У нас вы можете скачать график отпусков в формате excel. Образец приказа, бланк в формате excel и другие полезные изменения в статье.
- График отпусков скачать
Чтобы, с одной стороны, реализовать это право, а с другой - сделать так, чтобы время отпусков не отразилось на эффективности бизнеса, каждый работодатель еще до начала следующего года составляет график. Такая обязанность установлена абзацем 1 статьи 123 ТК РФ. В данном материале мы расскажем, как составить документ, чтобы у трудовых инспекторов - если они когда-либо будут проверять ваш кадровый учет - не возникло к вам никаких вопросов. А также дадим рекомендации в отношении графика в нестандартных ситуациях.
Порядок заполнения
Прежде чем составить график, узнайте о пожеланиях своих работников - кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого подготовьте опросный лист, в котором будет указано: ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется. Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Обратите внимание, что законодательством РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:
- работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лица, работающие по совместительству, - им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
- женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235). Составляя график, пожелания данных работников нужно учесть полностью.
Попросите сотрудников заполнить опросный лист по отпускам. Далее с учетом льгот и преимуществ отдельных категорий работников, производственных задач компании и предпочтений работников, которые реально можно учесть, можно составлять сводный график.
Заполнить график отпусков можно на компьютере либо от руки. Далее его нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму графика. Причем сделать все это нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Поэтому не позднее 15 декабря 2015 года утвердите график отпусков на следующий, 2016 год.График отпусков образец заполнения 2016
Как ознакомить сотрудников с графиком
С утвержденным графиком отпусков обязательно ознакомьте работников. Однако, как это сделать, в Трудовом кодексе не сказано. Поэтому порядок вы вправе установить по своему усмотрению (абз. 1-3 ст. 123 ТК РФ). Например, можете попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска. Или приложите к документу ознакомительный лист, в котором будет указана дата ознакомления и роспись.
Сотрудники вправе менять планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124 ТК РФ).Нужно ли менять график, если работник идет в отпуск не по графику
В случае, если работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять график отпусков не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Их заполняют вручную. В соответствующих графах указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, и новую предполагаемую дату. Для переноса отпуска работнику нужно написать заявление в произвольной форме и указать в нем новую дату отпуска, а также причины его переноса.
Возможно, в течение 2016 года у вас появятся новые работники. Они вправе взять отпуск, отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). При этом законодательство не обязывает в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график. Новому сотруднику достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю - издать приказ. Таким образом, вносить в утвержденный график какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не нужно.
Вместе с тем для удобства, чтобы видеть, сколько всего дней отгулял новый сотрудник за год, были ли у него переносы и отзывы из отпуска, можно оформить к уже действующему графику приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.
Как заполнить график, если отпуск переносится в связи с болезнью сотрудника
Если так случилось, что работник заболел во время отпуска, отпуск можно либо продлить на число дней болезни, либо перенести на другой период (ст. 124 ТК РФ). Если работник сообщил, что, будучи в отпуске, заболел и выйдет, например, на неделю позже, вносить изменения не нужно.
А вот если он решил перенести отпуск на другой период, информация об этом должна быть зафиксирована. На основании письменного заявления работника о переносе части отпуска и больничного листа укажите в соответствующих графах дату, на которую отпуск переносится, и причину - в связи с болезнью работника.
График отпусков представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам структурных подразделений организации.
Как составить график отпусков
При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что согласно трудовому законодательству РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Сотрудник имеет право на его использование по истечении 6 месяцев непрерывной работы в этой организации. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может увеличиться за счет неиспользованных дней отпуска в прошлом году или за счет дополнительных оплачиваемых отпусков для некоторых категорий работников.
График отпусков составляется сотрудником кадровой службы ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года и утверждается директором предприятия либо уполномоченным лицом, заверяется подписью руководителя кадровой службы с учетом мнения выборного профсоюзного органа (если таковой имеется). Так, график отпусков на 2013 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 года.
В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.
На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника (если таковой имеется), количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.
Работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Можно добавить в таблицу графу 11 для росписей сотрудников либо составить лист ознакомления в произвольной форме и приложить его к графику отпусков.
В случае если работника не устраивает дата начала отпуска либо он хочет разбить его на части, сотрудник может написать заявление о переносе отпуска и подписать его у руководителя. На его основании издается приказ и вносятся корректировки в график отпусков. Также дата отпуска может меняться и по инициативе руководителя в связи с производственной необходимостью. В данном случае издается приказ о переносе отпуска и также отображаются изменения в графике отпусков.
7-10 графы заполняются по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.
В 7-м столбце указывается фактическая дата начала отпуска (она может совпадать с запланированной либо отличаться в случае изменения обстоятельств и переноса отпуска).
8-й столбец содержит информацию о документе - основании переноса отпуска (заявление либо приказ руководителя).
В 9-й графе указывается дата предполагаемого перенесенного отпуска.
10-й столбец графика отпусков содержит описание причины непредоставления, перенесения либо продления отпуска.
График отпусков (образец в excel предоставлен в статье) (ТК РФ, статья 123) устанавливает очередность отпусков сотрудников в организации. Документ утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до его наступления и является обязательным для исполнения как для работодателя, так и для работника.
Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно. К ним относятся:
- женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
- сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14-19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
- почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
- пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Что отражать в графике
В документе обязательно указываются занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отпуска в календарных днях. При этом следует отметить, что количество дней у сотрудников может быть разным, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который по ТК РФ составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере и др.);
- дней отдыха, которые не были использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Правила оформления
Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:
- ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
- ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
- сроки предоставления таких сведений.
Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.
Форма графика отпусков на 2019 год
Скачать бесплатно бланк графика можно в нашей статье. Для составления документа рекомендуется унифицированная форма № Т-7 (график отпусков, бланк, представлен ниже), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ниже вы можете график отпусков на 2019 год (excel) скачать бесплатно.
Скачать график отпусков в формате Excel
Если вы предпочитаете Exсel, можете использовать эту программу, чтобы составить график отпусков, форма Т-7 (скачать бесплатно 2019) представлена ниже.
Внесение изменений и отмена
Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.
Вот как это выглядит в документе.
Изменения вносятся в случае:
- временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
- отзыва из него;
- если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.
Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.
Знакомить ли с данным документом персонал
Так как данный документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанной форме можно предусмотреть графу для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7 (график отпусков, образец заполнения можно посмотреть и скачать в нашей статье), то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.
Срок хранения графика отпусков
П. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, говорит о том, что такой документ хранится один год. Срок этот отсчитывается с 1 января года, на который он утверждается. То есть график на 2019 год необходимо утвердить в 2019, а хранить до 01.01.2020.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
- мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
- почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
- супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков:
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков: бланк
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .
Приказ о графике отпусков: образец
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков: образец
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусковг. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
приказываю:
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
- период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
График отпусков образец заполнения в 2019 году
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.
Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
| 4 | 5||||||||||||||||||
| 1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6|
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48|||||||||||||
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
- нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
- в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .
