размер шрифта

ПРИКАЗ Минторга СССР от 14-07-86 168 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЩИХ ПОЛОЖЕНИЙ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ-ОРДЕРОВ ПО ЖУРНАЛЬНО - ОРДЕРНОЙ... Актуально в 2018 году

Общие положения О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ - ОРДЕРОВ ПО ЖУРНАЛЬНО - ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА В ПРЕДПРИЯТИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ СССР

1. Журналы - ордера (ж/о) ведутся по торгу (тресту столовых) в целом либо по предприятиям торговли и общественного питания. Открываются отдельно на каждый из указанных в правом верхнем углу счетов (за исключением ж/о N 10 - его можно вести по нескольким счетам).

2. Записи в журналы - ордера осуществляются на основании данных с проверенных и надлежаще оформленных первичных документов или отчетов материально ответственных лиц, выписок банка и т.д. На документах, записанных в журналы - ордера, указываются: дата записи, N журнала - ордера, N строки в журнале, по которой произведена запись.

3. Журналы - ордера построены по кредитовому признаку, т.е. регистрация кредитовых оборотов по каждому балансовому счету производится в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В журналах - ордерах отражаются все операции, относящиеся к кредиту того или иного счета в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

4. Подсчет промежуточных итогов рекомендуется производить в течение месяца подекадно или по пятидневкам. По окончании записей за отчетный месяц подсчитываются итоги за месяц. По тем счетам, по которым одновременно с журналом - ордером ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются с соответствующими итогами других журналов - ордеров по взаимосвязанным счетам. На момент проведения инвентаризации товарно - материальных ценностей и денежных средств в журналах ордерах и ведомостях обязательно подводятся итоги.

5. После подсчета и проверки месячных итогов журналы - ордера и ведомости к ним подписываются лицом, их составившим, с указанием даты. Кроме того, все журналы - ордера подписываются главным бухгалтером торга, треста, конторы (централизованной бухгалтерии) или его заместителем.

6. Месячные итоги журналов - ордеров записываются в Главную книгу по отдельным счетам, о чем в журнале - ордере делается отметка за подписью лица, производившего запись в Главную книгу. В Главной книге текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Кредитовые обороты (сумма итогов) переносятся одной записью из соответствующего журнала - ордера; дебетовые обороты - отдельными суммами из разных журналов в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом - ордером ведется и ведомость, итоги данной ведомости по каждой графе сверяются с Главной книгой. Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

7. Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах до проставления итогов, осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается, а правильная сумма приводится над зачеркнутой. Если ошибка обнаружена в журнале - ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в Главную книгу, исправление должно быть сделано после строки итогов.

После записи в Главную книгу итогов журналов - ордеров никакие исправления в них не допускаются.

Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой, данные которой заносятся в Главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах - ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным).

8. Для ведения бухгалтерского учета предусмотрено 10 типовых форм бланков журналов - ордеров (стр. 6).

9. Допустимые изменения при печатании бланков типовых форм журналов - ордеров

При печатании бланков форм журналов - ордеров исходя из объема и содержания работы, но не изменяя основного принципа построения типовых форм, разрешается:

9.1. Использовать оборотную сторону бланка, но не продолжая форму с одной стороны на другую. На каждой стороне бланка должна быть законченная форма журнала - ордера.

9.2. Увеличивать количество граф в формах журналов - ордеров за счет добавления новых колонок для корреспондирующих счетов.

9.3. Печатать типографским способом номера, корреспондирующие счета в соответствующих графах формы в последовательности, удобной для пользователя (желательно в порядке возрастания номеров).

9.4. Вписывать соответствующий текст в графах, отведенных для сопутствующих записей.

9.5. При печатании форм журналов - ордеров соблюдать следующие размеры полей: правое - 20 мм; верхнее - 18 мм; левое - 8 мм; нижнее - 10 мм; а также исходить из таблицы размеров основных реквизитов журналов - ордеров (стр. 26).

Все изменения, допускаемые пунктом 9 общих указаний, должны в обязательном порядке согласовываться с управлениями (отделами) бухгалтерского учета и отчетности министерств торговли союзных республик, о чем делается отметка в заголовочной части журнала - ордера при его печатании типографским способом.

Для предприятий и организаций Министерства торговли РСФСР указанные выше допустимые изменения согласовываются с областными, краевыми, городскими управлениями торговли (общественного питания), минторгами автономных республик.

10. При печатании типографским способом бланков журналов - ордеров, предназначенных для ведения учета по нескольким счетам, их следует нумеровать в порядке последовательности счетов, например: журнал - ордер N 2/1 по кредиту счета N 05, журнал - ордер N 2/2 по кредиту счета N 06, журнал - ордер N 2/3 по кредиту счета N 07 и т.д.

11. Порядок сверки счетов по журналам - ордерам

Построение журналов - ордеров и порядок их ведения позволяют контролировать правильность и полноту бухгалтерских записей как ежедневно, так и по окончании отчетного месяца.

Контроль осуществляется сверкой записей в учетных регистрах с оправдательными и другими документами (товарными и кассовыми отчетами, выписками Госбанка и т.п.). Например, дебетовый и кредитовый оборот, а также сальдо по счету "Товары" обязательно сверяются с суммами прихода, расхода и остатков товаров по товарным счетам материально ответственных лиц. Эта сверка производится по мере записей в журнал - ордер и ведомость по счету "Товары". В таком же порядке проверяется правильность записей в учетных регистрах по счетам "Касса", "Расчетный счет", "Специальный ссудный счет по товарообороту" и др.

Правильность и полнота бухгалтерских записей контролируется также сопоставлением взаимосвязанных показателей, получивших отражение в разных журналах - ордерах. Так, сумма товаров, полученных от поставщиков, в дебетовой ведомости по счету "Товары" сверяется с журналом - ордером по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Данные об оплате счетов поставщиков, содержащиеся в журнале - ордере по кредиту "Специальный ссудный счет по товарообороту" и ведомости по дебету счета "Расчетный с поставщиками и подрядчиками", должны быть равны между собой.

Суммы внутреннего перемещения товарно - материальных ценностей по дебету и кредиту сводного журнала по счету "Товары" также должны быть идентичны. Суммы товаров и других материальных ценностей, отгруженных или отпущенных покупателям по кредиту журнала - ордера "Товары", сверяются с дебетовой ведомостью по счету 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги". Розничная стоимость реализованных (оплаченных) товаров по кредиту счета 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" должна быть равна сумме, указанной в соответствующей графе ведомости по дебету счета 46 "Реализация". Данные о поступлении денег от покупателей за отгруженные им товары, содержащиеся в ведомости по дебету счета "Специальный ссудный счет по товарообороту" и в журнале - ордере по кредиту счета "Реализация", должны равняться между собой.

Сумма товаров, реализованных за наличный расчет по кредиту журнала - ордера "Реализация", сверяется с суммой торговой выручки в ведомости по дебету счета "Касса". Итог поступления денег в кассу с расчетного счета, отраженный по дебету счета "Касса", должен быть равен сумме, указанной в соответствующей графе журнала - ордера по кредиту счета "Расчетный счет".

Данные о выдаче денежных средств в подотчет, содержащиеся в журнале - ордере по кредиту счета "Касса", сверяются с дебетовой ведомостью по дебету счета "Расчеты с подотчетными лицами". Таким же образом сверяются данные о выплате рабочим и служащим заработной платы, премий, пенсий и пособий в журнале - ордере по кредиту счета "Касса", обороты и сальдо по счету "Прочие денежные средства", субсчет "Денежные средства в пути" с журналом - ордером по счету "Касса" и с ведомостью по счету "Специальный ссудный счет по товарообороту" или "Расчетный счет" и т.д.

Только после тщательной проверки правильности и полноты отражения хозяйственных операций данные журналов - ордеров переносят в Главную книгу. Затем контроль за бухгалтерскими записями осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам в Главной книге.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны между собой.

12. Хранение документов

Все журналы - ордера за отчетный период необходимо переплетать (подшивать в папку) с соблюдением последовательности их нумерации.

Журналы - ордера хранятся отдельно от первичных документов.

Документы также должны переплетаться (подшиваться в папки) по соответствующим журналам - ордерам в порядке последовательности записи в них. Кассовые, авансовые, товарные, материальные отчеты и реестры, выписки Госбанка, группировочные, аналитические и контрольные ведомости хранятся вместе с относящимися к ним документами.

При наличии небольшого количества документов, относящихся к операциям, сгруппированным в одном журнале, допускается переплет (подшивка) их в одну папку по нескольким журналам - ордерам, но с обязательным разделением документов одного журнала от другого твердой прокладкой.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ЖУРНАЛОВ - ОРДЕРОВ

Номер журнала - ордера	Номера счетов согласно счетному плану, по кредиту которых ведется журнал - ордер в сочетании с ведомостью по дебету счета
N 1	По кредиту счета N 60
N 2	По кредиту счетов N 05, 06, 07, 08, 09, 12, 20, 40, 41
N 3	По кредиту счетов N 46, 47
N 4	По кредиту счета N 45
N 5	По кредиту счетов N 50, 51, 55, 56, 91 в сочетании с ведомостями - расшифровками поступления торговой выручки в центральную кассу и поступления выручки на спецссудный счет по товарообороту
N 6	По кредиту счетов N 31, 61, 62, 63, 68, 69, 72, 73, 76, 77, 78, 79
N 7	По кредиту счета N 29
N 8	По кредиту счета N 70
N 9	По кредиту счета N 71
N 10	По кредиту счетов N 01, 02, 03, 13, 14, 15, 23, 25, 26, 28, 30, 33, 35, 42, 43, 44, 54, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 94, 96, 97
	Главная книга

Журнал - ордер N 1 по кредиту счета N 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Журнал - ордер N 1 является регистром синтетического и аналитического учета поступления товаров и расчетов с поставщиками. При его использовании карточки аналитического учета расчетов с поставщиками и оборотная ведомость по счету N 60 не составляются.

Журнал - ордер N 1 предназначен:

для контроля за правильным оприходованием поступивших товаров материально ответственными лицами, а также за своевременным и полным поступлением товаров, платежные требования за которые оплачены;

для учета расчетов с поставщиками;

для выявления суммы товаров в пути и задолженности поставщикам.

Записи в журнале - ордере N 1 и ведомости производятся линейным (позиционным) способом. Раздельно, по каждому платежному требованию из журнала - ордера за прошлый месяц переносится сальдо по счету N 60, которое записывается раздельно в графу 5 (дебет счета - товары в пути) и графу 7 (кредит - задолженность поставщикам). Затем по каждому платежному требованию отражаются операции текущего месяца.

Основанием для записи в дебетовую ведомость журнала служат оплаченные платежные требования, прилагаемые к выпискам банка.

Основанием записи в журнал - ордер служат данные товарных отчетов материально ответственных лиц с приложенными к ним приходными товарными документами.

Запись с оплаченного платежного требования начинается с графы 2 "Наименование поставщика" с указанием в графах 3 и 4 даты и номера платежного требования. Затем заполняется ведомость или журнал - ордер в зависимости от того, что произойдет раньше: оплата расчетного документа или поступление товара.

Если платежное требование оплачено, а товар еще не поступил (т.е. нет записи в журнале - ордере), то в ведомости по дебету счета N 60 указывается оплаченная сумма (кредит счета N 91) и сумма зачета по таре или посуде (кредит счета N 41).

При записи в журнале - ордере поступивших товаров в том случае, когда по одному оплаченному платежному требованию товар доставлен в несколько торговых единиц (сводное платежное требование), составляется справка на оприходованные товары и тару. Справка составляется в разрезе торговых единиц (наименование, номер), получивших товар, с указанием даты и номера товарного отчета каждой торговой единицы, номеров накладных и суммы оприходованных товаров и тары. В этом случае в журнале - ордере N 1 вместо наименования торговой единицы указывается дата и номер справки, которая прикладывается к журналу - ордеру.

Стоимость оприходованных в журнале - ордере N 1 товаров и тары отражается по учетным ценам, что способствует усилению контроля и обеспечивает согласованность данных в журнале - ордере N 1 и ведомости по дебету счета N 41 в журнале - ордере N 2.

На основании оплаченного платежного требования в ведомости отражается сумма торговой скидки и скидки поставщика на завес тары и другие потери товаров, а в журнале - ордере - сумма транспортных расходов, включенных в оплаченный расчетный документ.

Торговую скидку и скидку на завес тары можно записывать не в ведомости, а в журнале - ордере N 1 методом красного сторно, предусмотрев для этого соответствующие графы. В товарных отчетах следует указать номера строк журнала - ордера N 1, по которым отражено поступление товара.

Если товары получены и платежные требования за них оплачены в данном отчетном месяце, то суммы в графах "итого по дебету счета N 60" и "Итого по кредиту счета N 60" по соответствующим строкам должны быть обязательно равны между собой. Открытое кредитовое сальдо счета N 60 по каждой позиции (т.е. в журнале - ордере запись есть, а в ведомости нет) показывает задолженность поставщикам по принятым, но не оплаченным до конца месяца расчетным документам.

Все суммы в ведомости по графе 14 (итого по дебету счета N 60), которым не противостоят записи по соответствующим строкам в журнале - ордере, показывают сумму товаров в пути.

По окончании всех записей за месяц подсчитываются итоги по каждой графе. Если журнал - ордер N 1 с ведомостью ведется по предприятиям, обслуживаемым отдельными учетными группами, по поставщикам или укрупненным товарным группам (группе поставщиков), то по окончании месяца составляется сводный (по торгу или тресту) журнал - ордер N 1 с ведомостью. Он служит основанием для записей в Главную книгу.

Дебетовое сальдо сводного журнала - ордера показывается в активе баланса по статье "Товары в пути", а кредитовое сальдо - в пассиве баланса по соответствующим статьям.

До записи в Главную книгу необходимо сверить итоги с взаимно контролируемыми учетными регистрами. Такую увязку данных следует производить не только по окончании месяца, но и в течение отчетного периода, например, подекадно.

Журнал - ордер N 2 по кредиту счетов N 05, 06, 07, 08, 09, 12, 20, 40, 41

Журнал - ордер N 2 и ведомость можно вести по торгу (тресту общественного питания) в целом, по группе предприятий, обслуживаемых одной учетно - контрольной группой или отдельным предприятиям.

Записи по счетам 05, 06, 07, 08, 09, 12 в журнале - ордере ведутся на основании приходно - расходных документов, приложенных к отчетам материально ответственных лиц.

По каждой строке записывается фамилия материально ответственного лица, номер и дата документа, сумма остатка (в разрезе товаров, материала (сырья), тары) на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту счета в корреспонденции с кредитуемыми и дебетуемыми счетами, сумма остатка раздельно по товарам, материалам (сырью) и таре на конец отчетного периода.

При печатании формы разрешается разделять на две колонки:

в журнале - ордере по счету N 20 колонку реализации на реализацию продукции собственного производства и реализацию покупных товаров;

в дебетовой ведомости по счету N 41 колонку "Остаток по счету" на товар (сырье) и тару;

в журнале - ордере по счету N 46 колонку реализации на реализацию в розницу и реализацию мелким оптом.

На счете N 40 готовая продукция учитывается по фактической себестоимости. Ее можно отражать также по плановой себестоимости с выделением отклонений фактической себестоимости от плановой или по оптовым ценам с выделением разницы между фактической себестоимостью и стоимостью продукции по оптовым ценам предприятия, т.е. без налога с оборота. Для учета отклонений по счету N 40 можно в журнале - ордере ввести обособленную графу или учитывать их на отдельных карточках аналитического учета.

Оборот по дебету счета N 41 по каждой строке должен быть равен общей сумме прихода товаров (сырья) и тары в данном отчете, а оборот по кредиту счету N 41 - общей сумме расхода товаров (сырья) и тары в том же отчете.

Стоимость товаров (сырья), поступивших от поставщиков, записывается в ведомость по розничным ценам, а стоимость тары - по учетным ценам.

В предприятиях общественного питания в ведомости по дебету счета N 41 следует отражать наценку на продукты и товары, а также отклонения средневзвешенных от розничных цен в журнале - ордере N 2 разницы в наценках (когда размер наценки в буфете ниже, чем в кладовой), а также суммы скидок на повышенные отходы при отпуске сырья из кладовой на производство по средневзвешенным ценам тех кондиций, которые имеют повышенные отходы и т.д. В этом случае разрешается включение дополнительных граф в ведомость и журнал - ордер N 2.

В случае необходимости к журналу - ордеру N 2 можно вести ведомость - расшифровку на товары и тару, отпущенные со склада предприятиям своего торга. Записи в ведомость производятся на основании расходных документов, приложенных к товарным отчетам материально ответственных лиц в разрезе различных предприятий, отделов, секций.

В графах 25, 26, 27 "Сопутствующие записи" отражаются операции, вытекающие из документов, занесенных в журнал - ордер N 2, но непосредственно не относящиеся на дебет или кредит счета N 41. Например, мелкооптовый оборот по дебету счета N 62 и кредиту счета N 46, сумма рассрочки платежа по товарам, реализованным населению в кредит, суммы торговой скидки по недостающим товарам (сырью), стоимость которых отнесена на счета виновных лиц; сумма заработной платы, выплаченной из выручки и т.д.

Итоги в журнале - ордере и ведомости проверяются следующим образом: суммы товаров (сырья) и тары, полученных от поставщиков, необходимо сверить с журналом - ордером N 1 по дебету счета N 41; сумма внутренней переброски товаров (сырья) и тары в ведомости журнала - ордера N 2 должна быть равна сумме внутренней переброски товаров и тары по журналу - ордеру N 2; сумму товаров (сырья) и тары, возвращенных поставщикам или переданных другим предприятиям (не своей организации), следует сопоставить с данными ведомости по дебету счета N 45. Стоимость реализованных товаров в розницу по журналу - ордеру N 2 (за вычетом суммы рассрочки платежа, если товары отпускались в кредит) должна быть равна сумме торговой выручки в ведомости по дебету счета N 50.

После проверки данные журнала - ордера N 2 записываются в Главную книгу. Данные ведомости, а также раздела "сопутствующие записи", не получившие отражения в журналах - ордерах, переносятся в журналы - ордера по кредиту соответствующих счетов.

Журнал - ордер N 3 по кредиту счетов N 46, 47 для учета реализации и отпуска товаров и услуг

Журнал - ордер N 3 предназначен для отражения оборота по кредиту счетов N 46, 47 в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Журнал ведется по торгу, тресту общественного питания в целом или по предприятиям.

На каждое предприятие (отдел, секцию) в журнале - ордере должна отводиться, как правило, одна строка. В графах 5 - 17 записываются суммы по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Затем подсчитывается оборот по кредиту счета без коррективов на стоимость стеклянной посуды.

Для учета оптовой реализации товаров открывается журнал - ордер по кредиту счета N 46. По кредиту счета N 46, в корреспонденции с дебетом счета N 91, отражается продажная стоимость реализованных товаров. При реализации товаров, по которым установлены сбытовые скидки в пользу оптового звена, продажная стоимость равна стоимости товаров по розничным ценам за вычетом торговой скидки. По товарам, не имеющим сбытовых скидок, она складывается из розничной стоимости минус полная торговая скидка плюс наценка в пользу предприятия.

В дебетовой ведомости по счету N 46 в корреспонденции со счетом N 45 отражается стоимость реализованных товаров по розничным (учетным) ценам. Одновременно сторнируется с кредита счета 42-2 (субсчет "Налог с оборота") сумма налога с оборота, торговой и сбытовой скидок, относящаяся к реализованным товарам. Причитающийся бюджету налог с оборота относится на дебет счета N 46 с кредита счета N 68.

Аналитический учет реализации ведется применительно к бухгалтерской отчетности о реализации товаров.

Учет реализации транзитом с участием в расчетах ведется на счете N 46-7 (субсчет "Товары транзитом с участием в расчетах"). По мере поступления денег от покупателей за товары, отгруженные им транзитом, производятся записи по дебету и кредиту счета N 46-7 в таком же порядке, как и при реализации товаров со складов.

Учет реализации товаров со складов и транзитом с участием в расчетах можно вести в одном журнале - ордере по счету N 46 в разрезе субсчетов, выделять отдельные колонки на бланке журнала - ордера для отражения этих операций.

Реализация товаров транзитом без участия оптового предприятия в расчетах на счетах бухгалтерского учета не отражается.

Операции по учету внутрисистемного отпуска отражаются на счете N 47 и его субсчетах. Порядок учета внутрисистемного отпуска аналогичен учету реализации товаров. Записи по субсчетам счета N 47 производятся в той же корреспонденции и в таком же порядке, что и по субсчетам к счету N 46.

На оптовых базах системы министерств торговли союзных республик оборот по дебету и кредиту счета N 47 отражается, как правило, в одной и той же сумме - по розничным ценам за вычетом торговых и сбытовых скидок либо за вычетом налога с оборота, включая торговую и сбытовую скидки (если товары облагаются налогом). На распределительных складах стоимость отпущенных товаров по дебету и кредиту счета N 47 отражается по розничным ценам.

Оборот по кредиту счетов N 46 должен быть равен обороту по дебету этих счетов в журнале - ордере N 2 как по отдельным предприятиям, так и по группам предприятий, торгу (тресту общественного питания) в целом.

Графы 19 - 24 предназначены для отражения коррективов на стоимость стеклянной посуды. В графе 19 на основании специальной справки записывается стоимость стеклянной посуды, принятой от покупателей в обмен на товары. Магазины, не имеющие кассовых аппаратов, указывают в этой графе суммы выручки, израсходованной на оплату принятой от населения порожней стеклянной посуды в сумме, сданной поставщикам или на тарный склад торговой организации (графа 23). После этого определяется выручка (без суммы кредита при продаже товаров в рассрочку и мелкооптового оборота), включая стоимость стеклянной посуды (графа 20). Стоимость стеклянной посуды, поступившей с товаром, записывается в графе 21 методом красного сторно по данным приходной части товарных отчетов.

В графе 22 отражается оборот по кредиту счета N 46 без стоимости стеклянной посуды, т.е. фактический объем розничного товарооборота. Стоимость стеклянной посуды, сданной поставщикам или на склад своей организации, показывается в графе 23 на основании данных расходной части товарных отчетов.

В последней 24 графе фиксируется оборот по кредиту счета N 46, включающей стоимость сданной стеклянной посуды.

Журнал - ордер N 3 можно не вести, если кредитовый оборот по счету N 46 по всем предприятиям полностью отражается в дебетовой ведомости счета N 50 (журнал - ордер N 5) и не требуется делать коррективы на стоимость стеклянной посуды. В этом случае кредитовый оборот по счету N 46 из дебетовой ведомости счета N 50 переносится в журнал - ордер N 10, а оттуда - в Главную книгу.

В предприятиях общественного питания, а также в предприятиях, реализующих только промышленные товары, графы, предназначенные для коррективов на стоимость стеклянной посуды, исключаются.

Кроме того, в предприятиях общественного питания могут вводиться графы для отражения оборота по реализации собственной продукции и покупных товаров.

Журнал - ордер N 4 по кредиту счета N 45

Журнал - ордер N 4 предназначен для группировки оборота по кредиту счета N 45 "Товары отгруженные, выполненные работы и услуги" в корреспонденции с дебетуемыми счетами, а ведомость - для отражения его дебетового оборота по кредитуемым счетам.

Записи в журнал - ордер и ведомость производятся линейным способом, раздельно по каждому платежному требованию. На каждое платежное требование отводится одна строка.

Основанием для записей в ведомость служат платежные требования за отгруженные товары, а в журнал - ордер - выписка банка с указанием о зачислении поступивших сумм по платежным требованиям, извещения об отказе покупателей от акцепта платежных требований, об отсутствии у них средств для оплаты.

Записи в журнал - ордер N 4 и ведомость производятся следующим образом. Сначала данные из граф 2 - 5 ведомости и графы 23 журнала - ордера предыдущего месяца переносится сальдо товаров отгруженных, которое записывается в ведомости по каждому документу с заполнением граф 2 - 5. При этом в графе 1 через черточку ставится номер строки ведомости прошлого месяца, по которой было записано данное платежное требование. Этот же номер проставляется и на копии неоплаченного платежного требования.

Сальдо на начало месяца, записанное в графы 2 - 7, отделяется от оборотов текущего месяца специальной чертой.

Затем продолжаются записи операций текущего месяца по каждому платежному требованию. На платежных требованиях проставляется номер строки, по которой указано это платежное требование, что облегчает в дальнейшем при записи оплаты в журнале - ордере нахождение необходимой позиции.

По не оплаченным в течение месяца платежным требованиям, против которых нет заполненных позиций по этой же строке в журнале - ордере, сальдо переносится в графы 24 - 28.

Сальдо по счету N 45 на конец месяца расшифровывается в графах 24 - 28 для заполнения соответствующих статей баланса.

Данные граф 24 - 28 получаются путем подсчета сумм по платежным требованиям, предварительно сгруппированным в необходимых разрезах. До составления сводных регистров ведомость и журнал - ордер по каждой учитываемой группе предприятий сверяются. В частности, сумма товаров и тары по графе 14 ведомости сопоставляется с журналом - ордером N 2, сумма оплаченных платежных требований сравнивается с соответствующей графой ведомости по дебету счета N 91 "Специальный ссудный счет по товарообороту".

Выписанные за отчетный период, но не оплаченные платежные требования в этом случае записываются в дебетовую ведомость на основании регистрационного журнала или первичных документов.

С разрешения главных бухгалтеров вышестоящих организаций журнал - ордер N 4 можно не вести. Кредитовый оборот по счету N 45 в течение месяца накапливается в дебетовой ведомости журнала - ордера N 5 по счету N 91 и затем переносится месячным итогом в журнал - ордер N 10.

Аналитический учет по счету N 45 осуществляется по каждому покупателю и платежному требованию, для чего используются регистры с линейной (позиционной) записью по группам товаров и видам реализации.

Если журнал - ордер по счету N 45 не ведется, то аналитический учет товаров отгруженных в этом случае организуется с помощью копий платежных требований, раскладываемых в специальные папки (ведение картотеки). Применяются отдельные папки для платежных требований, сданных в Госбанк на инкассо и не сданных в банк.

По мере поступления платежей оплаченные документы вынимают из папки и прикладывают к выписке Госбанка по спецссудному счету. При частичной оплате платежные требования из папки не изымаются. На оборотной стороне делают отметки о сумме частичного платежа.

Журнал - ордер N 5 по кредиту счетов N 50, 51, 56, 91

Журнал - ордер N 5 в сочетании с ведомостью предназначен для группировки записей по счетам N 50, 51, 56, 91.

По счету N 50 "Касса" журнал - ордер и ведомость ведутся отдельно по каждому кассиру, составляющему кассовые отчеты. Записи производятся на основании отчетов кассиров, в которых предварительно против каждой суммы проставляются корреспондирующие счета. По этой корреспонденции устанавливается сумма за день, подлежащая отнесению в дебет или в кредит того или иного счета, после чего она записывается в журнал - ордер или ведомость по соответствующим графам.

Остатки денежных средств на начало записываются над табличной частью, на конец каждого отчетного периода записываются в графу 25 журнала - ордера.

Выведенный в ведомости и журнале - ордере оборот по дебету и кредиту счета N 50 и остаток на конец каждого отчетного периода должен быть строго выверен и тождественен с данными по отчетам кассиров.

К ведомости журнала - ордера N 5 по центральной кассе торга предусматривается ведомость - расшифровка поступления торговой выручки в эту кассу. В ведомости - расшифровке указывается дата кассового отчета центральной кассы и дата сдачи денег, номера торговых предприятий и предприятий общественного питания и сумма денежных средств, принятых от каждого предприятия.

По окончании месяца составляется сводный журнал - ордер N 5 с ведомостью по каждой учитываемой группе предприятий и торгу (тресту общественного питания) в целом.

Данные сводных журналов - ордеров и ведомостей проверяются и согласовываются с данными других учетных регистров.

Журнал - ордер N 5 также служит для группировки записей по счету N 51 "Расчетный счет".

Группировка операций по расчетному счету осуществляется на основе выписок банка и приложенных к ним документов. Номера корреспондирующих счетов проставляются как на документах, так и в выписке.

В журнале - ордере N 5 и ведомости записи по однородным корреспондирующим счетам объединяются по выписке в целом.

Соответствующие записи в журнале - ордере и ведомости производятся в порядке поступления и обработки выписок за каждый день или другой отрезок времени. После всех записей по данной выписке подсчитываются итоги по строке в ведомости и журнале - ордере и выводится остаток на конец отчетного дня или другого отрезка времени, который записывается в последней графе журнала - ордера. Обороты по дебету и кредиту счета N 51, а также остаток по каждой строке должны соответствовать оборотам и сальдо по выписке Госбанка.

По окончании месяца в ведомости и журнале - ордере подсчитывают итоги по каждой графе и производят увязку с данными по другим учетным регистрам. Группировка записей за месяц по операциям счета N 91 "Специальный ссудный счет по товарообороту" производится в журнале - ордере N 5 в сочетании с ведомостью.

Записи в журнале - ордере и в ведомости производятся на основании выписок Госбанка из специального ссудного счета по товарообороту с приложенными к ним документами.

По каждой отдельной выписке банка записи группируются в одной строке, общей для журнала - ордера и ведомости.

Сальдо по счету N 91 на начало месяца записывается над табличной частью и в конце каждого отчетного периода записывается в графу 25. Выведенные по журналу - ордеру суммы сальдо сверяются и согласовываются с суммами, показанными в выписке банка.

К журналу - ордеру N 5 ведется ведомость - расшифровка поступления торговой выручки на счет N 91.

В этой ведомости в первой строке записывается сальдо по счету N 56-1 "Прочие денежные средства", субсчет "Денежные средства в пути" на начало месяца по каждому предприятию и учетно - контрольной группе.

Из каждой выписки банка выписывается зачисленная на счет N 91 сумма торговой выручки по предприятиям. По каждой строке ведомости - расшифровки выводится итоговая сумма, которая должна быть равна сумме выручки в ведомости журнала - ордера N 5. По окончании месяца подсчитываются итоги по графам. Они будут показывать обороты по кредиту счета N 56-1 по каждому предприятию. Затем записываются обороты по дебету счета N 56-1 по предприятиям. Эти данные берутся из журналов - ордеров N 5 по счету N 50 "Касса" и журналу - ордеру N 3 по счету 46 "Реализация". После этого выводится сальдо по счету N 56-1 на конец месяца по предприятиям, учетно - контрольным группам и торговой организации в целом и сверяется с Главной книгой. Это сальдо должно соответствовать сданной в конце месяца торговой выручке, зачисленной банком на спецссудный счет в начале следующего месяца (в пределах срока прохождения документов в банке).

Журнал - ордер N 6 по кредиту счетов N 31, 33, 61, 62, 63, 68, 69, 72, 73, 76, 77, 78, 79

Журнал - ордер N 6 является регистром синтетического и аналитического учета по ряду указанных выше счетов раздела VI "Расчеты" счетного плана, а также некапитальных работ и расходов будущих периодов.

Для каждого отдельного счета следует вести самостоятельный журнал - ордер.

В тех случаях, когда по отдельным счетам количество записей за месяц незначительно, допускается на одном бланке журнала - ордера вести записи по двум - трем счетам, разделяя для этой цели бланк на 2 - 3 части специальной горизонтальной чертой.

Записи в журнал - ордер N 6 производятся на основании проверенных первичных документов с кратким изложением содержания операций.

При ведении учета с дебиторами и кредиторами на каждого из них (в зависимости от числа возможных операций) можно отводить необходимое количество строк с выделением итоговой графы "сальдо на конец периода".

В зависимости от видов учитываемых операций журнал - ордер может вестись по предприятиям и по торговой организации в целом.

Журнал - ордер N 7 по кредиту счета N 29, 20 (для вспомогательных производств)

Журнал - ордер N 7 и ведомость предназначены для группировки записей за месяц по счету N 29 "Непромышленные производства и хозяйства" и счету N 20 "Основное производство", но только в разрезе группировки записей для вспомогательного производства при торговых организациях.

На счете N 29 учитываются операции автогужтранспорта, жилищных и коммунальных предприятий, предприятий бытового обслуживания и мелких мастерских, занимающихся ремонтом, починкой и реставрацией вещей.

Журнал - ордер и ведомость ведутся отдельно по каждому подсобному хозяйственному предприятию.

При наличии нескольких предприятий составляется сводный журнал - ордер с ведомостью за месяц, сверенные итоги которого записываются в Главную книгу.

Сальдо по счету N 29 "Непромышленные производства и хозяйства" отражает результат хозяйственной деятельности подсобных предприятий, на начало отчетного месяца сальдо вписывается вверху.

На конец отчетного месяца сальдо записывается внизу, в итоговой строке, а затем переносится в следующий журнал - ордер, в верхнюю заголовочную его часть.

В журнале - ордере N 7 по счету N 20 "Основное производство" в разрезе группировки записей для вспомогательного производства при торговых организациях отражаются операции обслуживающих производств: ремонтных, лудильных мастерских, мастерских по ремонту кассовых аппаратов и т.п.

Остаток незавершенного производства, выведенный по журналу - ордеру на конец отчетного месяца, сверяется с данными аналитического учета, согласованными с актом (описью) инвентаризации.

Для каждого предприятия, материально ответственного лица (бригады) ведется самостоятельный журнал - ордер.

По истечении месяца итоги отдельных журналов - ордеров группируются в сводный журнал - ордер, сверенные суммы которого записываются в Главную книгу.

Журнал - ордер N 8 по кредиту счета N 70

Журнал - ордер N 8 служит для группировки записей за месяц по кредиту счета N 70 "Расчеты по оплате труда". Он ведется в целом по торгу (тресту) или учетно - контрольным группам предприятий с обязательным отражением расходования фонда заработной платы по каждому предприятию, обслуживаемому централизованной бухгалтерией или находящемуся на централизованном учете.

В начале отчетного месяца на основании журнала - ордера за прошлый месяц заполняются графы 1 - 3, причем в графу 3 переносятся данные графы 31 учетного регистра прошлого месяца.

Суммы заработка за II половину прошлого месяца, выплаченные в первые дни отчетного месяца, указываются в графе 17 ведомости со ссылкой в графе 16 на номер надлежаще оформленного платежного документа.

Выплаченные в отчетном месяце суммы авансов записываются в графу 19.

Графы 4 - 15, 24 - 30 заполняются по итоговым данным расчетно - платежных ведомостей. В графах 4 - 10 журнала - ордера указывают начисленную заработную плату, включая премии и прогрессивные доплаты, в графе II - начисление пособий и пенсий за счет социального страхования, в графе 12 - начисление работникам премий за счет поощрительных и специальных фондов, в графе 13 - начисление заработной платы за счет других источников (при ликвидации основных средств, подготовке кадров и т.п.).

Удержания по заработной плате отражаются в графах 24 - 29 ведомости.

Сальдо на конец отчетного месяца, показываемое в графе 31 по каждой строке, определяется следующим образом: данные графы 3 плюс сумма графы 15 минус данные графы 30. Оно должно соответствовать итоговой сумме графы "следует к выдаче" расчетно - платежной ведомости.

В журнале - ордере в графе 29 в справочных целях накапливают сумму отчислений на социальное страхование рабочих и служащих, которую по окончании месяца записывают одной строкой в журнал - ордер N 10.

Данные ведомости сверяются с другими журналами - ордерами. В частности, графа 22 ведомости сопоставляется с соответствующей графой журнала - ордера N 5 по кредиту счета "Касса", графы N 23, 26 - 29 - с соответствующими графами журнала - ордера N 7 по кредиту счетов (субсчетов), относящихся к разделу "Расчеты" счетного плана.

Журнал - ордер N 9 по кредиту счета N 71

Журнал - ордер N 9 и ведомость к нему служат для группировки записей за месяц по счету N 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Основанием для записи по ведомости являются кассовые расходные ордера на выдачу подотчетных сумм, а по журналу - ордеру - утвержденные авансовые отчеты подотчетных лиц, оправданные соответствующими документами, и кассовые приходные ордера на возврат неизрасходованных сумм аванса.

Записи расходов по каждому отдельному авансовому отчету, а равно и сумма возврата в кассу неизрасходованной части аванса производятся в журнале - ордере по той же строке, по которой записана в ведомости выданная сумма аванса данному подотчетному лицу или сумма сальдо от предыдущего аванса.

Состояние расчетов с каждым подотчетным лицом на начало месяца отражается в ведомости по графам 3 и 4, а сальдо на конец месяца - в журнале - ордере в графах 23 - 24.

Графы 7 - 8 ведомости сверяются с журналом - ордером N 5 по кредиту счета N 50 "Касса", а графы 12 - 17 - с соответствующими графами ведомости по дебету счета N 41 "Товары" (в части принятой от населения стеклянной порожней посуды) и т.д.

Поскольку записи в журнал - ордер и ведомость производятся по каждому подотчетному лицу, нет необходимости вести аналитический учет по счету N 71 на карточках и составлять оборотную ведомость.

Журнал - ордер N 10 по кредиту счетов N 01, 02, 03, 13, 14, 15, 23, 25, 26, 28, 30, 33, 35, 42, 43, 44, 54, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 94, 96, 97

Журнал - ордер N 10 служит для группировки записей за месяц по кредиту счетов, для которых не предусмотрены отдельные формы журналов - ордеров. В нем отражаются следующие операции по учету: основных средств и их износу; капитальному ремонту, начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам; уценка и дооценка товаров; разницы от текущего регулирования оптовых цен полуфабрикатов собственного производства; прямые расходы вспомогательных производств, оприходование продукции вспомогательных производств и распределение косвенных расходов; общецеховые, общезаводские (общехозяйственные) расходы, накладные расходы и брак в производстве; некапитальные работы; затраты, связанные со строительством и приобретением основных фондов (средств), и законченное строительство; затраты по формированию основного стада; внепроизводственные расходы (для промышленных предприятий); торговая наценка (скидка) и налог с оборота; издержки обращения; движение денежных средств в банке на капитальные вложения; учет отвлеченных средств; недостачи и потери; учет фондов и резервов, их движение; операции по банковским ссудам и финансирование; финансовые результаты.

По вертикали показываются кредитуемые счета, по горизонтали - дебетуемые счета. Разрешается заранее типографским способом указывать текст в графе 5 "Содержание записи" и номера кредитуемых и дебетуемых счетов для записей ежемесячно повторяющихся хозяйственных операций, оставляя свободное место на случай возникновения нетипичных операций.

Записи в журнале - ордере производятся на основании первичных документов, справок, расчетов, а по счетам, кредитовый оборот которых накапливается в ведомостях журналов - ордеров, на основании этих ведомостей.

Торговая скидка на поступившие товары в предприятиях розничной торговли в течение месяца накапливается в ведомости журнала - ордера N 1 по дебету счета N 60, откуда итоговой строчкой переносится в журнал - ордер N 10. Торговая скидка по реализованным товарам предприятиями розничной торговли отражается в журнале - ордере N 10 на основании расчета по среднему проценту в целом по торгу (тресту общественного питания).

Предприятия общественного питания при подготовке к печати бланков формы журнала - ордера N 10 должны предусмотреть в нем специфические операции общественного питания, такие как начисление суммы торговой скидки и наценки на готовую продукцию, сырье и товары, накидки на сырье при его отпуске из кладовой на производство по средневзвешенным ценам тех кондиций, которые имеют пониженные отходы, сумм отклонений средневзвешенных цен от розничных.

Желательно заполнять форму журнала - ордера N 10 в возрастающем порядке счетов.

Главная книга

В Главной книге записи производятся на основании журналов - ордеров по счетам первого порядка.

Оборот по дебету отражается в графах 2 - 19 в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов. Общая сумма оборота по дебету каждого счета (графа 20) определяется путем подсчета по горизонтали сумм, записанных в графах 2 - 19.

Оборот по кредиту (графа 21) записывается на основании итога соответствующего журнала - ордера.

Главная книга открывается на год. Сначала в нее переносят по данным Главной книги прошлого года сальдо на 1 января отчетного года по каждому счету, которые следует располагать в возрастающем порядке номеров кодов. Для каждого счета синтетического учета, а в необходимых случаях для субсчета открывается один - три листа в зависимости от количества счетов, корреспондирующих с дебетом данного счета (субсчета).

Если для того или иного счета по итогам прошлого года открывается два - три листа, то левый край второго и третьего листов отрезается по линии "Итого по дебету" с тем, чтобы они представляли собой вкладыши.

Единственным источником для записи оборотов в Главную книгу являются журналы - ордера за отчетный месяц. Данные журналов - ордеров перед записью их в Главную книгу должны быть тщательно сверены по корреспондирующим счетам.

При переноске кредитовых оборотов в дебет соответствующих счетов указывается кредитуемый счет и номер журнала - ордера. После записи отдельных кредитовых сумм в Главную книгу по строке отчетного месяца вносится общий кредитовый оборот этого счета. Чтобы избежать пропуска записи сумм в Главную книгу, в журнале - ордере делают соответствующие отметки. Затем выводят сальдо на конец отчетного периода. Одновременно целесообразно проверить тождественность сальдо на начало месяца по журналу - ордеру и Главной книге. По счетам, имеющим дебетовое и кредитовое сальдо, сумму их показывают развернуто. На каждом журнале - ордере после записи всех необходимых сумм в Главную книгу проставляют дату и его подписывает лицо, производившее записи в Главную книгу.

Общие обороты и сальдо по дебету и кредиту всех счетов за отчетный месяц подсчитываются и указываются на последнем листе Главной книги.

При выведении общих итогов иногда возможны ошибки - расхождения в сальдо или оборотах за месяц. Чтобы быстрее обнаружить ошибку, целесообразно сначала проверить подсчет итогов дебетовых оборотов и точность сальдо по каждому счету Главной книги. Если ошибка не обнаружена, то ее следует искать в дальнейшем, просматривая соответствующие журналы - ордера.

Учет операций на забалансовых счетах

На забалансовых счетах учитываются средства, временно находящиеся у предприятия и не принадлежащие ему, а также суммы открытых кредитов, бланки строгой отчетности, задолженность неплатежеспособных дебиторов, списанная в убыток.

Хозяйственные операции на забалансовых счетах отражаются без соблюдения принципа двойной записи, т.е. по дебету или кредиту одного и того же счета, все забалансовые счета активные.

Товарно - материальные ценности учитываются в ценах, указанных в счетах - фактурах, арендованные основные фонды - в оценке, указанной в договоре об аренде, бланки строгой отчетности - в условной денежной оценке.

Торговые предприятия (организации) применяют следующие забалансовые счета:

001 "Арендованные основные фонды (средства)" для учета арендованных предприятием (организацией) основных фондов (средств), аналитический учет которых ведется по арендодателям и отдельным видам основных фондов (средств) на карточках, приложенных к акту приемки - передачи арендованных основных фондов;

002 "Товарно - материальные ценности, принятые на ответственное хранение" для учета товарно - материальных ценностей, принятых на хранение в случаях отказа от оплаты стоимости этих ценностей, в прочих случаях. Аналитический учет этих товарно - материальных ценностей ведется по их предприятиям - владельцам, по их видам и сортам;

003 "Оборудование, принятое для монтажа" для учета оборудования, полученного организацией - подрядчиком от заказчика для монтажа. Аналитический учет ведется по отдельным объектам или агрегатам, в ценах, указанных заказчиком в сопроводительных документах;

004 "Бланки строгой отчетности" для учета находящихся на хранении и выдаваемых подотчет бланков строгой отчетности: квитанционных и трудовых книжек, абонементов на питание в столовых и других в их денежной оценке. Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется отдельно по каждому их виду в особой книге (карточках) движения бланков;

005 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" для учета дебиторской задолженности вследствие неплатежеспособности должников, списанной в убыток. Эта задолженность учитывается за балансом в течение пяти лет с момента ее списания в целях наблюдения за возможностью ее взыскания. В случае взыскания ранее списанной в убыток задолженности этот забалансовый счет кредитуется. Если материальное положение должника в течение пяти лет со времени записи на этот счет не изменилось, сумма долга подлежит списанию с этого счета;

006. Взносы другим организациям на долевое строительство. Отражаются перечисленные суммы на долевое строительство жилых зданий в порядке долевого участия. Сумма списывается по получении жилой площади.

При печатании бланков форм журналов - ордеров в ВГО "Союзучетиздат", его республиканских филиалах следует исходить из размеров основных реквизитов журналов - ордеров, указанных в таблице на странице 26.

ТАБЛИЦА РАЗМЕРОВ ФОРМ ЖУРНАЛОВ - ОРДЕРОВ

Управление бухгалтерского
учета и финансов

В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета (рис. 5.4) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Для обеспечения рациональности учета могут применяться специальные разработочные таблицы.

Рис. 5.4. Схема журнально-ордерной формы учета

По некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. На основе их данных в конце месяца составляются оборотные ведомости.

Кроме того, при журнально-ордерной форме учета ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Они представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.

Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций, т. е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Итоги за месяц каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах-ордерах служит одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в разрезе корреспондирующих счетов.

Для проверки правильности записей в журналах-ордерах подсчитывают общий итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналам, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим. Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету.

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической записей, отмены ряда записей. Данная форма учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – форма учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах - журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.

В основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие принципы:

производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

применение объединенных журналов-ордеров по счетам, экономически связанным друг с другом;

применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

применение месячных журналов-ордеров.

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету хозяйственные операции за отчетный месяц.

При этом хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида учетных регистров - журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом основными регистрами являются журналы-ордера.

Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда более подробные (аналитические) показатели по счетам сложно записать непосредственно в журналы-ордера. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера. В отдельных случаях предварительная группировка данных первичных документов может осуществляться в специальных разработочных таблицах.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журналах-ордерах производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Иными словами, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету фиксируются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.

Каждый журнал-ордер предназначен для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию; для каждого из них в регистре отведен раздел или графа. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту счета, другой - для отражения показателей аналитического учета.

После внесения всех необходимых сумм в журналы-ордера в них подсчитываются «вертикальные» и «горизонтальные» итоги, которые в свою очередь суммируются «по вертикали» и «по горизонтали». «Вертикальные» и «горизонтальные» итоги должны совпадать.

На первичных документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются номера соответствующих регистров и порядковые номера записи (номер строки).

Для обеспечения контроля за правильностью учета хозяйственных операций итоговые записи в журналах-ордерах обязательно сверяются с данными первичных документов, на основании которых произведены эти записи.

Все журналы-ордера в конце месяца подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им лицом.

Использование данной формы учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учетных работ, повысить контрольную функцию бухгалтерского учета, облегчить составление необходимой отчетности.

Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.

Применяемые формы и системы учета

Совокупность документов, регистров, отчетов бухгалтерского учета, последовательность и порядок их заполнения, внешний вид являются определяющими для формы учета. Принято выделять несколько их видов:

1. Мемориально-ордерная система учета.
2. Журнально-ордерная система учета.
3. Упрощенная система.

Наиболее широко распространенной системой ведения на предприятии бухгалтерского учета принято считать журнально-ордерную форму. В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.

Общие характеристики журнально-ордерной системы учета

В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.

Порядок заполнения регистров

Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод в одном документе. Каждый журнал-ордер - это ведомость, построенная по шахматному принципу, сформированная по кредиту одного или нескольких подобных (близких по содержанию) счетов.

Суммовое значение ставится на пересечении строки и колонки регистра. Для примера можно взять журнал-ордер 2, предназначенный для отражения информации по кредиту счета №51 «Расчетный счет», в дебет счетов 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т. д.

Журнал-ордер №2

№ записи										Итого по Кредиту
										2,0
										57,0
										15,0
										35,0
										13,0

Здесь отражены следующие операции:

Каждая хозяйственная операция подтверждена на основании которого производится заполнение журнала-ордера. При снятии наличных в кассу предприятия используется приходный кассовый ордер (сч. 50), для перечисления денежных активов с расчетного счета компании различным контрагентам или бюджетам различных уровней - платежное поручение.

Ведомость

Журнал-ордер заполняется с первичных документов, но некоторые счета имеют достаточно большой объем аналитической информации, которая обрабатывается во вспомогательной ведомости, а ее суммовой итог за день относится в соответствующую ячейку регистра. Например, при расчетах с поставщиками и подрядными организациями за один день возможно проведение нескольких десятков перечислений в счет погашения (уменьшения) суммы задолженности или оплаты авансовых платежей. Для ведения аналитики составляется вспомогательная ведомость по В указанном примере 12.05.2010 года с расчетного счета предприятия перечислено 57,0 единиц средств, которые направляются различным контрагентам по соответствующим договорам или документам поставки. Для расшифровки данной суммы может быть составлен специальный документ.

Расшифровка счета 60

Итог данной ведомости отражается в журнале-ордере №2, к аналитической расшифровке прилагаются подтверждающие операцию документы (платежные поручения с отметкой банка).

Номера регистров

Нумерации подлежит каждый журнал-ордер. Бланк представляет собой лист большого формата, в котором отражается множество граф для записи номеров счетов, корреспондирующих с кредитом выбранного счета (или группы). Записи операций ведутся ежедневно или по мере формирования первичных бухгалтерских документов, вспомогательных ведомостей. Журнал-ордер открывается на конкретный синтетический счет (группу аналогичных по содержанию счетов) ежемесячно, каждому присваивается постоянный номер.

• Форма № Ж-1 ведется по кредиту 50 счета.
• Форма № Ж-2 ведется по кредиту счета 51.
• Форма № Ж-3 - кредит счетов 56, 57, 55.
• Форма № Ж-4 - кредит счетов 92, 95, 93, 94, 90.
• Форма № Ж-6 - кредит 60 счета.
• Форма № Ж-7 - кредит
• Форма № Ж-8 - кредит счетов 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
• Форма № Ж-10 - кредит счетов 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
• Форма № Ж-11 - кредит счетов 43, 41, 40, 46, 45, 62.
• Форма № Ж-12 - кредит счетов 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
• Форма № Ж-13 - кредит счетов 01, 48, 03, 04, 47.
• Форма № Ж-14 - кредит счета 14.
• Форма № Ж-15 - кредит счетов 83, 81, 80.
• Форма № Ж-16 кредит счетов 11, 07, 08.

Закрытие регистров

Журналы-ордера по счетам заполняются на протяжении месяца, при закрытии каждого регистра суммируются обороты по кредиту в дебет указанных счетов. Данные синтетического учета проверяются на соответствие значениям вспомогательной ведомости, где отражены аналитические расшифровки. Полученные значения после сверки переносят в Главную книгу. Она открывается на каждый календарный год, содержит остатки на начало периода, ежемесячно заполняется оборотами по счетам и служит для составления промежуточного баланса (квартальный, месячный, полугодовой).

При закрытии года (отчетного периода) на основании данных, занесенных в Главную книгу, формируется бухгалтерский баланс. Для этого суммируются обороты всех журналов-ордеров за период, учитывается начальное сальдо, и в зависимости от типа счета (пассивный или активный), рассчитывается остаток на конец года. Журнально-ордерная система учета предназначена для ручной обработки данных. Ее основной отрицательной характеристикой является громоздкость журналов и регистров, поэтому оптимальным вариантом ее применения является автоматизация учета.

Если организацией для ведения бухгалтерского учета выбрана журнально-ордерная форма учета, то ей следует руководствоваться Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 года №63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства», а также Письмом Минфина Российской Федерации от 24 июля 1992 года №59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях». Небольшие предприятия могут руководствоваться Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 года №176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций».

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания данных первичных учетных документов таким образом, чтобы обеспечивать синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание данных производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц и исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, при этом журнал регистрации хозяйственных операций не ведется.

Записи в регистры производятся в разрезе показателей, позволяющих осуществлять руководство за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для составления промежуточной и годовой отчетности.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются, как правило, два вида учетных регистров – журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера являются основными регистрами бухгалтерского учета, вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда необходимо сгруппировать аналитические данные первичных документов. Итоги ведомостей переносят в журналы-ордера.

В основу построения как журналов – ордеров, так и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах, по мере того, как в них производится регистрация записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: в одном записываются операции по кредиту счета, в другом отражаются показатели аналитического учета.

Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой, поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

В целях обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции аналитического учета.

В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

· записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

· совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

· отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

· применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

· применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

· применение месячных журналов-ордеров.

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, что позволяет контролировать правильность учета хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.

Суммы, относимые в дебет счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета. Такая расшифровка может осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, то есть на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.

В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц, при этом итоги устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.

1. На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций. Пример журнала хозяйственных операций организации за январь приведен в табл. 6.1.

Таблица 6.1

2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.

В качестве примера приведены журналы-ордера и ведомости по счетам 50 и 51, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций.

В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 - по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.3), журнал-ордер № 3 - по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», журнал-ордер № 4 - по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и т.д. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов.

К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 (табл. 6.4) и ведомость № 2 по счету 51 (табл. 6.5). Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.

3. Итоговые данные по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и ведется по каждому счету, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.6).

Таблица 6.2

№ операции	В кредит счета 50 с дебета счетов	Итого
			...	...
Итого					...