Среднесписочная численность за год изменения. Когда сдаем сведения о среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность - это показатель численности работников предприятия в среднем за определенный период времени.

Очень часто понятие среднесписочная численность путают со средней численностью. Для того, чтобы разграничить эти показатели, нужно точно знать, где применяется каждый из этих показателей.

Среднесписочная численность необходима для:

1. Сдачи в ИФНС сведений о среднесписочной численности за предыдущий год.

Организации и индивидуальные предприниматели должны ежегодно подавать в налоговую инспекцию сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Исключением являются предприниматели, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников - им подавать не нужно.

Для вновь созданных организаций и зарегистрированных индивидуальных предпринимателей сведения о среднесписочной численности подается дважды:

• не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации организации или ИП;
• не позднее 20 января года, следующего за годом создания организации или регистрации ИП.

3. Разграничения возможностей сдачи отчетности электронно или на бумажных носителях.

Если среднесписочная численность за предыдущий год превышает 100 человек, то налоговые декларации подаются в электронном виде. В порядке исключения выступает декларация по НДС. Для данной декларация прописана необходимость сдачи в электронном виде независимо от среднесписочной численности.

Для электронной отчетности в ПФР и в ФСС лимит численности составляет 25 человек.

4. Распределения налога на прибыль между обособленными подразделениями.

Применяется, когда необходимо распределить налог на прибыль в части регионального бюджета между обособленными подразделениями.

Средняя численность необходима для:

1. Определения порога перехода на режимы налогообложения, как УСН, ЕНВД, Патент.

Если средняя численность превысит 100 человек, организация (индивидуальный предприниматель) теряет право на такие спецрежимы, как: ЕНВД и УСН.

Если средняя численность превысит 15 человек, индивидуальный предприниматель теряет право на такой спецрежим, как патент.

2. Подтверждения права на различные льготы.

Например, организации, которые ведут деятельность в области информационных технологий, вправе применять пониженный тариф по страховым взносам, для этого необходимо рассчитывать среднюю численность. Она не должна превышать семи человек за девять месяцев предыдущего года, что будет являться подтверждением такого права.

Сведения о численности сотрудников сдают в инспекцию:

• на бумаге (через уполномоченного представителя, по почте);
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Организации, у которых есть обособленные подразделения, сдают сведения о среднесписочной численности по местонахождению головной организации.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Согласно Приказу Росстата от 26.10.2015 N 498, для того, чтобы грамотно заполнить Сведения о среднесписочной численности работников, необходимо поэтапно рассчитывать показатели:

1. Списочную численность сотрудников на каждый день месяца.

В списочную численность сотрудников за каждый календарный день включаются все сотрудники, которые работают по трудовому договору.

Не включаются в расчет:

• женщины в отпусках по беременности и родам;
• сотрудники в отпусках по уходу за ребенком;
• сотрудники в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома;
• сотрудники, которые обучаются в образовательных учреждениях и находятся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты;
• сотрудники, которые поступают в образовательные учреждения и находятся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов;
• сотрудники, привлеченные по договорам внешних совместителей;
• директора, который является единственным учредителем, если ему не начисляют зарплату.

2. Среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем за каждый месяц.

Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем - это сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца, включая выходные и праздничные дни (1-е число, 2-е число... последнее число), разделенное на количество календарных дней месяца.

3. Среднесписочную численность сотрудников с неполным рабочим днем за каждый месяц.

Где среднесписочная численность сотрудников с неполным рабочим днем рассчитывается:

4. Среднесписочную численность за каждый месяц периода.

Представляет собой среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем и неполным.

Формула расчета среднесписочной численности за год и пример расчета

Чтобы определить среднесписочную численность за год, необходимо сложить показатели среднесписочной численности за каждый месяц этого года и поделить на количество месяцев в году.

Пример расчета среднесписочной численности за год

В налоговую инспекцию необходимо до 20 января подать сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Для этого по истечении 2016 года бухгалтер ООО «Альянс» на основании данных о численности сотрудников за период с января по декабрь 2016 года рассчитал среднесписочную численность, с учетом того, что:

В октябре в фирме работало столько сотрудников. 4 из них работают по 4 часа в день, 1 полный рабочий день. В октябре 2016 года 3 сотрудника отработали все рабочие дни (21 день), а два сотрудника - 18 рабочих дней (один из которых, тот, что работает полный день).

Организация работает по графику пятидневной рабочей недели, нормальная продолжительность рабочего дня - 8 часов.

Алгоритм расчёта представлен ниже.

1. Рассчитал отдельно среднесписочную численность за каждый месяц 2016 года по формуле:

Так как с января по сентябрь и с ноября по декабрь у сотрудников был полный рабочий день, то количество человек для расчета среднесписочной численности за месяц равен количеству сотрудников по табелю.

Как посчитать среднесписочную численность работников за год - этот вопрос становится особенно актуальным по завершении года, перед сдачей обязательного отчета по численности. Зачем нужно рассчитывать численность сотрудников? Как и по какой формуле рассчитать среднесписочный состав персонала за день, месяц и год? Рассмотрим особенности таких расчетов в материале далее.

Для чего считается численность

Расчет среднесписочной численности работников за год нужен не только для того, чтобы сдать ежегодные сведения о ней в ИФНС. Среднесписочная численность (ССЧ) — это показатель, позволяющий налогоплательщику сориентироваться в наличии или отсутствии у него возможности:

• считать себя субъектом малого предпринимательства (подп. 2 п. 1.1 ст. 4 закона «О развитии малого…» от 24.07.2007 № 209-ФЗ);
• вести упрощенный бухучет и формировать упрощенную бухотчетность (п. 4 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• сдавать отчетность в ИФНС и ФСС на бумажном носителе (п. 3 ст. 80, п. 10 ст. 431 НК РФ, п. 1 ст. 24 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ);
• составить одно из исключений в части ограничений, не позволяющих применять УСН или ЕНВД (подп. 14 п. 3 ст. 346.12, подп. 2 п. 2.2 ст. 346.26 НК РФ);
• использовать освобождение от уплаты НДС, налога на имущество и земельного налога (подп. 2 п. 3 ст. 149, п. 3 ст. 381, п. 5 ст. 395 НК РФ);
• применять пониженные тарифы по страховым взносам (п. 5 ст. 427 НК РФ);
• не начислять амортизацию по вычислительной технике (п. 6 ст. 259 НК РФ);
• включать в расходы по прибыли затраты по соцзащите инвалидов (подп. 38 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Часть перечисленных возможностей касается работодателей, имеющих в числе сотрудников инвалидов, и от доли, которую численность инвалидов составляет в общей ССЧ, зависит, окажется ли для работодателя доступным применение указанных преференций. Но для расчета такой доли потребуется отдельно посчитать ССЧ инвалидов за такой же период, как и общую ССЧ.

Кроме того, ССЧ отдельно может рассчитываться по подразделениям юрлица, когда оказывается задействованной в определении пропорции, необходимой для расчета доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (п. 2 ст. 288 НК РФ).

Таким образом, ССЧ представляет собой достаточно важную величину, и отнестись к вопросу о том, как рассчитать среднесписочную численность работников за год, нужно со всей серьезностью.

Что такое среднесписочная численность работников за год читайте .

Формулы расчета среднесписочной численности за год и за месяц

Как считается среднесписочная численность работников за год? Достаточно просто. Нужно сложить цифры ССЧ, рассчитанной за каждый из месяцев года, и поделить общую сумму на 12. При этом неважно, что год для работодателя может являться периодом неполной работы, т. е. складываться будут и нулевые месячные значения ССЧ, а в знаменателе всегда окажется 12.

Таким образом, для того чтобы получить ответ на вопрос о том, как узнать среднесписочную численность работников за год, нужно выяснить, как считается ССЧ за месяц.

Формулы расчета среднесписочной численности работников за год и за месяц приведены в утвержденных приказом Росстата от 22.11.2017 № 772 указаниях по заполнению формы статотчетности П-4. Эта форма заменила применявшуюся ранее статформу Т-1, использовать указания по заполнению которой для расчета данных по численности рекомендовало письмо ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@, изданное в связи с утверждением формы отчета по ССЧ, представляемой ежегодно в ИФНС (приказ ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@).

Формула расчета ССЧ за месяц тоже очень проста: нужно просуммировать цифры списочной численности, приходящейся на каждый календарный день месяца (нулевые значения здесь тоже войдут в расчет), и поделить их на общее число календарных дней соответствующего месяца. За выходные дни ежедневная численность берется по данным предшествующего им буднего дня.

А что же такое списочная численность? Ее определяют по данным табеля учета рабочего времени, внося в него данные об учитываемых лицах по определенным правилам. И эта процедура является самой сложной из всего процесса расчета ССЧ.

Как рассчитать ежедневную численность

В ежедневную списочную численность обязательно войдут сотрудники, реально присутствующие на своем рабочем месте. Однако кроме них в нее нужно будет включить и ряд отсутствующих работников. Перечень их достаточно широк. К числу наиболее возможных ситуаций относится нахождение:

• в служебных поездках (командировках);
• на удаленном месте работы;
• в отпусках и отгулах;
• на больничном;
• на дне отдыха по графику работы;
• на учебе, осуществляемой без отрыва от работы.

Кроме того, отсутствующими в определенные дни могут быть работники, имеющие режим неполного рабочего времени. Если применение такого режима не обусловлено требованиями законодательства или инициативой работодателя, то учесть факт присутствия на работе при нем нужно будет в пропорции к фактически отработанному работником времени. В остальных случаях каждый из работников учитывается как 1 целая единица за 1 день.

Но существует и перечень лиц, которых учитывать в ежедневной списочной численности для расчета ССЧ нельзя. Это относится к:

• К совместителям.
• Оформленным по договорам ГПХ.
• Обучающимся с отрывом от работы.
• Находящимся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, за исключением сотрудниц, работающих с сохранением пособия неполный день или на дому. Согласно указаниям Росстата № 772 их нужно включать в расчет ССЧ.

О том, на какие этапы разбивается процесс исчисления ССЧ при наличии работников, учитываемых в ней по разным правилам, читайте в статье «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)» .

Где узнать, кого и как учитывать в расчете численности

Таким образом, расчет ежедневной численности для целей ССЧ требует предварительного разделения сотрудников на соответствующие группы:

• неучитываемые;
• учитываемые как целая единица;
• требующие составления пропорции для учета времени работы.

Где же увидеть полные перечни лиц, относимых к каждой из групп? Такие списки содержит тот же документ, которым утверждена форма статотчетности П-4 и указания по ее заполнению. То есть в приказе Росстата № 772.

В этом же документе можно найти цифровые примеры для учета неполного времени работы, а также образцы расчетов ССЧ за месяц (в т. ч. за неполный) и за год.

Примеры расчета ССЧ и пояснения к ним можно найти и в нашем материале «Как рассчитать среднесписочную численность работников?» .

Итоги

Как считать среднесписочную численность работников за год детально (с примерами), описано в документе, разработанном Росстатом (приказ от 22.11.2017 № 772). Процесс расчета разбивается на несколько этапов: учет ежедневной списочной численности по установленным правилам, расчет от нее ССЧ за месяц по формуле, вычисление ССЧ за год по правилам среднего арифметического из значений месячных ССЧ.

В обязанности индивидуальных предпринимателей, а также организаций входит сдача отчета, содержащего сведения о среднесписочной численности работников за прошедший календарный год. Об этом свидетельствует норма статьи 80 Налогового кодекса РФ. Отчет нужно сдавать в унифицированной форме в определенные действующим законодательством сроки.

Все подробности о том, кто, когда и куда сдает отчет о среднесписочной численности работников за 2018 год, вы узнаете из этой статьи. Также на этой странице можно скачать отчет о среднесписочной численности работников 2019 года и образец заполнения этого документа.

Кому необходимо сдавать документ в 2019 году?

Отчет о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год необходимо сдавать в ИФНС:

• организациям (при этом не имеет значения, используют ли они труд работников в своей деятельности, на основании Письма Минфина России от 04.02.2014 N 03-02-07/1/4390);
• ИП (только в том случае, если предприниматель нанимает одного или нескольких сотрудников на работу на основании трудового договора).

Сдать отчет о среднесписочной численности работников за 2018 год в 2019 году обязаны:

• вновь созданные юридические лица;
• реорганизованные организации.

При этом вновь созданные предприятия должны сдать документ в сроки, отличающиеся от ИП и организаций. Этим категориям нужно сдать отчет не позже, чем 20 числа месяца, который следует за месяцем их создания (реорганизации). Такое положение содержится в пункте 3 статьи 80 НК.В документе указывают данные о среднесписочной численности работников за месяц создания (реорганизации) предприятия.

Таким образом, если датой создания организации является 17 апреля 2019 года, то сдать отчет о среднесписочной численности работников нужно не позднее 20 мая этого же года.

Кто может не сдавать отчет в 2019 году?

В абзаце 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ указано, что ИП могут не сдавать отчет о среднесписочной численности работников в 2018 году, если они не привлекали наемный персонал в отчетном периоде.

Индивидуальные предприниматели, которые прошли процедуру государственной регистрации в текущем году, могут не сдавать отчет среднесписочной численности работников.

Всем остальным нужно сдавать отчет в налоговую инспекцию в обязательном порядке.

Срок сдачи отчета о среднесписочной численности в 2019 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год для ИП и организаций - 20 января 2019 года, но этот день выпадает на воскресенье, а, значит, документ следует сдать в первый же рабочий день, то есть, 21 января (понедельник). Этот день сдачи отчета не будет являться нарушением (на основании абзаца 6 пункта 3 статьи 80 НК РФ).

Как уже было отмечено, вновь созданные (реорганизованные) организации должны сдать сведения о среднесписочной численности работников не позднее, чем 20 числа месяца, который следует за месяцем их создания (реорганизации). При этом не важно, есть ли у таких организаций наемные работники или нет.

ИП, которые были впервые зарегистрированы, должны сдавать отчет по итогам 2018 года не позднее 21 января 2019 года.

Бланк отчета КНД 1110018 2019 года: какие сведения указывать?

Напомним, что форма документа КНД 1110018 была утверждена Приказом ФНС России № ММ-3-25/174@ от 29 марта 2007 года. Рекомендации по заполнению отчета содержатся в письме ФНС РФ № ЧД-6-25/353@ от 26 апреля 2007 года. Соответственно, отчет за 2018 год должен быть отправлен в налоговую инспекцию по форме КНД 1110018.

Бланк формы состоит всего из одного листа. Как выглядит актуальная форма сведений о среднесписочной численности работников за 2018 год можно здесь:

В форме отчета нужно отразить следующие данные:

1. Сведения о налогоплательщике:

• Наименование полностью (для организаций);
• ФИО (полностью) и ИНН (для ИП).

2. Название и код налогового органа. 3. Дата определения среднесписочной численности работников:

• 1 января 2019 года - для предоставления сведений за 2018 календарный год;
• 1 число месяца, который следует за месяцем создания (реорганизации) - для организации.

4. Указание среднесписочной численности работников.

После того, как отчет сформирован, его подписывает ИП или руководитель организации.

Готовый документ нужно сдать:

• ИП - по месту жительства;
• организациям - по месту учета.

Обратите внимание, что если у организации есть обособленные подразделения, то документ должен подаваться в одной форме по всей организации.

Способы сдачи отчета в 2019 году

Сдать сведения о среднесписочной численности работников в ИФНС в 2019 году можно следующими способами:

Лично (посетив ИФНС).

Через представителя.

На бумаге.

В электронной форме (с усиленной цифровой подписью).

По почте России (с описью вложения).

Если работников будет более 100, то отчет нужно сдать исключительно в электронной форме, если менее, то допускается сдача на бумаге.

Общие правила определения среднесписочной численности работников

При расчете среднесписочной численности работников стоит ориентироваться на «Указания по заполнению статистической отчетности». Документ утвержден приказом Росстата № 428 от 28 октября 2013 года. Для осуществления расчетов для заполнения отчета нужно пользоваться специальными формулами. Основанием для учета сотрудников служит табель учета рабочего времени.

1. Формула для расчета количества работников, занятых неполный рабочий день:

Количество работников, которые работали неполный или полный рабочий день, вычисляется отдельно. С этой целью определяют общее число отработанных за месяц человеко-дней по такой формуле:

Стоит учитывать, что продолжительность рабочего дня зависит от установленного на предприятииколичества рабочих часов в неделю. К примеру:

• при шестидневной рабочей неделе - 6,67 часов;
• при пятидневной рабочей неделе (40 часов) - 8 часов.

2. Формула для расчета количества работников, занятых полный рабочий день:

Для расчета среднесписочной численности работников, которые работали полностью весь месяц, следует использовать такую формулу:

3. Для определения среднесписочной численности работников за прошедший календарный год, нужно посчитать, сколько сотрудников работало в каждом из месяцев отчетного периода (года), а затем разделить полученную цифру на число 12.

Такой порядок действий также актуален для тех индивидуальных предпринимателей и организаций, которые не вели деятельность целый 2018 год.

Добавим, что некоторые категории работников не включают в среднесписочную численность, например:

• женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• внешние совместители;

работники, оформленные по договорам подряда;

• работники, находящиеся в учебном отпуске без оплаты.

С 2018 года согласно новым указаниям Росстата № 722 от 22.11.2017 в среднесписочную численность нужно включать :

• лиц, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, если при этом они работают неполный день или работают на дому, получая пособие по уходу за ребенком;
• лиц без гражданства, выполняющих работы и оказывающих услуги по гражданско-правовому договору.

Кроме того, при расчетах показателей вы можете пользоваться правилами округления (в случае если число получилось не целым). То есть, если полученный результат меньше, чем 0,5 единицы, то его не следует учитывать. Показатели, которые составляют 0,5 единицы и больше, нужно округлить до целого числа.

Примеры расчетов среднесписочной численности работников

Приведем пример расчета среднесписочной численности сотрудников за 2018 год для ИП.

Пример 1: Расчет среднесписочной численности сотрудников ИП за 2018 год

В компании с 1 по 17 января работало на полный день 15 сотрудников. 18 января был принят на работу новый сотрудник. Таким образом общая численность до конца месяца составила 16 человек.

Порядок расчета

Среднесписочная численность работников ИП за январь 2018 года = (15 чел. х 17 дней + 16 чел. х 14 дней) / 31 = (255 + 224) / 31 = 15,45

Этот показатель не нужно округлять и аналогично вычисляется среднесписочная численность работников за все остальные месяцы года и разделить на 12:

15,45 + 6 + 4,35 + 4,65 + 5,1 + 5,3 + 3,7 + 4,25 + 4,75 + 3,8 + 4,25 + 5,0 = 66,6 / 12 = 5,55 = 6 человек.

То есть, за 2018 год среднесписочная численность работников ИП составила 6 человек. Этот показатель нужно занести в отчет.

Ответственность за не сдачу формы

Если предприниматель или организация не сдадут отчет по форме КНД 1110018, то на основании НК (статья 126 пункт 1) и КоАП РФ (часть 1 статьи 15.6), на них могут быть наложены штрафы в размере от 200 до 500 рублей.

Кроме того, штраф могут наложить на руководителя организации (от 300 до 500 рублей).

С образцом документа можно ознакомиться здесь:

Материал актуализирован в соответствии с действующим законодательством 25.10.2018

Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Среди обязательных отчетных документов отчет о среднесписочной численности работников организаций или индивидуальных предпринимателей является одним из основных .

В состав списков включаются:

В списки для учета не вносятся:

• временные работники, не зачисленные в штат предприятия;
• лица, работающие по совместительству;
• работники, направленные на учебу и получающие стипендию;
• школьники, проходящие практику по профессиональной ориентации;
• специалисты после учебного заведения, получившие пособие за отпуск;
• покинувшие рабочие места до наступления срока увольнения по собственному желанию.

Особенности учета сотрудников при расчете ССЧ описаны на видео.

Где и когда используются данные

Подобные материалы представляют собой ценные показатели .

Средняя величина по списочному составу сотрудников необходима, чтобы решить жизненно важные вопросы, связанные с нормами НК РФ:

• по предоставлению льгот;
• по расчету части дохода отделения и участников этого экономического объединения;
• для применения специального режима в налоговой системе (упрощенного налога).

Поэтому ежегодные отчеты в Налоговую инспекцию, расчеты поквартально в ФСС, ПФР и статистическая отчетность в обязательном порядке содержат пункты со среднесписочными показателями.

Если организации, компании или частные предприниматели в течение года использовали труд наемных кадров, то по истечении этого периода они обязаны отчитаться перед налоговой инспекцией согласно п. 3 ст. 80 НК РФ .

В Российское статистическое управление отчеты нужно сдать до апреля текущего года. Нарушения отчетности наказываются штрафами. В законодательство периодически вносят изменения, о которых информируются все заинтересованные инстанции.

Каждый работодатель или управленец должен знать правила и исключения НК РФ.

Освобождение от НДС для компаний, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов подп. 2 п. 3 ст. 149 .

Освобождение от НДС для ГУП и МУП, в штате которых не менее половины инвалидов – подп. 2 п. 3 ст. 149 .

Право IT-компаний относить на расходы стоимость ЭВМ — п. 6 ст. 259 .

Право списать расходы на социальную защиту инвалидов для компаний, в штате которых не менее половины инвалидов — подп. 38 п. 1 ст. 264 .

Часть прибыли подразделения и участника созданной рабочей группы :

Расчет доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) — п.2 ст. 288 .

Расчет доли прибыли, приходящейся на участника консолидированной группы (для правильной уплаты налога на прибыль в региональный бюджет) — п. 6 ст. 288 .

Применение специальных режимов :

Право на применение УСН организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов — подп. 2 п.2 ст. 346 .

Право на применение ЕНВД организаций, уставный капитал которых состоит из вкладов общественных организаций инвалидов – подп. 2 п. 2 ст. 346 .

Как рассчитать средний показатель за месяц

Чтобы найти среднее значение, необходимо найти сумму ежедневной численности и разделить на число 30 или 31 (февраль — 28 или 29) календарных дней. Получившееся частное округляется до целого значения в соответствии с правилами округления.

К примеру, в какой-то отвлеченной компании организована пятидневная рабочая неделя с нормальной сорокачасовой нагрузкой. За основу берем число ежедневно работающих людей. К примеру, получается месячная сумма 230 человек. Средняя величина по списку находится делением 230 / 31 день (или30), получается 7,66, округляется до 8.

Если организация приступила к работе с середины или в конце месяца или при сезонном бизнесе, то расчет ведется по следующей схеме .

Среднесписочные данные находятся аналогично:

• суммируется количество работников за все отработанные дни;
• производится деление полученного итога на число дней в этом месяце.

Расчет производится по определенной формуле :

Среднесписочная численность сотрудников за 2018 год = Показатели ССЧ сотрудников за каждый месяц 2018 года / Количество месяце в 2018 году

При работе в полноценном рабочем режиме расчет выполняется таким образом :

• исходным материалом являются среднесписочные данные за месяц;
• опираясь на них, находится значение за требуемый промежуток времени, за любой квартал или предыдущий год.

По форме 4-ФСС служба статистики требует указания среднесписочного значения на дату отчета . Это означает, что вводятся показатели за период от начала года, включая отчетный срок. К примеру, в отчете на 31 августа нужно указывать данные за время с 1 января по 31 августа. И так необходимо делать за любой отчетный период:

• суммировать средние данные по спискам помесячно за отчетное время;
• полученное итоговое значение разделить на число месяцев этого промежутка.

В годовом отчете делится на 12, в квартальном – на 3. Результат всегда нужно округлять.

Учет неполного рабочего времени

Таким режимом является распорядок работы , когда установленная норма рабочего времени для определенного участка снижена по разным причинам. Случается, что работодатель или компания по определенным причинам прекращают деятельность, не доработав до конца года, не отработав отчетный срок.

Расчетный алгоритм сохраняется по-прежнему: сложить и разделить .

Например, в одной организации сотрудник работает по 4 часа в смену, а второй – по 3 часа. За 20 дней они вдвоем отработали 140 часов. При 40-часовом режиме у них получается

140 / 8 = 17,5, округлив, получаем 18 человеко-дней

Теперь нужно это число разделить на 20, чтобы узнать средний показатель:

18/ 20 = 0,9, округляем до 1

Для ФСС с примерами и формулами

Например, зарегистрированная в июле 2016 года компания функционирует по принципу 40-часовой календарной недели. Средний контингент в июле равен 7, в августе — 9, в сентябре – 11, октябре – 11, ноябре -9 и в декабре — 9.

Средние показатели за 2016 год составили 56 (7 + 9 + 11 + 11 + 9 + 9). Это число делится на 12 (годовой), округленное значение — 5.

Приведем пример отчетности ИП, ведущего бизнес, связанный с сезонными изменениями в природе. Взяли для рассмотрения период 5 месяцев с 1 июня до конца октября (31 число).

В это время ежедневно трудились 6 человек с полной занятостью. В другое время года наемников не было. Необходимо найти число рабочих в среднем на этом предприятии за 9 месяцев. Для этого выполняются действия сложения и деления :

30 (6 + 6 + 6 + 6 + 6) / 9 = 3,3, округленно — 3

При неполной занятости средняя величина рассчитывается несколько иначе. Работников, которых перевели по договору на этот режим работы или трудоустроенных на особых условиях, нужно просчитать обособленно .

Для инвалидов, лиц, не достигших совершеннолетия, которые трудятся по сокращенному рабочему времени на законном основании, учет ведется на общих основаниях . Также на общих основаниях учитываются специалисты, переведенные на неполный рабочий день работодателем.

Относительно обособленного учета существует такой алгоритм расчета. Для определения месячного показателя берется количество фактически отработанного времени, из отработанных всем коллективом неполностью занятых сотрудников в конкретном месяце. В день отсутствия человека по уважительным причинам засчитывается сумма времени за предыдущий рабочий день.

В 2017 году введена новая форма отчетности в ФСС, добавлены 2 строчки.

Популярные сервисы

Уровень обеспечения связи в режиме онлайн позволяет оформлять отчетность в налоговые органы, Пенсионный фонд, страховую и статистическую службу через Интернет. Для этого достаточно освоить сервис «Отчётность в надзорные органы» , который совместим со всеми действующими программами по бухгалтерии.

Данные принимаются в любом формате (xls, pdf, вручную и даже фото), они проходят автоматическую обработку и раскладываются по формам.

Для удобства работников бухгалтерии в сервисную систему внедрен специальный календарь , предназначение которого заключается в своевременном предупреждении сотрудников о сроках сдачи отчетности в разные инстанции.

Через сеть Интернет можно связываться с партнерами со всего мира, можно обмениваться информацией по финансовым, коммерческим, логистическим вопросам. Здесь собираются комментарии по всем процессам, находящимся под контролем. Информация о различных отраслевых проблемах, рынках сбыта, разных отраслях бизнеса – все доступно.

С помощью технологии электронной цифровой подписи предоставляется возможность подписывать документы на USB-носителе или в окне браузера.

Отчетные формы своевременно обновляются, пересдавать отчеты не приходится. Отправка происходит мгновенно . А чтобы не было ошибок, система производит онлайн-проверку . Обеспечение безопасности подтверждается сертификатами .

При возникновении затруднений с заполнением форм или другими возникшими проблемами следует обращаться к менеджеру сервиса.

Особенность в отчетности вновь созданных организаций

Организации и компании, прошедшие процедуры реорганизации, должны представлять в контролирующие органы отчеты о среднесписочной численности работников. Это требование действует со дня регистрации организации .

По срокам предоставления отчетности для реорганизованных и вновь созданных организаций исключений не существует – до 20 числа следующего месяца после регистрации .

Отчеты о среднесписочном количестве необходимо подавать по месту функционирования главного офиса. В документе указывается общая информация обо всех работниках, в том числе и сотрудниках филиалов, если таковые имеются. Отдельно отчитываться по филиалам не нужно

На что обратить особое внимание

Каждый день ведется учет числа сотрудников по спискам. Эти показатели должны согласовываться с данными в учетном табеле, сверяться с приказами по предприятию о приеме, увольнении, отпусках, перемещениях по службе. Такая информация фиксируется в учетных кадровых картах, платежных документах.

К расчету среднесписочных данных подключены современные технологические устройства . Технологии самостоятельно справляются с операцией подсчета и занесения статданных в отчетные дела.

Эта важная информация требуется для подсчета размеров налоговых взносов и для статистических учреждений.

Дополнительные подробности по расчету представлены ниже.

В деятельности бухгалтера часто встречаются два таких понятия, как Средняя численность и среднесписочная численность. Это два совершенно разных показателя и путать их не стоит. В статье подробно разберемся в чем отличие этих двух показателей в 2018 году.

Основные отличия показателей

Для того, чтобы нам разобраться в этих двух показателях численности, рассмотрим правила их расчета.

Основное отличие заключается в том, что показатель среднесписочной численности является составной частью средней. Среднюю рассчитывают за месяц, два месяца, квартал или год исходя из показателя средней численности по каждому месяцу расчетного периода. Для определения месячного значения к среднесписочной численности и внешних совместителей и работающих по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная включает только тех работников, для которых это основное место работы. То есть при расчете учитывать не нужно ни внешних совместителей, ни подрядчиков.

Применение среднесписочной численности

Мы уже определились, что среднесписочной признают численность работников за конкретный период времени.

Рассчитывают ее при подготовке сведений в налоговые органы. По среднесписочной численности отчитываются ежегодно, за предыдущий год. Согласно НК РФ подать сведения нужно до 20 января того месяца, который непосредственно следует за расчетным. Если крайний день сдачи приходится на выходной, то крайний срок для предоставления сведений переносится на ближайший рабочий день.

Важно! Крайний срок для сдачи сведений за 2017 год – это 20 января 2018 года, но так как эта дата выпадает на субботний нерабочий день, то крайний срок переносится на 22 января 2018 года.

Если своевременно не предоставить сведения в налоговую, то организации и ее руководителю грозит начисление штрафов:

• 200 рублей – для организации;
• 300 – 500 рублей – для руководителя.

От среднесписочной численность зависят и некоторые налоговые льготы для организаций и предпринимателей. К примеру, для таких IT-организаций предусмотрены пониженные тарифы для страховых взносов в том случае, если этот показатель численности не менее 7 человек.

Среднесписочный показатель численность нужен также при заполнении статотчетности и при расчете налога на прибыль.

Важно! Штатная численность не всегда совпадает со среднесписочным значением.

Списочная численность

Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.

Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.

При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.

Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.

В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.

Применение средней численности

Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:

• При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
• При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
• Для получения налоговых льгот.

Как рассчитать среднесписочную численность

К примеру, с января по июнь в организации среднесписочная численность по каждому месяцу составила 30 человек, а с июля по декабрь – 28, тогда расчет среднесписочной за год будет следующим:

(30 х 6 + 28 х 6) / 12 = 29 человек

Важно! Полученное значение среднесписочной численности всегда округляем до целого числа.

Для расчета среднесписочной за месяц этот же показатель по полностью занятым работникам складывают со средней численностью работников занятых не полностью (те, кто трудится на условиях не полной занятости по соглашению, за исключением работников, кому такие условия труда положены по законодательству).

Расчет среднесписочной численности за один месяц по полностью занятым работникам достаточно прост. Для этого нужно суммировать списочную численность работников по каждому дню месяца.

Например, показатель списочной численности с 1 по 10 ноября – 28 человек, а с 11 по 30 ноября – 29 человек. Тогда расчет будет следующий:

(28 х 10 + 29 х 20) / 30 = 29 человек

Для расчета средней численности работников, занятых не полностью рассчитывается как отношение количества часов, которые отработаны такими работниками к общему числу рабочих часов в месяце.

Как рассчитать среднюю численность

Для расчета средней численности за период, больший одного месяца берется сумма этого показателя по каждому месяцу взятого периода. Например, средний показатель, при средней численности с января по март – 45 человек, а с апреля по декабрь – 48, будет следующий:

(45 х 3 + 48 х 9) / 12 = 47 человек

Для расчета среднесписочной численности за 1 месяц нужно будет прибавить показатель по среднесписочной численности к средней численности внешних совместителей и работающих по ГПД.

Для расчета средней численности внешних совместителей нужно количество отработанных ими часов разделить на общее количество рабочих часов взятого месяца.

Например, в организации трудятся три внешних совместителя по 4 часа 5 дней в неделю с продолжительностью рабочего дня 8 часов. Двое из них в ноябре 2017 года отработали все положенное рабочее время, то есть 21 рабочий день а в один – только 10.

Произведем учет работников за отработанные дни:

4 чел.часа / 8 ч х 2 человека = 1 человек

4 чел.часа / 8 ч х 1 человека = 0,5 человек

Общее количество чел./дней:

1 х 21 день + 0,5 х 10 дней = 26 чел./дней

Средняя численность равна:

26 чел./дней / 21 день = 1,24 чел.

Средняя численность по НПД рассчитывается аналогично.