В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета (рис. 5.4) лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, которые позволяют обеспечить синтетический и аналитический учет средств, источников хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.
Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
При ведении аналитического и синтетического учета используются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Для обеспечения рациональности учета могут применяться специальные разработочные таблицы.
Рис. 5.4. Схема журнально-ордерной формы учета
По некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета. На основе их данных в конце месяца составляются оборотные ведомости.
Кроме того, при журнально-ордерной форме учета ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Они представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивают определенный постоянный номер.
Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомостей. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций, т. е. данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Итоги за месяц каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.
Хозяйственные операции записывают в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах-ордерах служит одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляют и мемориальные ордера, поскольку все показатели записывают в разрезе корреспондирующих счетов.
Для проверки правильности записей в журналах-ордерах подсчитывают общий итог по кредиту счета и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналам, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим. Оборотные ведомости составляют лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.
Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца (года), обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец месяца (года) по каждому синтетическому счету.
Кредитовый оборот переносят в Главную книгу из соответствующего журнала, обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.
Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.
Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.
При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам. Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематической и хронологической записей, отмены ряда записей. Данная форма учета повышает контрольное значение учета и облегчает составление отчетов. К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета является наиболее распространенной к применению среди представителей любых форм бизнеса. Она же реализована и в большинстве компьютерных программ, позволяющих вести учет в электронном виде на предприятии.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и журналы-ордера
Что же представляет из себя журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета? Своего рода это совокупность как синтетического, так и аналитического отражения фактов хозяйственной деятельности организации, ведущегося системно и в хронологическом порядке. Основной характеристикой журнально-ордерной формы учета является регистрация всех операций в хронологическом порядке в особых накопительных ведомостях – журналах-ордерах.
Единой утвержденной формы журнала-ордера, обязательной к использованию всеми организациями, не существует, поскольку, как известно, регистры бухучета и конкретные применяемые для работы бланки организация вправе разработать и утвердить в собственной учетной политике самостоятельно. Однако есть вполне еще действующее письмо Минфина РФ от 24 июля 1992 года № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях», в котором представлены в том числе и инструкции по ведению единой журнально-ордерной формы счетоводства. В этом же документе приводится перечень типовых форм таких ведомостей, которые предприятия могут использовать в зависимости от собственной отраслевой принадлежности. В то же время в письме также подтверждается, что ту или иную форму регистра организация вправе самостоятельно приспособить под конкретную специфику своей деятельности.
Принцип построения журнала-ордера
Разумеется, в основу строения журналов ордеров положен признак фиксирования тех или иных операций или бухгалтерских записей традиционно на основании первичных учетных документов. Это правило соблюдается вне зависимости от того, типовую ли, либо же самостоятельно разработанную форму регистра применяет конкретное предприятие. Совокупность отражения первичных документов как раз и находит свое воплощение в журналах-ордерах.
Записи в рамках заполнения ведомости журнально-ордерной формы проводятся лишь по кредиту отражаемых операций. Такой подход помогает избежать дублирования отражаемых в учете данных. Допускается также ведение журналов-ордеров за квартал, полугодие или год в целом. При этом записи как синтетического, так и аналитического учета, в большинстве случаев отражаются в одном регистре, а сама информация по тем или иным операциям представлена в разрезе таких показателей, которые необходимы для осуществления контроля и составления бухгалтерской отчетности.
Внешне журналы-ордера – это отдельные листы с представленными в них в виде таблицы данными по одному конкретному счету и по связанным с ним счетам. Таким образом на основании журнала-ордера можно в итоге отследить данные накопительным итогом за период по кредиту такого «заглавного» счета, а в самой таблице будут прослеживаться составляющие цифры оборотов по нему в корреспонденции с дебетом других счетов. Журнал-ордер может быть составлен по кредиту любого счета, как то 50 «Касса», 51 «Расчетные счета », 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками » и так далее.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, пример
Журнал-ордер №2 по кредиту счета 51 «Расчетные счета»
|
С кредита счета 51 «Расчетные счета» в Дебет счетов |
||||||||||
|
50 «Касса» |
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
68 «Расчеты по налогам и сборам» |
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» |
71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
91 «Прочие доходи и расходы» |
||||
Наряду с журналами-ордерами при ведении учета по журнально-ордерной форме применяются так называемые вспомогательные ведомости. Дополнительные регистры как правило не используются. Однако, если того требуют задачи ведения учета организации в целом, например, если требуется расшифровать более детально какие-либо данные в ведомостях, то компания вправе использовать также дополнительные специально разработанные таблицы. Опять же, применение таких форм необходимо закрепить в
Сущность журнально-ордерной формы бухгалтерского учета мы рассматривали в . Расскажем подробнее о журнале-ордере № 1 и приведем пример его заполнения в нашей консультации.
Для чего используется журнал-ордер 1
В журнале-ордере № 1 на основании первичных учетных документов в хронологическом порядке накапливается и систематизируется информация о кредитовом обороте по счету 50 «Касса».
В соответствии с Планом счетов (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) на счете 50 «Касса» обобщается информация о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
При этом к счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:
- 50-1 «Касса организации»;
- 50-2 «Операционная касса»;
- 50-3 «Денежные документы» и др.
Подробнее о синтетическом и аналитическом учете кассовых операций можно прочитать в .
Дебетовые обороты по счету 50 отражаются в ведомости № 1, которая помещена на обороте журнала-ордера № 1.
Как вести журнал-ордер № 1
На основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами, по итогам дня производятся записи в журнал-ордер № 1 (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63). Если количество кассовых документов незначительно, записи в журнал-ордер допускается делать не ежедневно, а за 3 — 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В таком случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 5-7, 21-24 и т.д.
Журнал-ордер 1: пример заполнения
Бланк журнала-ордера № 1 организация может разработать самостоятельно, а может воспользоваться образцом.
При использовании компьютерной обработки данных формирование журналов ордеров производится автоматически на основании внесенных в бухгалтерскую программу хозяйственных операций по счету 50.
Для заполнения журнала-ордера номер 1 представим условные данные по счету 50 за октябрь 2016 года:
| Дата | Операция | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| 04.10.2016 | 50 | 51 «Расчетные счета» | 300 000,00 | |
| 05.10.2016 | Выдана заработная плата за сентябрь | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 50 | 260 000,00 |
| 05.10.2016 | Выданы средства под отчет на командировку | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 | 29 000,00 |
| 11.10.2016 | Оприходована наличная выручка от продажи товаров | 50 | 90 «Продажи» | 80 000,00 |
| 11.10.2016 | Сданы денежные средства в банк | 57 «Переводы в пути» | 50 | 80 00,00 |
| 14.10.2016 | Оприходована наличная выручка | 50 | 90 | 170 000,00 |
| 14.10.2016 | Получены денежные средства из банка по чеку | 50 | 51 | 100 000,00 |
| 14.10.2016 | Выдан аванс за октябрь | 70 | 50 | 190 000,00 |
| 18.10.2016 | Выдан беспроцентный заем работнику | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 | 20 000,00 |
| 27.10.2016 | Возвращены в кассу неиспользованные подотчетные средства | 50 | 71 | 8 000,00 |
| 28.10.2016 | Выявлена недостача в кассе | 94 «Недостачи и потери о порчи ценностей» | 50 | 250,00 |
Компания должна оформлять операции с наличными деньгами по кассе первичными документами, в соответствии с Порядком ведения операций по кассе. Ранее для их учета и группировки применялись еще и специальные регистры – журналы-ордера №1, а также ведомость №1 к нему. В настоящее время данные документы используются в специализированных программах в качестве одного из видов отчета при выборке.
Журнал ордер 1 применялся ранее при одноименной форме учета. На основе ее построены в настоящее время программы по бухгалтерскому учету. В них все журналы ордера заполняются автоматически, после оформления первичной документации.
Только на малых предприятиях еще сохранилась данная форма учета, при которой суммы по первичным документам нужно разносить в специальных таблицах. Однако, и здесь достаточно редко сейчас можно встретить заполнение журнала ордера в ручную.
Главное его достоинство заключается в возможности группировать документы одновременно в хронологическом порядке и по счетам бухгалтерского учета, то есть по направлениям расходования средств. А построение ее по принципу шахматной ведомости, значение итога по столбцам равно общему итогу по строкам, предоставляет возможность дополнительно осуществлять контроль за правильностью разнесения документов в Главной книге.
Журнал ордер № 1 и ведомость к нему в настоящее время не являются обязательными к заполнению. Их составляют в качестве одного из видов сводных отчетов для контроля и получения информации в разрезе использования наличных денег.
Кроме того, существуют разновидности этого регистра для предприятий разных отраслей. В строительстве оформляется – журнал-ордер 1с, в сбытовых и снабженческих фирмах - журнал-ордер 1сн.
Порядок применения журнала
Журнал-ордер оформляется на основании данных из расходных кассовых ордеров, платежных ведомостей или отчетов кассира. Он может составляться в настоящее время за любой период - день, неделю, декаду, месяц. На крупных предприятиях с большим количеством документов по кассе его оформляют за один или несколько дней. Журнал-ордер №1 служит только для отражения операций по кредиту сч. 50 Касса, для аналитики по дебету используется ведомость № 1.
Кассовый документ или отчет кассира отражаются в шахматной ведомости. Если регистр составляется за день, по горизонтали указывается номер по порядку, в противном случае дата оформления первичных документов. Суммы распределяются в столбцах в соответствии со счетами учета, указанных в них.
При закрытии журнала-ордера подсчитываются итоги по каждой строке и графе. Сумма всего должна сойтись «на угол». После этого выводится остаток по кассе (сальдо) на конец периода.
Данный регистр после оформления (распечатки) подшивается вместе с первичными документами, которые в нем отражены.
Остатки на определенные даты в нем должны совпадать с сальдо в отчетах кассира, а итого - с оборотом по кредиту сч. 50 в Главной книге за соответствующий период.
Образец заполнения журнала-ордера №1
В верней части документа указывается название фирмы, ее регистрационные номера, адрес.
Ниже заполняется «Журнал-ордер №1» и если он формируется за несколько дней, то указывается дата начала и конца периода.
Название граф таблицы содержат коды счетов бухучета, в дебет которых с кредита сч. 50 относятся суммы. По Плану счетов, который дает примерную корреспонденцию по данному счету, можно проверить правильность используемых кодов в первичных документах.
В первой графе отражается номер по порядку производимой записи или дата операций по кассе, если разносятся отчеты кассира за несколько дней.
Последняя строка журнала-ордера также содержит итоги, но уже по разным счетам (по направлениям расходования средств).
Отчет визируется директором компании и главным бухгалтером с расшифровкой их личных данных.
Нюансы
Если журнал-ордер №1 оформляется за день, то у него графа сальдо по дебету отсутствует.
- записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;
- записи синтетического и аналитического учета, как правило, совмещаются в одном регистре;
- хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в разрезе показателей, которые необходимы для контроля и составления отчетности;
- используются объединенные журналы-ордера по счетам, которые экономически и методологически связаны между собой;
- применяются месячные журналы-ордера.
Пример журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Ведение бухучета при журнально-ордерной форме состоит в накоплении и систематизации данных в учетных регистрах в течение месяца в хронологическом порядке. При этом одновременно ведется как синтетический и аналитический учет, так и хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций.
При журнально-ордерной форме учета, как правило, применяются только два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В отдельных случаях, для более рационального обобщения или группировки учетных данных могут применяться специальные разработочные таблицы.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.
Проиллюстрируем журнально-ордерную форму бухгалтерского учета на примере журнала-ордера № 1:
Журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса»
