать быстрейшему устранению недостатков хозяйственной деятельности.

Рационально организованный текущий учет может и должен обеспечивать руководство предприятия повседневной информацией об основных и важнейших производственных и хозяйственных показателях.

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, ООО «Мет-Инфо» остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в ООО «Мет-Инфо» с документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, т.е. документы составляются частью пользователей информации вручную.

Поэтому рекомендуется обеспечить доступ в общую базу данных учета ООО «Мет-Инфо» всех пользователей бухгалтерской документации, т.е обеспечить непосредственный ввод информации на местах поступления внешних документов, таких как поступление материалов, передача продукции на склад - в цехе предприятия, отдел кадров организует ввод данных о приеме и увольнении с работы не посредственно в систему учета.

Это все обеспечит следующие преимущества: повышение достоверности информации; сокращение ручного труда.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

• - технология (на основе современных компьютерных комплексов).
• - корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
• - психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Цели внедрения системы электронного документооборота: автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины, наведение порядка в работе с документами, сокращение времени на операции с документами, переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации С j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

С j = С зпj (Q 1 - Q 2) А 2 / Ф j , (3)

где С зпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q 1 , Q 2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А 2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф j - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда кадрового работника имеющего оклад 5787 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 69 444 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 (чел./ч.) и 20 (чел./ч.). Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =69 444 · (25 - 20)· 80 / 1992=13 944,58 рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы кадрового работника, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Заключение

В данной работе было проведено исследование теоретических и практических исследований организации первичного учета в ООО «Мет-Инфо».

На основании теоретических исследований проведенных в работе можно сделать следующие выводы. Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта. Первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает документирование операций, представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Элемент системы организации первичного учета - организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей - существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами. Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций.

В ООО «Мет-Инфо» организация первичного учета основана на положении учетной политики организации, осуществляется он бухгалтерской службой ООО «Мет-Инфо». Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Мет-Инфо» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Одним из недостатков организации документооборота в ООО «Мет-Инфо» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих. Для устранения указанных недостатков на предприятии рекомендуется внедрить систему электронного документооборота. Также к важным недостаткам первичного бухгалтерского учета на ООО «Мет-Инфо» является учет ТМЦ на складе, в связи с использованием устаревших форм документов. А также не применяются приходные ордера и акты о приемке материалов.

Кроме того:

• - создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• - издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
• - контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);
• - внедрение системы электронного документооборота для уменьшения трудоемкости операций.

На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать «метод служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающий порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

• - какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
• - какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
• - какую бухгалтерскую проводку, в каком учетном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путем издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам (при автоматизированных системах обработки данных - через систему паролей, при неавтоматизированной - с помощью организации рабочих мест с целью предотвращения несанкционированного доступа к документам - опять же через систему должностных инструкций и определения ответственности за халатность при работе с документами).

Элемент системы организации первичного учета - среда функционирования системы организации первичного учета.

Среда, в которой работает система организации первичного учета, - фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию первичного учета. А для этого усовершенствование системы должно быть признано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию системы организации первичного учета через построение автоматизированной системы учета (в том числе и первичного). Полностью автоматизированная система первичного учета практически устраняет риск таких элементов системы, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учетном регистре.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

21. Первичные бухгалтерские документы: понятие, реквизиты, классификация, правила и техника оформления.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

• номер документа;
• адрес организации;
• основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
• другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

· 22. Документооборот на предприятии и его правила.

1. Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения. Документооборот - процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протак-сированных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и подготовка пел к длительному хранению.